25 maja w życie weszły przepisy o RODO. Jak nowe unijne Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych wpłynie na sytuację pracownika przy zatrudnieniu?

RODO faktycznie wprowadza pewne zmiany przy zatrudnianiu. Jedną z godnych uwagi jest wykonywanie tzw. obowiązku informacyjnego na etapie rekrutacji. Taki obowiązek istniał co prawda już przed rozpoczęciem obowiązywania RODO, ale pracodawcy do tej pory często z niego się niewłaściwie wywiązywali lub w ogóle go nie wykonywali.

Jak realizacja obowiązku informacyjnego będzie wyglądać w praktyce?

To zależy od przyjętej formy rekrutacji. Obecnie najczęstszym miejscem, w którym pracodawcy poszukują kandydatów do pracy, jest Internet. W tym przypadku zatem, posługując się np. specjalistycznymi serwisami rekrutacyjnymi lub własną stroną internetową, pracodawca przy ofercie pracy, a najpóźniej – w chwili, w której kandydat wyraża zgodę na przetwarzanie jego danych w związku procesem rekrutacyjnym, wykonać obowiązek informacyjny. W treści takiego informacji należy zawrzeć m.in. dane identyfikujące pracodawcę – administratora danych osobowych i jego dane kontaktowe, dane inspektora ochrony danych, o ile został powołany, cele przetwarzania danych i podstawy ich przetwarzania, informacje o odbiorcach lub kategoriach danych, informację o przekazywaniu danych do państwa trzeciego (np. spółki matki spoza EOG), o ile dotyczy, informację o możliwości cofnięcia zgody w każdym czasie i wniesienia skargi do organu nadzorczego, czy okres, przez jaki dane będą przetwarzane. Jak łatwo z tego wskazania zauważyć, treść obowiązku informacyjnego jest dość obszerna.

Do jakich danych osobowych pracownika pracodawca będzie miał dostęp podczas rekrutacji? Czy będzie mógł zapytać o dane osobowe szczególne, jak rasa, religia czy poglądy polityczne?

Jedną z zasad przetwarzania danych osobowych w stosunkach pracy, która obowiązywała do tej pory i która zostaje zachowana, jest to, że zakres danych, jakie pracodawca może przetwarzać, a na etapie rekrutacji - żądać od pracownika, jest ograniczony. W związku z tym, jeśli pracownik przedstawia podczas procesu rekrutacji więcej danych, aby pracodawca mógł zgodnie z prawem je przetworzyć, wymagana jest zgoda pracownika. Dlatego też tak istotnie zwraca się uwagę na to, aby zgoda była sformułowana w sposób prawidłowy.
Jeżeli chodzi o rasę czy poglądy polityczne, przetwarzanie takich danych osobowych w procesie rekrutacyjnym jest wykluczone. W związku z tym, jeśli się pojawią, np. w CV kandydata, który wskaże w nim, z jaką partią polityczną sympatyzuje, pracodawca powinien zareagować. Rozwiązaniem praktycznym jest kontakt z kandydatem do pracy i poproszenie go o przesłanie ponownego CV niezawierającego tego typu informacji. Jednocześnie kandydat do pracy powinien zostać poinformowany, że dotychczasowe CV zostanie usunięte. Tego typu rozwiązanie jest opcją najbezpieczniejszą dla pracodawcy.

Perły Samorządu 2018: Maciej Kawecki o RODO

Czy CV otrzymane przez pracodawcę może wykorzystywane do dalszych rekrutacji?

Jest to możliwe pod warunkiem, że kandydat do pracy wyrazi na to zgodę. RODO wymaga od pracodawcy wskazania, do kiedy dane osobowe kandydata do pracy, niezależnie czy to na jedną, czy na wiele rekrutacji, mogą być przetwarzane. Do tej pory było tak, że pracodawcy przechowywali aplikacje kandydatów przez lata. Teraz, po okresie wskazanym przez pracodawcę w wykonaniu obowiązku informacyjnego, CV będzie musiało zniknąć z baz danych. Swoją drogą, takie aplikacje przechowywane przez pracodawców często były zupełnie nieprzydatne, bowiem się dezaktualizowały. Trudno sobie więc wyobrazić, dlaczego pracodawca miałby przechowywać CV np. przez 5 lat, skoro po takim okresie czasu kandydat posiada zupełnie inne kwalifikacje, kompetencje i doświadczenie zawodowe.

Jak powinien zachować się pracodawca z rekrutacjami, które rozpoczęły się przez wejściem w życie RODO i dalej trwają?

RODO dopuszcza możliwość przetwarzania danych osobowych kandydatów do pracy w oparciu o dotychczas obowiązujące podstawy przetwarzania. Jeżeli więc trwa proces rekrutacyjny, a pracodawca posiada zgodę kandydata o właściwej treści, może kontynuować rekrutację. Powinien wykonać jednak obowiązek informacyjny, o ile – przewidując rozpoczęcie obowiązywania RODO – nie zamieścił w ogłoszeniu o pracę informacji zgodnych z brzemieniem RODO.

Czy pracodawca musi informować o RODO już zatrudnione osoby?

Co do zasady pracodawca nie ma obowiązku informowania pracowników o tym, że RODO rozpoczyna obowiązywać. Powinien jednak sprawdzić, czy jego pracownicy posiadają pełnię informacji zgodnych z treścią art. 13 RODO. Jeśli tak nie jest, zasadnym jest wykonanie obowiązku informacyjnego. W praktyce bowiem, w przypadku kontroli, pracodawca będzie musiał się wykazać tym, iż przetwarza dane osobowe zgodnie z RODO, a posiadanie przez pracowników pełni informacji o przetwarzaniu ich danych, jest istotnym wymogiem.

RODO reguluje także sposób stosowania monitoringu w miejscu pracy.

To prawda. Dodatkowo, monitoring w miejscu pracy został uregulowany w zmienionym nową ustawą o ochronie danych osobowych Kodeksie pracy. To istotne novum, ponieważ wcześniej brak było takich przepisów. Podstawą do wprowadzenia monitoringu wizyjnego czy monitoringu poczty elektronicznej będzie sam Kodeks pracy. To oznacza, że pracodawca nie będzie musiał uzyskiwać zgody pracownika na wprowadzenie takiego monitoringu w miejscu pracy. W zależności od tego, jaki to będzie monitoring, pracodawca będzie zobowiązany wykazać się odpowiednią podstawą czy uzasadnieniem, dla których taki monitoring został przez pracodawcę wprowadzony. W przypadku monitoringu wizyjnego będzie to zapewnienie bezpieczeństwa i ochrony mienia pracodawcy. W przypadku monitoringu poczty elektronicznej w grę wchodzić będzie na przykład właściwa organizacja czasu pracy czy efektywne wykorzystywanie narzędzi służących do pracy. Niezbędna będzie również odpowiednia forma, czyli – najczęściej - regulamin pracy. Jeśli pracownik, w wyniku uregulowania monitoringu wizyjnego w regulaminie pracy z uwagi na szczególne okoliczności, sprzeciwi się rejestrowaniu jego zachowania w miejscu pracy w taki sposób, pracodawca ma podstawę, aby taką osobę zwolnić z pracy.

Co z danami biometrycznymi – czy pracodawca będzie mógł je pobierać?

Obecnie projektowane przepisy dostosowujące polskie prawo do RODO mają dopuścić także możliwość przetwarzania przez pracodawcę danych biometrycznych. Mówi wszak o nich samo rozporządzenie. Nie znamy jeszcze ostatecznej wersji przepisów, niemniej – zgodnie z dotychczasowymi projektami, pracodawca będzie mógł pobierać dane biometryczne, jeśli będzie to konieczne z uwagi na zapewnienie właściwej organizacji w zakładzie pracy.