Systemy klasy BI pozwalają analizować sytuację przedsiębiorstwa w czasie rzeczywistym. Coraz częściej można z tego rodzaju narzędzi korzystać w formie abonamentu. Tak jest taniej i wygodniej
Specjalistyczne oprogramowanie nie jest domeną polskich przedsiębiorstw. Pod względem zastosowania zaawansowanych systemów klasy Business Inteligence (BI) krajowe podmioty wciąż znajdują się w europejskim ogonie. Jak wynika z badania jednej ze spółek działających na tym rynku, tylko 16,4 proc. firm korzysta z oprogramowania CRM do zarządzania odbiorcami. Aplikacje służące analizowaniu informacji dotyczących klientów, ich preferencji, danych osobowych itp. stosowane są tylko w 12,7 proc. przedsiębiorstw. Podobny odsetek użytkowników stosuje systemy pomagające w osiąganiu celów marketingowych.
– Każde rozwijające się przedsiębiorstwo w pewnym momencie przekracza próg, powyżej którego intuicja przestaje wystarczać, aby podejmować trafne decyzje – zauważa Remigiusz Gdula, współwłaściciel firmy ICBuisiness, instalującej systemy klasy BI. – Rosnąca ilość danych sprawia, że klasyczne, oparte na prostych narzędziach raportowanie nie zdaje już egzaminu. Pojawiają się problemy z wydajnością, konieczne informacje są trudno dostępne, przez co przedsiębiorstwo ponosi straty. Systemy klasy BI pozwalają panować nad firmą, nawet przy ogromnej liczbie danych.
Na pewno nie we wszystkich branżach oprogramowanie klasy BI znajduje zastosowanie, ale w wielu na pewno zacofanie technologiczne może drogo kosztować. Dzięki BI można na przykład szybko uzyskać informację o kosztach hurtowego zakupu półproduktów, uwzględniających nie tylko cenę, ale także magazynowanie, logistykę, sprawozdawczość i obsługę informatyczną zamówienia, poddać je analizie, wyłączyć lub ograniczyć niepotrzebne procesy lub generujące nieuzasadnione odpływy gotówki. Pozwalają także śledzić zachowania klientów w odpowiedzi na przykład na kampanię marketingową czy na bieżąco, w czasie rzeczywistym, obserwować sytuację finansową i rynkową przedsiębiorstwa.
– Proces kierowania firmą dzięki temu staje się łatwiejszy, bardziej intuicyjny i przypomina, w uproszczeniu, rozgrywaną codziennie strategiczną grę komputerową – wskazuje Gdula. – Na symulacjach można dostrzec nawet, które firmy nie stosują tej klasy rozwiązań. W połączeniu z dużą mocą obliczeniową profesjonalnej aplikacji stoją one może nie na straconych, ale na pewno gorszych pozycjach w walce konkurencyjnej. Stosowanie rozwiązań klasy BI pozwala bowiem uzyskać znaczną, technologiczną przewagę.
W mniejszych firmach tego typu rozwiązania, prócz właściciela, członków zarządu i innych osób na najwyższych stanowiskach, najczęściej używane są w działach obsługi klienta, controlingu oraz sprzedaży. – Generalnie na wyższym etapie rozwoju firmy proces decyzyjny powinien ulegać decentralizacji – przekonuje Gdula. – Systemy BI pomagają szybko analizować procesy biznesowe i umożliwiają podejmowanie decyzji mających wpływ na wzrost lub spadek efektywności nawet na mniej eksponowanych stanowiskach.
Przeszkodą powszechnego zdrożenia tego rodzaju rozwiązań jest ich wysoka cena. Pełne, stacjonarne systemy nie są tanie, co sprawia, że trafiają jedynie do dużych korporacji. Małe i średnie firmy nie mogą sobie z reguły pozwolić na jednorazowy, niezwiązany bezpośrednio z poziomem osiąganych przychodów wydatek rzędu 100–120 tys.
Jednak coraz więcej dostawców tego rodzaju rozwiązań oferuje oprogramowanie w formie usługi (Software as a Service, w skrócie Saas). Płacąc miesięczny abonament w wysokości od 2,5 do 7 tys. zł, poszczególne, ściśle zdefiniowane osoby w przedsiębiorstwie (lub wybrane stanowiska) mogą mieć w zasadzie ograniczony jedynie czasem dostęp do wszystkich lub wybranych funkcji systemu. – Budowa stacjonarnego systemu BI wiąże się zazwyczaj z tworzeniem od podstaw lub gruntowną przebudową całej infrastruktury informatycznej, co sprawia, że większość takich rozwiązań tania nie jest – przyznaje Gdula. – Systemy usługowe są znacznie bardziej przyjazne użytkownikowi, który nie posiada specjalistycznej wiedzy informatycznej: bardziej intuicyjne, łatwiejsze oraz działają w standardowym środowisku.
Na razie BI nie zastąpi samej produkcji lub świadczenia usług. W znacznym stopniu może jednak ułatwić proces podejmowania decyzji, które w każdej firmie są kluczowym elementem działalności.
Czym jest BI
Twardej definicji systemów klasy BI nie ma. Generalnie uważane są za nie aplikacje służące zbieraniu i integracji danych z różnych źródeł, pozwalające na przetwarzanie ich i dostarczanie wyników osobom podejmującym decyzje w określonym miejscu i czasie. Najczęściej to różnego typu hurtownie danych (Data Warehouse), dostosowane do obsługi zaawansowanych pytań analitycznych oraz z reguły zawierające wysokiej jakości bazy danych (Data Quality), które spływają z różnorodnych systemów źródłowych (na przykład CRM czy ERP). W miejscu docelowym są one czyszczone z niepotrzebnych aplikacji i integrowane w jeden, spójny, przejrzysty model (wersja prawdy). Z hurtowni są pobierane do silników informatycznych, gdzie zaawansowane aplikacje zamieniają je na wielowymiarowe zapytania analityczne (On-Line Analytical Processing). Ich zadaniem jest dostarczenie informacji w takiej wersji, aby była przejrzysta, jasna, czytelna, intuicyjna w obsłudze i pozwalająca na przyjrzenie się sytuacji przedsiębiorstwa pod różnym kątem i na wielu poziomach abstrakcji (na przykład zestawienia roczne, miesięczne, kwartalne, wahania cen, zmiany kadrowe, analiza wskaźników księgowych). Do stacji odbiorcy (dysponenta) przesyłane są w postaci pulpitów, przypominających deskę rozdzielczą. Poprzez rozmaitego rodzaju i wielkości wykresy oraz wizualizacje, pozwalają one na analizę bieżącej sytuacji firmy w czasie rzeczywistym, z uwzględnieniem nawet działań konkurencji, zdarzeń losowych czy aktualnych lub przyszłych wskaźników gospodarczych.
