Pracownicy w różnym stopniu dopuszczają się naruszeń, które kwalifikują się do nałożenia kary porządkowej. Pracodawca, chcąc uniknąć ich formalnego karania, zamierza w pierwszej kolejności przeprowadzać z podwładnymi rozmowy dyscyplinujące. Czy wprowadzenie zwyczaju takich rozmów oznacza, że należy je stosować względem każdego pracownika jako działanie ostrzegawcze, niezależnie od rodzaju przewinienia porządkowego? Jak zorganizować taką rozmowę i jaki powinien być jej przebieg?
Rozmowa dyscyplinująca może stanowić skuteczną alternatywę względem sformalizowanego trybu nakładania kar porządkowych.
Warto też pamiętać, że kara porządkowa nie może być zastosowana po upływie dwóch tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie trzech miesięcy od dopuszczenia się naruszenia. W przypadku rozmów dyscyplinujących powyższe ograniczenia nie obowiązują. Tym samym pracodawca może w dowolnym momencie zdecydować się na rozmowę z pracownikiem. Przedmiotem takiej rozmowy mogą być nawet uchybienia pracownika, których karalność na gruncie przepisów o pracowniczej odpowiedzialności porządkowej uległa przedawnieniu.
Mimo że problematyka rozmowy dyscyplinującej nie jest prawnie uregulowana, należy w jej trakcie przestrzegać podstawowych zasad prawa pracy, w szczególności poszanowania godności – zarówno pracownika, jak i pracodawcy, dóbr osobistych oraz zasad współżycia społecznego.
Reakcja na przewinienia
Pracownik naruszający ustaloną przez pracodawcę organizację procesu pracy, w tym dyscyplinę czasu pracy, przepisy bhp, zasady potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w niej, może zostać ukarany karą porządkową upomnienia lub nagany. Przy naruszeniach cięższego kalibru, w tym w razie stawienia się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywania alkoholu w czasie pracy, można zastosować karę pieniężną. Jeżeli pracodawca chce nałożyć na pracownika w związku z danym przewinieniem karę porządkową, powinien ściśle stosować się do wyznaczonej przepisami procedury. Ponad wszelką wątpliwość przewinienia porządkowe nie powinny pozostać bez odpowiedzi ze strony pracodawcy. Może nią być luźne zwrócenie uwagi przy najbliższej okazji, jak również odwołanie się do przepisów o odpowiedzialności porządkowej (art. 108 i nast. kodeksu pracy). Pośrednim rozwiązaniem jest rozmowa dyscyplinująca. W jej ramach pracodawca może tylko porozmawiać z pracownikiem w sprawie stawianych mu zarzutów, z góry zakładając, że na rozmowie się skończy. Rozmowa taka może być również końcową fazą uruchomionej procedury nakładania kary porządkowej, w przypadku gdy argumentacja pracownika jest na tyle przekonująca, że pracodawca zdecyduje się na odstąpienie od formalnego nałożenia kary.
Bez dowolności
To, że rozmowa dyscyplinująca nie jest uregulowana przepisami, nie oznacza, iż w jej trakcie nie obowiązują żadne zasady. Podobnie jak w każdej sytuacji na styku pracodawca – pracownik niezbędne jest przestrzeganie zasad prawa pracy, w szczególności poszanowania godności pracownika, zasad współżycia społecznego, jak również dóbr osobistych, w tym prawa do prywatności.
Dobrą praktyką jest zaproszenie pracownika na rozmowę bez nadmiernego rozgłosu, co zapobiegnie tradycyjnym w takim przypadku plotkom i domysłom. Warto przy tym wcześniej poinformować zatrudnionego, co będzie tematem rozmowy. Pozwoli to podwładnemu na oswojenie się z sytuacją oraz właściwe przygotowanie w zakresie argumentacji. Należy podkreślić, że rozmowa nie powinna być prowadzona w ramach szerszego forum, np. na ogólnym zebraniu z pracownikami.
Kto zatem powinien w takiej rozmowie uczestniczyć? Pracodawca lub osoba wyznaczona do dokonywania czynności z zakresu prawa pracy, bezpośredni przełożony oraz pracownik. Nie można też wykluczyć uczestnictwa w niej przedstawiciela organizacji związkowej, w której pracownik jest zrzeszony.
W trakcie rozmowy dyscyplinującej należy w sposób zwięzły i zrozumiały dla pracownika wskazać na nieprawidłowości w zakresie postępowania zatrudnionego, które mają związek z pracą. Skoro spotkanie z pracodawcą ma mieć formę rozmowy, należy umożliwić pracownikowi swobodną wypowiedź, oczywiście w granicach stawianych mu zarzutów. W celu doprecyzowania poruszanych problemów zarówno jedna, jak i druga strona mają prawo do zadawania pytań. Podczas spotkania należy unikać postawy agresywnej oraz próby sprowokowania zatrudnionego czy manipulacji.
W końcowej fazie rozmowy pracodawca powinien poinformować pracownika, że oczekuje poprawy w zakresie jego postępowania. Dobrym rozwiązaniem może być poinformowanie o możliwości zastosowania przepisów o pracowniczej odpowiedzialności porządkowej, w przypadku gdyby pracownik ponownie dopuścił się przewinienia porządkowego.
Równe traktowanie
Jeżeli pracodawca zdecyduje się na wprowadzenie zwyczaju przeprowadzania rozmów dyscyplinujących, to co do zasady powinny być one stosowane w jednakowym zakresie względem wszystkich zatrudnionych, których przewinienia mają podobny charakter. Pracodawca powinien się przy tym kierować zasadą obiektywizmu, uwzględniając dotychczasowy stosunek pracownika do pracy. Można przyjąć, że rozmowy będą dobrą praktyką stosowaną w przypadku przewinień o niewielkim ciężarze gatunkowym.
