Od maja ubiegłego roku obowiązują przepisy k.p. regulujące stosowanie monitoringu w stosunkach pracy. Czy w najbliższym czasie czekają nas jeszcze jakieś zmiany w tej dziedzinie?

Nowelizację k.p. w tym zakresie przewiduje projekt ustawy wdrażającej RODO. Wyłączona będzie możliwość monitorowania pomieszczeń zajmowanych przez organizacje związkowe. Z kolei pomieszczenia sanitarne będą mogły być objęte monitoringiem tylko za zgodą związków zawodowych.

Czy coś poza tym zmieni się jeszcze w nowelizacji k.p. zawartej w projekcie?

Ostateczna decyzja należy oczywiście do posłów i senatorów. Nie sądzę jednak, aby te zagadnienia wymagały innych zmian.

W ubiegłym tygodniu resort cyfryzacji przedstawił objaśnienia prawne dotyczące ochrony danych osobowych w procesie rekrutacji. Przepisy k.p. regulujące monitoring też wywołują wątpliwości. Czy ministerstwo przewiduje wydanie objaśnień także w tej dziedzinie?

Nie przewidujemy na ten moment takich działań. Nie przeczę jednak, że pojęcie monitoringu, o którym mowa w k.p., rodzi dużo pytań, ponieważ termin ten nie mógł być zdefiniowany ustawowo. K.p. nie zawiera jego definicji, bo za chwilę by się zdezaktualizowała – z uwagi choćby na rozwój technologiczny. Tworząc przepisy k.p., mieliśmy na uwadze przykładowo takie formy monitoringu, jak GPS, sprawdzanie służbowej poczty elektronicznej lub aktywności pracownika w sieci, do której dostęp zapewnia firma. Ale otrzymujemy sygnały od przedsiębiorców o stosowaniu nowych form monitorowania. Innowacje w tym obszarze rozwijają się bardzo szybko.

Chodzi o stosowanie coraz nowszych technologii, które umożliwiają nadzór nad zatrudnionymi?

Tak, ale nie tylko nowe technologie. Pojawiło się np. pytanie, czy pojęcie monitoringu obejmuje kontrole trzeźwości pracowników lub ich przeszukiwanie. Dostaliśmy pismo od jednej z izb gospodarczych dotyczące przedsiębiorców, którzy zajmują się produkcją bardzo małych części do urządzeń. Rotacja zatrudnionych w tych firmach jest duża i zdarzają się przypadki wynoszenia tych części. Kolejna wątpliwość dotyczy np. linii lotniczych. Niektóre z nich – na podstawie wewnętrznych regulacji – zakazują pracownikom posiadania tatuaży. I muszą jakoś weryfikować spełnienie tego wymogu, czyli – w pewnym sensie – monitorują zatrudnionych. Wątpliwości przedsiębiorców dotyczą też nadzoru w formie ukrytego klienta. Na przykład w bankowości lub handlu korzysta się z usług osób, które sprawdzają jakość obsługi, podając się za zwykłego klienta. Korzystają one z ukrytej kamery i mikrofonu. Nie informują pracowników banku lub sklepu o nagrywaniu, bo na tym polega sam sens takiego nadzoru nad jakością pracy.

Wymienione przez pana przykłady są monitoringiem w rozumieniu k.p. i wymagają stosowania wymogów zawartych w kodeksie?

Opracowując przepisy o monitoringu zawarte w k.p., mieliśmy na uwadze dwa czynniki: stałość i ciągłość działań nadzorczych pracodawcy oraz to, czy są one podejmowane w celu zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Formy sprawdzania pracowników, które spełniają te warunki, są „innymi formami monitoringu” w rozumieniu k.p. Czyli np. ukryty klient często nie spełniałby tych wymogów, bo nie jest to ciągła forma nadzoru – może się zdarzyć, że dany pracownik firmy, która stosuje takie rozwiązanie, nigdy nie będzie w ten sposób sprawdzony. Jednocześnie trzeba też odróżnić monitoring od kontroli. To dwie różne kwestie.

Niektóre firmy montują czujniki obecności pracownika przy biurkach, które reagują na zmiany temperatury i ruch. Informują, że ktoś opuścił stanowisko pracy. Zatrudniający tłumaczą, że chcą w ten sposób zdobyć wiedzę, która pozwoli im prawidłowo zorganizować pracę i zadbać o pełne wykorzystanie powierzchni biurowej.

Trzeba zadać sobie pytanie, czy pracodawca nie pozyskuje w ten sposób danych biometrycznych, bo przecież temperatura ciała to też informacja biometryczna. Nasze organizmy różnią się pod tym względem. Jeśli uznamy, że są to dane biometryczne, to należy stosować inną procedurę i – uwzględniając wspomniany wcześniej projekt zmian do k.p. – niewykluczone, że konieczne będzie uzyskanie zgody od pracownika, dobrowolnie wyrażonej. Rozwiązania biometryczne w oparciu wprost o przepisy prawa będą mogły być bowiem stosowane tylko wtedy, gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

Pana zdaniem to dopuszczalna forma monitorowania?

Jest wątpliwa z uwagi na duże ryzyko nadmiernej ingerencji w prywatność pracownika. W tym przypadku nie mówimy już tylko o przetwarzaniu danych osobowych, ale o dobrach osobistych zatrudnionego. Wątpliwe jest też to, czy zastosowanie takiego rozwiązania jest niezbędne do osiągnięcia celu, który założył pracodawca. Prawidłową organizację pracy lub efektywność jej wykonywania można zapewnić często w inny, mniej inwazyjny sposób, np. poprzez monitoring wizyjny lub zwykły nadzór przełożonego nad pracownikami.

Czy podjęli państwo w resorcie cyfryzacji jakieś działania w celu wyjaśnienia tych trudności związanych z pojęciem monitoringu?

W pierwszym rzędzie skierowaliśmy w tej sprawie pismo do Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Możliwe, że zdecyduje się on pochylić nad zagadnieniem. Objaśnienia prawne to ostateczność.

Czy w kwestii monitoringu przedsiębiorcy sygnalizowali problemy ze sprawdzaniem służbowej poczty elektronicznej? Nie może to prowadzić do naruszenia prywatności pracownika. A w praktyce bardzo trudno odróżnić służbową korespondencję od tej prywatnej. Jedna wiadomość może mieć dwojaki charakter.

Moim zdaniem w tym zakresie nie ma już tak wiele wątpliwości, bo procedury postępowania w takich przypadkach są znane. Pracodawca nie ma pełnego dostępu do skrzynki pocztowej zatrudnionego, jeśli pracownik korzysta z niej również w celach prywatnych – gdy w regulaminie pracy lub innych wewnętrznych regulacjach nie jest przesądzone, że pracownik ma obowiązek korzystać z niej wyłącznie do celów służbowych lub oznaczać wiadomości o charakterze prywatnym. Tajemnica korespondencji ma rangę konstytucyjną i wymaga szczególnej ochrony.