Wszystkie przychodnie, szpitale, poradnie, a także lekarze i pielęgniarki prowadzący prywatną praktykę lekarską, mają obowiązek przechowywania dokumentacji medycznej przez 20 lat od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu.
Jedynie dokumentacja pacjenta, który zmarł na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia, przechowywana jest przez 30 lat, zdjęcia rentgenowskie przez 10 lat, skierowania na badania lub zlecenia lekarza przez 5 lat, a dokumentacja dotycząca dzieci do ukończenia 2 lat – przez kolejne 22 lata. Po upływie tych terminów placówka medyczna powinna zniszczyć dokumenty w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta, którego dotyczyły.
Nawet jeżeli poradnia została zlikwidowana, okres przechowywania dokumentacji medycznej musi zostać utrzymany. Jeśli placówka się przekształciła lub przejął ją inny podmiot prowadzący działalność gospodarczą, stare dokumenty powinien przejąć prawny następca zlikwidowanej instytucji. Jeśli natomiast działalność medyczna została całkowicie zlikwidowana, podmiot ją prowadzący powinien zapewnić miejsce przechowywania papierów. Może zawrzeć np. umowę ze składnicą akt lub innym archiwum, może też przechowywać je we własnym zakresie. Musi jednak poinformować organ założycielski o miejscu zdeponowania akt. Po informacje na ten temat warto się udać do urzędu wojewódzkiego właściwego dla miejsca zamieszkania, a w przypadku indywidualnej praktyki – do okręgowej rady lekarskiej.