Każda umowa najmu samochodu zawiera kilka stałych elementów, na które trzeba zwrócić uwagę. W przypadku najmu samochodu nie ma konieczności sporządzania umowy na piśmie, ale bez tego ciężko dochodzić swoich praw w konfliktowej sytuacji (np. po kolizji lub kradzieży pojazdu). Stąd wyspecjalizowane firmy zajmujące się wynajmem aut zawsze stosują własne wzorce umów, które klient powinien uważnie przeczytać zanim odjedzie wynajętym samochodem.

  • Szczegółowy opis przedmiotu najmu - w praktyce oznacza to zawarcie w umowie najważniejszych informacji o marce i modelu samochodu, roku produkcji, pojemności skokowej silnika i numerze rejestracyjnym. Opcjonalnie można zawrzeć również numer VIN nadwozia (VIN z dowodu rejestracyjnego powinien być zgodny z VIN-em, którym sygnowany jest samochód w kilku miejscach, między innymi w lewym dolnym rogu przedniej szyby oraz na prawym środkowym słupku karoserii). Szczegółowe informacje, dotyczące wyposażenia, numerów lub rodzajów płynów eksploatacyjnych, homologacji (w przypadku samochodów z instalacją gazową) można umieścić bezpośrednio w umowie lub w formie załącznika do umowy.
  • Czynsz - wysokość i terminy spłaty.
  • Wykaz przedmiotów i dokumentów, które są przekazywane najemcy wraz z samochodem (klucze do pojazdu - ilość oraz skład kompletów, dowód rejestracyjny, polisa ubezpieczeniowa/odcinek). 

W zależności od tego, jak sformułowane jest ubezpieczenie pojazdu, czasem niezbędne będzie wykazanie osób upoważnionych do prowadzenia samochodu. Systemem prewencyjno-motywującym może okazać się paragraf o karach umownych (odsetki za zwłokę w spłacie należności lub kara za opóźnienie w wydaniu pojazdu najemcy). Jeśli samochód posiada jakieś wady mechaniczne, zarysowania karoserii warto zawrzeć je w informacjach dodatkowych do opisu pojazdu, aby uniknąć możliwych sporów podczas zdawania przedmiotu najmu po zakończeniu umowy. Znajomość numeru nadwozia (VIN) pozwala prześledzić historię napraw i konserwacji poczynionych w Autoryzowanych Stacjach Obsługi (ASO). Oczywiście wynajmujący, oddając samochód do użytkowania najemcy, oświadcza, iż pojazd ten jest sprawny i nie ma ukrytych wad.

Większość ofert wynajmów aut zawiera ubezpieczenie od kradzieży, autocasco, podatki lokalne, opłaty lotniskowe oraz opłaty drogowe (w zależności od oferty i miejsca wypożyczenia). Z dodatkową opłatą należy się liczyć w przypadku młodego kierowcy, dodatkowego kierowcy czy też za zwrot auta w innej lokalizacji.

Co mówi kodeks cywilny?

Kodeksowym obowiązkiem firmy wynajmującej samochody jest wydać najemcy rzecz w stanie przydatnym do umówionego użytku i utrzymywać ją w takim stanie przez czas trwania najmu. Przy czym drobne nakłady połączone ze zwykłym używaniem rzeczy obciążają najemcę. Ponadto, jak mówi kodeks, jeżeli w czasie trwania najmu auto wymaga napraw, które obciążają wynajmującego, a bez których auto nie jest przydatne do umówionego użytku, najemca może wyznaczyć firmie wynajmującej odpowiedni termin do wykonania napraw. Po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu najemca może dokonać koniecznych napraw na koszt wynajmującego.

Warto pamiętać, że jeżeli wynajęte auto ma wady, które ograniczają jego przydatność do użytku, klient-najemca może żądać odpowiedniego obniżenia opłaty za czas trwania wad. Roszczenie o obniżenie czynszu z powodu wad auta wynajętego nie przysługuje klientowi-najemcy, jeżeli w chwili zawarcia umowy wiedział o wadach.

Kodeksowym przepisem jest też nakaz, by klient-najemca przez czas trwania najmu używał samochodu w sposób w umowie określony, a gdy umowa nie określa sposobu używania – w sposób odpowiadający właściwościom i przeznaczeniu auta. Ponadto jeżeli w czasie trwania najmu okaże się potrzeba napraw, które obciążają wynajmującego, najemca powinien zawiadomić go o tym niezwłocznie. Należy także pamiętać, że klient-najemca może wynajęte auto oddać osobie trzeciej do bezpłatnego używania albo w podnajem tylko jeżeli umowa mu tego nie zabrania.