Wiele mitów narosło wokół ubiegania się o dotacje z Funduszy Europejskich. Wniosek, formalności, terminy – o tym mówią przedsiębiorcy. Szczególnie ci, którym nie udało się zdobyć miejsca na liście rankingowej projektów rekomendowanych do wsparcia. Tymczasem wnioskowanie to dopiero przebieżka przed prawdziwym maratonem, jakim jest realizacja projektu. Nie wystarczy bowiem po prostu zrealizować planowanych zakupów maszyn, urządzeń czy usług. Trzeba spełnić wiele dodatkowych wymagań formalnych, wykraczających poza standardowe procedury stosowane w przedsiębiorstwach. Ich niedopełnienie znacznie utrudnia rozliczenie dotacji, a w skrajnych przypadkach może je całkiem uniemożliwić lub być przyczyną konieczności zwrotu przyznanych środków już po zakończeniu projektu.

– Tam gdzie mamy do czynienia z publicznymi pieniędzmi, wszelkie działania muszą być bardzo rozważne i poparte szczegółową dokumentacją – podkreśla Stanisław Krakowski z Ministerstwa Rozwoju.

Porządek w papierach

Obowiązek odpowiedniego dokumentowania realizacji projektu rozpoczyna się wraz ze złożeniem wniosku o dotację. Przedsiębiorcy, którzy decydują się na ryzyko przystąpienia do działania, zanim poznają decyzję o przyznaniu dofinansowania, powinni od samego początku stosować odpowiednie procedury.

Do najważniejszych wymagań należą te związane z wyborem dostawców towarów i usług. Nawet firmy prywatne, które na co dzień nie stosują prawa zamówień publicznych, muszą badać rynek w sposób przejrzysty, niebudzący wątpliwości co do tego, że wybrana została najkorzystniejsza oferta. W przypadku wydatków, których wartość przekracza 50 tys. zł netto, muszą przeprowadzić postępowanie zgodnie z zasadą konkurencyjności. Jednym z podstawowych wymagań jest publikacja zapytań ofertowych w systemie elektronicznym Bazie Konkurencyjności.

Wszystkie wydatki związane z projektem objętym dotacją unijną muszą być ujęte w wyodrębnionej ewidencji księgowej, a płatności muszą wychodzić z osobnego konta bankowego.

Podstawą dokumentacji są właściwie opisane faktury, oraz potwierdzenia zapłaty dokumentujące poniesione wydatki, ale należy również gromadzić dokumenty towarzyszące realizacji transakcji, np. protokoły przekazania. Konieczne jest zachowanie do kontroli dowodów potwierdzających przeprowadzenie we właściwy sposób wyboru dostawcy towarów czy usług. Jeżeli część kosztów projektu stanowią wynagrodzenia pracowników, dokumentacja w tym zakresie powinna zawierać nie tylko umowy i dowody zapłaty, lecz także zakres obowiązków, regulamin wynagrodzeń oraz akta osobowe.

Obowiązkowym elementem każdego projektu objętego unijną dotacją jest przeprowadzenie działań informacyjno-komunikacyjnych, których celem jest rozpowszechnienie informacji o przyznanym dofinansowaniu. Również one muszą być właściwie udokumentowane, w formie kopii materiałów promocyjnych, zdjęć tablic informacyjnych lub pamiątkowych, ulotek, plakatów, gazet i czasopism, w których zamieszczono ogłoszenia i inne informacje dotyczące projektu, nagrań radiowych i telewizyjnych, wydruków ze stron internetowych, na których zamieszczono informacje promocyjne, oraz wszelkich innych dowodów przeprowadzonej promocji projektu.

Ważne jest oczywiście także gromadzenie wszelkich dokumentów dotyczących samej dotacji – począwszy od wniosku i umowy, poprzez ewentualne aneksy, wnioski o płatność i prowadzoną w sprawie projektu korespondencję, a kończąc na dokumentach potwierdzających przeprowadzone kontrole.

Cała dokumentacja podlega obowiązkowi archiwizacji przez okres wskazany w umowie dotacji. Niedopuszczalne jest niszczenie oryginałów w formie papierowej i zastępowanie ich skanami. Kopie dokumentów dotyczących transakcji w projekcie muszą przechowywać również dostawcy towarów i usług. O dodatkowych wymaganiach powinno się ich informować w zapytaniach ofertowych.

Zmiany w projekcie

Wniosek o dotację to nie tylko narzędzie w walce o unijne pieniądze, ale przede wszystkim plan działania, którego firma będzie musiała się trzymać przez kilka lat. Trzeba zrealizować wszystkie zakładane inwestycje, a jeżeli planowane były inne efekty, jak na przykład zwiększenie zatrudnienia czy zmniejszenie energochłonności przedsiębiorstwa, to wywiązać się również z nich. W czasie realizacji projektu mają jednak prawo zdarzyć się nieprzewidziane sytuacje, zmiany cen, wahania koniunktury. Trzeba cały czas trzymać rękę na pulsie, ponieważ wprowadzenie zmian wymaga zachowania procedur, a co za tym idzie czasu. Obowiązuje tu jedna generalna zasada – o modyfikacjach należy informować z wyprzedzeniem instytucję udzielającą dofinansowania.

Najwięcej modyfikacji wprowadzanych w projektach dotyczy budżetu. Bezproblemowe jest dokonywanie oszczędności – nie wymaga informowania instytucji udzielającej wsparcia, a tym bardziej uzyskania zgody. Należy jednak mieć na uwadze strukturę oszczędności i limity określone w dokumentacji odnośnie do poszczególnych kategorii wydatków. Jeżeli na przykład zakup nieruchomości nie może stanowić więcej niż 10 proc. kosztów kwalifikowanych projektu, oszczędności w pozostałych pozycjach budżetowych nie mogą spowodować przekroczenia dopuszczalnego limitu.

Często zdarza się, że zaoszczędzone środki beneficjent chce przesunąć na inne wydatki, które w trakcie realizacji projektu okazały się droższe, niż zakładano.

– Nie ma tu jednolitej zasady obowiązującej we wszystkich programach, dlatego przy dokonywaniu tego typu zmian należy się zapoznać z warunkami odnoszącymi się do konkretnego typu dotacji – informuje Stanisław Krakowski.

Niemożliwe jest dokonanie zmiany polegającej na zwiększeniu kwoty dofinansowania. W przypadku niedoszacowania kosztów lub nieprzewidzianego wzrostu cen planowanych zakupów konsekwencje ponosi przedsiębiorca.

Istotą każdego projektu jest jego zakres rzeczowy, czyli w dużym uproszczeniu lista zakupów. Wprowadzenie tu korekty jest możliwe, ale trudne. Taka zmiana zawsze wymaga pisemnej zgody instytucji udzielającej dotacji i aneksowania umowy. Dopuszczalna jest jedynie w wyjątkowych, uzasadnionych przypadkach. W projektach polegających na zakupie sprzętu i aparatury co do zasady może mieć miejsce, jeśli zaproponuje się nowocześniejsze modele uwzględniające postęp technologiczny.

Zmiana zakresu rzeczowego jest dopuszczalna jedynie po przeprowadzeniu testu zgodności zaproponowanych nowych warunków z kryteriami wyboru wniosków do dofinansowania. Nie uzyska się pozwolenia na modyfikację, w rezultacie której projekt przestałby spełniać kryteria wyboru, według których był oceniany.

Ważne terminy

Dla realizacji dotowanego projektu istotne są terminy: rozpoczęcia, zakończenia i trwałości. Ich niedotrzymanie może mieć poważne konsekwencje.

Formalny start projektu następuje w momencie pierwszej związanej z nim czynności prawnej, na przykład zawarcia umowy czy dokonania zakupu. Wbrew temu, co mogłoby się wydawać, nie jest on zatem powiązany z momentem podpisania umowy o dofinansowanie, chociaż jest to również bardzo ważna czynność, od której zależą losy projektu. W dokumentach dotyczących konkretnego rodzaju dofinansowania jest wyraźnie napisane, kiedy można rozpocząć realizację. Jeżeli formalny start nastąpi przed wskazaną datą, poniesione koszty nie będą uznane do dofinansowania, a w skrajnych przypadkach niemożliwe będzie zawarcie umowy.

Sama realizacja ma z założenia swój harmonogram, jednak terminy poszczególnych zadań zazwyczaj mogą być dość swobodnie dopasowywane do bieżącej sytuacji. Istotne jest natomiast składanie raportów z realizacji projektu, które wymagane są z reguły nie rzadziej niż raz na trzy miesiące i są połączone z wnioskami o częściową płatność (zaliczkę lub refundację).

– Wszelkie operacje związane z utworzeniem wniosku o płatność i przekazaniem go do instytucji w celu weryfikacji, prowadzeniem korespondencji, przekazywaniem haromonogramów realizacji projektu czy ewidencjonowaniem informacji o zamówieniach publicznych realizowanych w ramach projektu można dokonywać za pośrednictwem centralnego systemu teleinformatycznego – podpowiada Stanisław Krakowski.

Bardzo ważną datą jest zakończenie projektu – i to w dwóch aspektach. Pierwszy odnosi się do realizacji działań i ponoszenia wydatków. We wniosku i umowie o dofinansowanie wskazany jest termin, w którym proces ten zostanie zakończony. Jego zmiana wymaga aneksu, którego brak może spowodować, że koszty poniesione po terminie nie zostaną zakwalifikowane do wsparcia. Wraz z zakończeniem realizacji projektu składany jest raport końcowy oraz rozliczenie projektu. Następuje również kontrola, czy wszystkie założenia z wniosku zostały zrealizowane, a wydatki poniesione prawidłowo. Dopiero na podstawie zatwierdzonego sprawozdania rozliczana jest dotacja – następuje jej wypłata, dopłata lub zwrot nadpłaconych zaliczek.

I tu pojawia się drugi aspekt zakończenia projektu, który przypada na ostatnią czynność związaną z nim, czyli najczęściej właśnie przelew rozliczający dotację. Od tego momentu rozpoczyna się okres trwałości, czyli czas, w którym należy zachować efekty zrealizowanego projektu w niezmienionym stanie. W przypadku mikro, małych i średnich przedsiębiorstw trwa on trzy lata, a dla dużych firm pięć lat.

Ważne informacje

● Kompleksowe informacje na temat Funduszy Europejskich znajdują się na portalu www.FunduszeEuropejskie.gov.pl.

● Informacji na temat możliwych źródeł dofinansowania, zasad wnioskowania i realizacji projektów udzielają bezpłatnie Punkty Informacyjne Funduszy Europejskich, których lista jest na stronie: www.FunduszeEuropejskie.gov.pl/punkty.

● Ogólne zasady realizacji projektów opisane są portalu Funduszy Europejskich, w zakładce „Poznaj obowiązki przy realizacji projektów”.

● Szczegółowe zasady realizacji projektu określają każdorazowo umowa o dofinansowanie oraz dokumenty przypisane do konkretnego rodzaju wsparcia.

● Zakres i sposób dokonywania zakupów, które mogą podlegać dofinansowaniu unijnemu, określa dokument dostępny na portalu Funduszy Europejskich: Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014–2020.

● Baza Konkurencyjności służąca do wyszukiwania dostawców towarów i usług kupowanych w ramach dotacji znajduje się pod adresem www.bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl.

WEBINARIUM

FUNDUSZE EUROPEJSKIE NA INNOWACJE

● dotacje tylko w parze z innowacją

● prace badawczo-rozwojowe i współpraca z naukowcami

● wdrażanie wyników prac B+R

● dotacje w programach regionalnych na przykładzie województwa mazowieckiego

PROJEKT JEST WSPÓŁFINANSOWANY ZE ŚRODKÓW FUNDUSZU SPÓJNOŚCI UNII EUROPEJSKIEJ

Monika Niewinowska