Gdy zatrudnienie u pracodawcy spadnie poniżej 50 pracowników, może on zlikwidować akty prawa wewnątrzfirmowego dotyczące wynagrodzeń i pracy. Ale niekoniecznie samodzielnie. Będzie musiał współdziałać ze związkami zawodowymi. Co ma zrobić, gdy się nie zgodzą?
Od 1 stycznia 2017 r. firmy zatrudniające poniżej 50 pracowników i nieobjęte układem zbiorowym pracy nie muszą mieć regulaminów: wynagradzania i pracy (dalej: regulaminy). Stało się tak dzięki art. 2 ustawy z 16 grudnia 2016 r. o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy otoczenia prawnego przedsiębiorców (Dz.U. poz. 2255, dalej: ustawa o ułatwieniach dla przedsiębiorców), który modyfikuje treść art. 772 oraz art. 104 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666 ze zm., dalej: k.p.). Jednak uchylenie tych regulaminów wcale nie jest prostą sprawą. A to dlatego, że ani obowiązujące do 31 grudnia 2016 r., ani obecne regulacje nie przewidują takiej możliwości oraz procedury wycofywania tych dokumentów. Jedynie art. 772 par. 3 k.p. stanowi, że regulamin wynagradzania obowiązuje do czasu zastąpienia go zakładowym lub ponadzakładowym układem zbiorowym pracy. W odniesieniu do regulaminu pracy nie ma nawet takiego wskazania. Co w takim razie ma zrobić pracodawca, który chce skorzystać z prawa, jakie dają mu nowe regulacje? [schemat] Prawnicy są zgodni: powinien postępować w taki sam sposób, jak przy ustalaniu obu tych aktów prawa wewnątrzzakładowego. [opinie ekspertów]
– Nie mogą istnieć jakiekolwiek zobowiązania wieczyste – przypomina Sławomir Paruch, radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski Paruch Ius Laboris Poland. I dodaje, że gdyby pracodawca nie osiągnął porozumienia ze związkami, w jego opinii, wolno mu uchylić regulamin wynagradzania jednostronnie. Odmiennego zdania jest Agata Mierzwa, adwokat w praktyce prawa pracy kancelarii Domański Zakrzewski Palinka. Według niej organizacja związkowa może zablokować likwidację regulaminów. Z kolei Monika Krzyszkowska-Dąbrowska, radca prawny w Sołtysiński Kawecki & Szlęzak, zachęca, by pracodawca zastanowił się przed podjęciem decyzji. – Regulaminy mają praktyczne zalety, w szczególności jeżeli chodzi o ustalenie organizacji pracy czy też zasad przyznawania świadczeń pracownikom. Dlatego decyzja o ich likwidacji nie zawsze może być korzystna – przestrzega.
Dla tych, którzy jednak się na to zdecydują, prezentujemy instrukcję działania w pięciu krokach. Może ona posłużyć do uchylenia obu regulaminów albo tylko jednego z nich:
KROK 1. UZGODNIENIE ZE ZWIĄZKAMI
Jeśli u pracodawcy działa jedna lub kilka organizacji związkowych, to właśnie z nimi pracodawca musi dojść do porozumienia w sprawie uchylenia regulaminów, bo z nimi uzgadnia ich wprowadzenie (por. art. 772 par. 4 i 1042 par. 1 k.p.). Najpierw jednak powinien określić termin, do którego będą prowadzić uzgodnienia. Termin ten może być swobodnie ustalony, jeżeli w firmie funkcjonuje tylko jedna organizacja związkowa, ponieważ żaden z przepisów go nie wskazuje. Gdy organizacji jest kilka, wówczas ich wspólne stanowisko powinno być wypracowane i przedstawione w ciągu 30 dni. Taki okres przewiduje art. 30 ust. 5 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 1881 ze zm.) przy ustalaniu regulaminów wynagradzania i pracy. Tyle samo czasu będą więc miały związki w razie likwidowania tych dokumentów.
Ważne jest, że jeśli organizacje związkowe nie wypowiedzą się w sprawie propozycji pracodawcy i ustalenia terminu, może on traktować ich milczenie jako uzgodnienie stanowisk. Z kolei negatywna opinia związków przekreśla możliwość zlikwidowania regulaminów. Chociaż niektórzy prawnicy twierdzą, że w takim przypadku pracodawca może wycofać się z tych aktów prawa wewnątrzzakładowego samodzielnie. [opinie ekspertów]
KROK 2. PODJĘCIE DECYZJI SAMODZIELNIE PRZEZ PRACODAWCĘ
Pracodawca ma prawo sam zdecydować o uchyleniu obowiązywania regulaminu pracy, jeżeli w ustalonym czasie nie udało mu się dokonać żadnych uzgodnień z organizacją związkową oraz gdy nie działa u niego żaden związek zawodowy (art. 1042 par. 2 k.p.). W razie wycofywania regulaminu wynagradzania – gdy organizacje związkowe nie przedstawią w ciągu 30 dni wspólnego stanowiska w tej sprawie (art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych). Nie ma natomiast takiej możliwości, jeżeli w firmie funkcjonuje tylko jedna organizacja związkowa. W tym przypadku jedyna droga to porozumienie (art. 772 par. 4 k.p.).
KROK 3. POINFORMOWANIE PRACOWNIKÓW
Uchylanie regulaminów, tak jak ich wprowadzanie, wymaga podania tej informacji do wiadomości pracowników. Pracodawca czyni to w sposób u niego przyjęty (art. 1043 par. 1 oraz art. 772 par. 6 k.p.). Sposobów jest wiele, np. poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń, rozesłanie do wszystkich pracowników drogą e-mailową, publikację ogłoszenia w intranecie, przekazanie tekstu na piśmie wszystkim pracownikom czy podpisanie oświadczeń o zapoznaniu się z informacją o likwidacji.
Regulaminy wynagradzania i pracy wchodzą w życie po upływie dwóch tygodni od poinformowania pracowników. Tak stanowią art. 772 par. 6 oraz art. 1043 par. 1 k.p. Zatem w takim samym czasie utracą moc obowiązującą.
KROK 4. ZMIANA UMÓW O PRACĘ I PISEMNYCH INFORMACJI
Likwidacja regulaminów spowoduje, że ich postanowienia muszą zostać gdzieś zapisane. Regulamin wynagradzania określa przecież zasady i warunki wynagradzania oraz inne świadczenia związane ze stosunkiem pracy, jeśli pracodawca zdecydował się je przyznać (art. 772 par. 1–2 k.p.). Z kolei regulamin pracy – zgodnie z art. 1041 k.p. – ustala zwłaszcza:
organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej, systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy, porę nocną, termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia, wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom, rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego, wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe, obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy, kary z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników.
Pracodawca musi więc najpierw brać pod uwagę dwa dokumenty: umowę o pracę i pisemną informację do niej dołączaną o warunkach zatrudnienia. Po uchyleniu regulaminu pracy właśnie do tej informacji powinien wpisać: porę nocną, miejsce, termin i czas wypłaty wynagrodzenia oraz przyjęty sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy (art. 29 par. 3 k.p.). Żadnego z pozostałych elementów nie musi tu ani w umowie o pracę umieszczać, chyba że chce każdorazowo przy ich zmianie wypowiadać warunki pracy i płacy. Do umowy o pracę powinien jednak przenieść postanowienia (lub ich część) z uchylanego regulaminu wynagradzania albo przynajmniej zmienić treść umowy w zakresie odsyłającym do regulaminu wynagradzania (jeśli taki odesłanie istnieje) na inne dokumenty, które utworzy w jego miejsce. [patrz: KROK 5.]
Nie ma jednolitego stanowiska ekspertów w odniesieniu do tego, czy uchylanie regulaminów i przenoszenie ich treści do innych dokumentów wymaga wypowiedzeń zmieniających, czy też porozumień zmieniających (aneksy). Te drugie są wystarczające, jeśli przy okazji znoszenia aktów prawa wewnątrzzakładowego nie dochodzi do zmiany indywidualnych warunków zatrudnienia. Zdaniem SN zmiana warunków pracy i płacy może nastąpić w drodze porozumienia, do którego nie stosuje się wymagań w zakresie formy pisemnej. I tym bardziej dopuszczalne jest takie porozumienie, jeśli przynosi zmianę korzystniejszą dla pracownika (postanowienie z 29 stycznia 2003 r., sygn. akt I PK 255/02). Gdy jednak warunki pracy i płacy są modyfikowane na niekorzyść pracownika (np. pracodawca likwiduje lub zmienia warunki przyznawania premii), wówczas konieczne są wypowiedzenia zmieniające. Pojawia się nawet pogląd, że potrzebne będzie działanie według procedury zwolnień grupowych. [opinie ekspertów]
KROK 5. TWORZENIE NOWYCH DOKUMENTÓW
Po uchyleniu regulaminu pracy pracodawca musi obowiązkowo wydać obwieszczenie o systemach i rozkładach czasu pracy oraz okresach rozliczeniowych (art. 150 par. 1 k.p.). Również dla wykazu lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe ma obowiązek stworzyć specjalny akt wewnętrzny (art. 2001 par. 4 k.p.). Byłoby dobrze, gdyby na tym nie poprzestał. Zwłaszcza że nie wszystkie postanowienia likwidowanych regulaminów znajdą swoje odzwierciedlenie w umowach o pracę i pisemnych informacjach. Z ostrożności procesowej, czyli na wypadek sporu sądowego, powinien przygotować akty prawa wewnątrzfirmowego zastępujące uchylane regulaminy i określające m.in.:
organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej, wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom, rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego, obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy, procedurę antymobbingową, warunki i zasady przyznawania premii i innych składników wynagrodzenia (np. prowizje), wymagających stworzenia osobnego dokumentu – jeśli pracodawca takie wypłaca i nie umieści ich w umowach o pracę, rodzaje i reguły przyznawania świadczeń dodatkowych – jeżeli pracodawca je przewiduje i nie wpisze do umów o pracę.
Tworzone dokumenty może nazwać w dowolny sposób. Nie ma to żadnego znaczenia. Artykuł 9 k.p. do źródeł prawa zalicza bowiem kodeks pracy, inne ustawy i akty wykonawcze do nich, określające prawa i obowiązki pracowników i pracodawców, ale także postanowienia układów zbiorowych pracy i innych opartych na ustawie porozumień zbiorowych, regulaminów i statutów określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy.
Regulacje wewnętrzne po 1 stycznia 2017 r. – podstawowe zasady
1. Oba dokumenty – regulamin pracy i wynagradzania – muszą mieć pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników, jeśli nie są objęci zakładowym lub ponadzakładowym układem zbiorowym pracy lub układ ten nie zawiera odpowiednich postanowień w sprawach w nich zawartych (art. 772 par. 1 i art. 104 par. 11 k.p.).
2. Pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników i mniej niż 50 oraz nieobjęci zakładowym lub ponadzakładowym układem zbiorowym pracy lub gdy układ ten nie zawiera odpowiednich postanowień w sprawach w nich zawartych, są zobowiązani posiadać oba akty prawa wewnątrzzakładowego, jeśli z wnioskiem w sprawie ich wprowadzenia (utrzymania) wystąpi zakładowa organizacja związkowa (art. 772 par. 12 i art. 104 par. 3 k.p.).
3. Pracodawcy zatrudniający mniej niż 50 pracowników nieobjęci zakładowym lub ponadzakładowym układem zbiorowym pracy lub gdy układ ten nie zawiera odpowiednich postanowień w sprawach w nich zawartych, mogą wprowadzić (utrzymać) regulaminy wynagradzania i pracy (art. 772 par. 11 i art. 104 par. 2 k.p.).
OPINIE EKSPERTÓW
Przepisy prawa pracy literalnie nie przewidują możliwości „likwidacji” regulaminu wynagradzania. Nie mogą jednak istnieć zobowiązania, które nigdy nie wygasają. Jest to jedna z podstawowych zasad systemu prawnego, która może być odpowiednio stosowana na gruncie prawa pracy. Potwierdził to Trybunał Konstytucyjny (wyrok z 18 listopada 2002 r., sygn. akt K 37/01), stwierdzając niezgodność z konstytucją art. 2417 par. 4 k.p., przewidującego tzw. klauzulę wieczności w przypadku układów zbiorowych pracy. Potwierdził to również Sąd Najwyższy (np. uchwała z 4 stycznia 2008 r., sygn. akt I PZP 9/07). SN podobne stanowisko zajął w kwestii porozumień zbiorowych pracy, dopuszczając ich wypowiadanie, nawet jeżeli taka możliwość nie została zastrzeżona w ich treści (wyrok z 5 listopada 2015 r., sygn. akt III PK 26/15). Jest to dopuszczalne z przyczyn obiektywnie usprawiedliwionych, w razie nieuzyskania konstruktywnego stanowiska związków zawodowych w zakresie innych sposobów uzdrowienia sytuacji finansowej. SN odwołał się do art. 3651 kodeksu cywilnego, dotyczącego wypowiadania zobowiązań bezterminowych. Wskazane argumenty przemawiają na rzecz przyznania pracodawcy możliwości jednostronnego „wyjścia” z regulaminu wynagradzania. Nie ma powodu, aby w przypadku układów zbiorowych pracy czy porozumień zbiorowych taką możliwość dopuszczać, a w stosunku do regulaminu wynagradzania już nie. Skoro ustawodawca pozwala, aby regulamin nie obowiązywał w określonych sytuacjach, to pracodawca może zrezygnować z jego stosowania.
Jeżeli pracodawca nie osiągnie porozumienia ze związkami zawodowymi, może samodzielnie uchylić regulamin. Jest wysoce prawdopodobne, że taka decyzja zostanie zakwestionowana z uwagi na brak przepisu prawa pracy dopuszczającego taką możliwość. Jest ona jednak uzasadniona ze względów celowościowych. Przeciwny pogląd prowadziłby do absurdu. Pracodawca – w przypadku braku zgody związków zawodowych – byłby zobowiązany długotrwale utrzymywać kosztowne pakiety świadczeń wynikające z regulaminu, mimo ewentualnych trudności finansowych. W skrajnym przypadku, po kilku latach stałby się niewypłacalny i musiałby zakończyć działalność, a pracownicy straciliby pracę.
To, że przepisy nie przewidują procedury likwidacyjnej dla aktów wewnętrznych w przypadku pracodawców zatrudniających poniżej 50 pracowników, w żadnej mierze nie oznacza swobody w ich uchylaniu. Jeśli pracodawca będzie chciał zrezygnować z regulaminów, a działają u niego związki zawodowe, będzie musiał to uczynić we współdziałaniu z nimi, odzwierciedlając kroki, jakie podejmował, przyjmując te dokumenty. W skrajnym przypadku może to oczywiście oznaczać brak możliwości uchylenia regulaminu wynagradzania, jeśli organizacja związkowa zawetuje takie działanie. Trochę łatwiej będzie w przypadku regulaminu pracy. Bowiem w braku uzgodnienia takiego działania, przy jednej organizacji związkowej, pracodawca będzie mógł samodzielnie zadecydować o uchyleniu takiej regulacji.
Skuteczne uchylenie regulaminu pracy będzie równoznaczne z koniecznością wprowadzenia obwieszczenia regulującego kwestie czasu pracy oraz uzupełnienia informacji o warunkach zatrudnienia. W przypadku regulaminu wynagradzania pracodawca będzie musiał ponadto wypowiedzieć warunki wynagradzania poszczególnym pracownikom, bowiem zapisy regulaminowe stają się częścią indywidualnych warunków pracy. To z kolei będzie oznaczać konieczność zastosowania procedury zwolnień grupowych, jeśli liczba zamierzonych wypowiedzeń zmieniających przekroczy progi ustawowe, co zapewne będzie miało miejsce.
Uchylenie regulaminów wewnętrznych z pominięciem związków stworzy – moim zdaniem –możliwość dalszego powoływania się przez pracowników na uregulowania w kształcie wynikającym z regulaminów i np. żądania określonych takim regulaminem premii, mimo że formalnie zostały one uchylone. Jeśli pracodawca zrezygnuje z regulaminu wbrew stanowisku związku zawodowego, będzie to podstawa do skutecznego zaskarżenia wypowiedzenia zmieniającego.
Pracodawca nie ma obowiązku przenoszenia postanowień regulaminu pracy do umowy o pracę. Mogłoby to nie być wskazane, gdyż wówczas do zmiany poszczególnych warunków zatrudnienia, np. systemu czasu pracy czy godzin pracy pracownika, potrzebna byłaby zgoda pracownika lub wypowiedzenie warunków pracy i płacy. Niektóre postanowienia regulaminów wynagradzania mogą jednak wymagać uwzględnienia w umowach o pracę, co może zostać dokonane aneksami. Zawarcie takiego aneksu wymaga jednak zgody obu stron. Zgoda pracownika nie jest natomiast konieczna, jeśli w przy okazji uchylania regulaminu pracy doszłoby do zmiany organizacji pracy, nawet jeżeli pracownik będzie oceniać ją negatywnie. W takim przypadku pracodawca nie musi również wręczać wypowiedzeń zmieniających – w przeciwieństwie do niekorzystnej zmiany warunków wynagradzania.
Konsekwencje likwidacji regulaminu pracy będą obejmować w szczególności szersze obowiązki informacyjne pracodawcy w informacji wydawanej do umowy o pracę określonej w art. 29 par. 3 k.p. (i obowiązek jej aktualizacji), jak również obowiązek wydania ogłoszenia ustalającego systemy i rozkłady czasu pracy na podstawie art. 150 par. 1 k.p. Natomiast warunki wynagradzania nieobjęte umową o pracę, po likwidacji regulaminu wynagradzania, mogą zostać dla uchylenia wątpliwości w zakresie zasad przyznawania świadczeń uregulowane przez pracodawcę odrębnie, np. w regulaminie premiowania czy przyznawania świadczeń dodatkowych.