Pracownik, który nie zjawił się w pracy (z jakiegokolwiek powodu), powinien o tym fakcie jak najszybciej poinformować przełożonego. Sposób zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności w pracy powinien zostać określony w przepisach zakładowych - jak układ zbiorowy czy regulamin - lub w umowie o pracę, gdy firma zatrudnia mniej niż 20 pracowników i nie musi sporządzać regulaminu.
Natomiast zakładowe przepisy kierują zazwyczaj do przepisów ogólnych, zgodnie z którymi pracownik ma obowiązek niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, a jeśli natychmiastowa reakcja nie jest możliwa - najpóźniej drugiego dnia nieobecności. Pracownik nie musi osobiście informować przełożonego o nieobecności - może zrobić to za pośrednictwem osób trzecich (też współpracowników), telefonicznie lub przy użyciu innego środka łączności, a także drogą pocztową. W tym ostatnim przypadku liczy się data stempla pocztowego. Jak obliczyć wynagrodzenie za urlop i usprawiedliwioną nieobecność w 2016 roku>>
Niedotrzymanie terminów powiadomienia może być uzasadnione tylko wyjątkowym zdarzeniem losowym, jak na przykład ciężka chora pracownika połączona z brakiem lub nieobecnością domowników. Oczywiście po ustaniu przeszkody pracownik musi niezwłocznie usprawiedliwić nieobecność u pracodawcy.
Zasadniczo więc osoba, która nie mogła dotrzeć do pracy ze względu na złe warunki atmosferyczne, powinna zawiadomić o tym pracodawcę najpóźniej następnego dnia. Jednak czy niska temperatura czy zaspy śnieżne są wystarczającym usprawiedliwieniem nieobecności w pracy?
Przepisy prawa pracy wskazują zdarzenia i okoliczności, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie. Do takich przyczyn należy między innymi choroba pracownika, sprawowanie opieki nad dzieckiem czy wezwanie danej osoby przez organ państwowy. Jakie dokumenty są potrzebne, aby usprawiedliwić nieobecność w pracy, dowiesz się tutaj>>
W sytuacji złych warunków atmosferycznych pracownik nie ma dokumentu potwierdzającego dowód nieobecności - pracodawca może natomiast uznać przyczyny wskazane przez pracownika za usprawiedliwiające absencję w firmie. W przeciwieństwie jednak do na przykład zwolnienia lekarskiego, które przełożony musi uznać, w tym wypadku usprawiedliwienie zależy od samodzielnej decyzji pracodawcy. Jeśli pracodawca takiego usprawiedliwienia nie uzna, może nałożyć na pracownika karę porządkową, a nawet zwolnić go dyscyplinarnie (na przykład, gdy pracownik wskutek nieobecności nie dostarczył dokumentów przetargowych i naraził firmę na poważne straty). Jakie kary może nałożyć pracodawca na pracownika, dowiesz się tutaj>>
Jak przyznaje Bogusław Kapłon z kancelarii Domański Zakrzewski Palinka, przed sądem polski pracownik nie ma raczej szans na obronę tego typu usprawiedliwienia. - W Polsce nie mamy skrajnych warunków atmosferycznych, a dorosły człowiek powinien wiedzieć, jak zaplanować wyjście z domu. Nieobecność w tym wypadku usprawiedliwiałyby tylko skrajne przypadki, ale w Polsce kataklizmy się teraz nie zdarzają - tłumaczy ekspert.