Kilku mieszańców gminy jest niezadowolonych z pracowników zatrudnionych w wydziale obsługi urzędu miasta. Czy burmistrz musi ustosunkować się do skarg, które wpływają na urzędników?
Tak. Skarga powinna być rozpatrzona bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca. Jeśli wymaga to zebrania dodatkowych materiałów, termin może ulec wydłużeniu. Niemniej w sytuacji niezałatwienia skargi w terminie urząd powinien zawiadomić interesanta o powodach opóźnienia i podać nową datę jej załatwienia. Powinien go także powiadomić o jej ostatecznym rozstrzygnięciu i wskazać, w jaki sposób została załatwiona.
Pod odpowiedzią powinien znajdować się podpis z podaniem imienia, nazwiska i stanowiska służbowego urzędnika upoważnionego do jej załatwienia.
Z kolei zawiadomienie o odmownym załatwieniu skargi powinno zawierać dodatkowo uzasadnienie faktyczne i prawne. Jeśli skarżący nie jest zadowolony z jej rozstrzygnięcia, może ją złożyć ponownie. Takie uprawnienie daje petentowi art. 238 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 23 ze zm.). Urząd musi mieć także na względzie, że przepisy postępowania administracyjnego nie określają zamkniętego katalogu przypadków, w których można złożyć skargę na urząd lub zatrudnionych w nim pracowników. Przedmiotem skargi może być zaniedbanie lub nienależyte wykonywanie zadań przez właściwe organy albo ich pracowników, naruszenie praworządności lub interesów skarżących, a także przewlekłe lub biurokratyczne załatwianie spraw. Jeśli więc skarga była zasadna, pracownik może się spodziewać poniesienia odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej. W grę wchodzi np. nagana wraz z wpisem do akt czy pozbawienie nagrody okresowej. Ciągłe skargi mieszkańców mogą być odpowiednią podstawą do rozwiązania umowy o pracę z urzędnikiem.