AI nie zwolni urzędników. Sztuczna inteligencja wspomaga pracowników budżetówki. Służba cywilna i pracownicy samorządowi pracują z IA

Wśród głównych zagadnień trwającej duńskiej prezydencji w UE znalazła się sztuczna inteligencja i jej zastosowania w administracji publicznej. Państwa członkowskie mają dzielić się swoimi doświadczeniami z udanych projektów. Na tej podstawie ma być m.in. budowane zaufanie do rozwiązań cyfrowych. Tyle teorii. Jak to wygląda w polskiej administracji? Z naszej sondy wynika, że AI wkroczyła do urzędów z rozmachem. Jednak ich szefowie nie planują z tego powodu redukcji zatrudnienia.

Wsparcie służby cywilnej i pracowników samorządowych

W Urzędzie Miasta Krakowa sztuczna inteligencja działa w ramach pilotażowych wdrożeń i testów produkcyjnych. Obejmuje to m.in. moduły analizy obrazu w chmurze (Oracle Cloud) do wsparcia utrzymania infrastruktury miejskiej, mechanizmy inteligentnego wyszukiwania w portalu usług (Google Cloud oraz wewnętrzne rozwiązania AI) czy prototypy chatbotów zintegrowane z systemami zgłoszeń od mieszkańców. Pracę urzędników przy tworzeniu dokumentów i analiz wspiera narzędzie CoPilot.

– Pytanie o zastąpienie części urzędników przez AI pozostaje w kategoriach przypuszczeń i przewidywań, podobnie jak w odniesieniu do wielu innych branż i profesji – mówi Joanna Dubiel z krakowskiego magistratu. – Specyfika i charakter funkcjonowania jednostek samorządu terytorialnego powodują, że tego rodzaju dywagacje aktualnie należy rozważać bardziej w kategoriach pomocy i wsparcia przez AI, niż pełnego zastąpienia urzędnika i jego pracy – podkreśla.

Sztuczna inteligencja funkcjonuje też w Urzędzie Miasta Poznań. Tu wdrożone już rozwiązania obejmują technologie przetwarzania języka naturalnego, rozpoznawania mowy oraz uczenia maszynowego. Wspomagają codzienną pracę urzędników, szczególnie w zakresie zadań powtarzalnych i czasochłonnych. W poznańskim magistracie wiosną powołano także specjalny zespół ds. sieci kompetencji w zakresie stosowania sztucznej inteligencji (AI). Ma on wypracować ramy odpowiedzialnego wykorzystania AI, a urzędników wspierać w efektywnym, etycznym i zgodnym z prawem wdrażaniu rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji, z poszanowaniem zasad bezpieczeństwa i ochrony danych.

– Nie ma planów zmniejszania zatrudnienia w związku z wdrażaniem AI. Celem jest odciążenie pracowników z powtarzalnych i czasochłonnych zadań, a także umożliwienie im skupienia się na bardziej złożonych i wymagających merytorycznie sprawach oraz podnoszenie jakości usług publicznych i dostępności informacji dla mieszkańców – wskazuje Ewelina Burzycka, zastępca dyrektora Biura Poznań Kontakt w ratuszu.

Wdrożenie AI - rozważnie, ale odważnie

Lokalni włodarze podkreślają, że wdrażanie nowych rozwiązań jest nieuniknione.

– Zagadnienia AI traktujemy zgodnie z maksymą naszego miasta: rozważnie i z odwagą. Wszystkim pracownikom w ramach środowiska pracy grupowej został udostępniony Microsoft 365 Copilot Chat, dostępny wewnątrz gminy. Dodatkowo przyglądamy się innym narzędziom AI, testujemy, przygotowujemy pilotaże – wyjaśnia Paulina Chełmińska z gdańskiego ratusza.

– Coraz więcej systemów natywnie wdraża elementy sztucznej inteligencji do swoich narzędzi, np. używana w mieście technologia wspierająca przetwarzanie danych przestrzennych. Dlatego ten kierunek rozwoju nie ominie również polskich miast – kwituje przedstawicielka Gdańska.

Resorty analizują, czy warto wprowadzić AI

O ile w samorządach (zwłaszcza w dużych miastach) AI zagościła na dobre, o tyle w administracji rządowej ten proces pozostaje w fazie analiz i dyskusji.

Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji z uwagą śledzi rozwój technologii AI. – Widzimy potencjał takich rozwiązań we wspieraniu sprawnej i profesjonalnej pracy administracji publicznej, jednak w MSWiA AI nie stanowi obecnie elementu obowiązujących procedur. Każde ewentualne wdrożenie będzie poprzedzone szczegółową analizą efektywności, bezpieczeństwa i zgodności z interesem publicznym – podkreśla Katarzyna Jędruszczak, dyrektor generalna MSWiA. Również ona zapewnia, że nie ma żadnych analiz, które zmierzałyby w stronę redukcji zatrudnienia ze względu na rozwój AI. – Traktujemy nowe technologie jako narzędzie wspierające pracowników, a nie ich zastępujące – stwierdza.

Również Ministerstwo Zdrowia na tym etapie nie sięga po rozwiązania AI. Podkreśla przy tym, że aktualne modele i tak muszą być nadzorowane i weryfikowane przez człowieka.

– Sztuczna inteligencja będzie jednak coraz bardziej obecna w administracji państwowej. Będzie to oznaczało konieczność modyfikacji lub nabycia nowych kompetencji przez urzędników – nie mają wątpliwości przedstawiciele resortu.

Na razie barierą w szerokim zastosowaniu sztucznej inteligencji pozostają koszty, ale – na co zwraca uwagę MZ – także niepewność regulacyjna i organizacyjna.

Urzędy chcą korzystać AI? Konieczne są przepisy

Eksperci idą jeszcze dalej. – Żadna z pragmatyk służbowych, czy to pracowników samorządowych, czy też korpusu służby cywilnej, nie zawiera rozwiązań prawnych, które dawałyby podstawy do stosowania w pracy zawodowej sztucznej inteligencji. AI już u nas funkcjonuje i powinniśmy być znacznie wcześniej na to przygotowani, z konkretnymi rozwiązaniami prawnymi. Niestety, jest odwrotnie – mówi prof. dr hab. Jolanta Itrich-Drabarek z Uniwersytetu Warszawskiego, wiceprzewodnicząca Rady Służby Publicznej.

– W tym obszarze powinna być opracowana jedna ustawa o służbie publicznej i wspólne zasady dotyczące stosowania AI w pracy urzędniczej, w tym określenie odpowiedzialności związanej ze stosowaniem sztucznej inteligencji, która jest pomocna, ale wciąż ma jeszcze wiele wad – dodaje.

Z tymi argumentami zgadzają się m.in. dyrektorzy generalni poszczególnych urzędów administracji rządowej. – AI w administracji w najbliższej przyszłości jest koniecznością i urzędy z pewnością będą korzystać z tej formy wsparcia pracowników – przekonuje Anna Kołek, dyrektor generalna Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego. – Należy jednak szczególnie zadbać o bezpieczeństwo danych i możliwość weryfikacji pracy AI, dlatego praca urzędnika nadal będzie kluczowa. Sztuczna inteligencja może przyspieszyć pracę i zniwelować zaległości tam, gdzie występuje niedobór urzędników, jednak nie zastąpi w całości ich pracy – dodaje.

Część urzędów podkreśla również, że AI często się myli. – Nie jest w stanie w pełni zastąpić człowieka. AI ma służyć jako narzędzie wsparcia, które pozwoli urzędnikom skupić się na zadaniach wymagających wiedzy eksperckiej i kontaktu z obywatelami – mówi Kinga Tokarz, rzecznik prasowy Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego. Również w Opolu nie ma więc pomysłów, by AI wdrażać kosztem redukcji zatrudnienia.

Wprowadzenie AI - urzędy regulują zasady korzystania z niej na własną rękę

Wobec braku regulacji niektóre urzędy postanowiły zmierzyć się z AI samodzielnie. W resorcie klimatu 32 proc. komórek organizacyjnych, a w ujęciu całego resortu – 23 proc. jednostek korzysta z systemów opartych na sztucznej inteligencji. Wyniki uzyskiwane z różnych narzędzi są traktowane wyłącznie jako elementy pomocnicze, mające na celu usprawnienie realizacji prostych zadań i za każdym razem podlegają weryfikacji merytorycznej. Ale korzystanie z nich regulują obowiązujące w ministerstwie zasady korzystania z aplikacji opartych na sztucznej inteligencji.

Również stołeczny ratusz postarał się uregulować te kwestię. – Miasto stale poszerza swoje możliwości techniczne, również w zakresie sztucznej inteligencji. Wybrane rozwiązania muszą być zintegrowane z istniejącą infrastrukturą. Muszą być zgodne z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. Muszą spełniać wysokie wymagania w zakresie bezpieczeństwa, szczególnie w przypadku infrastruktury technicznej – podkreśla Monika Beuth, rzeczniczka Urzędu Miasta Stołecznego Warszawy.

Miasto podchodzi do tych zagadnień w sposób usystematyzowany, czego wyrazem są opracowanie Kierunków odpowiedzialnego wykorzystania generatywnej sztucznej inteligencji i Warszawski Kodeks GenAI.

– Pierwszy dokument to zbiór zasad, stanowiących ramy korzystania z tej technologii w administracji publicznej z uwzględnieniem praw mieszkańców. Drugi określa zasady etycznego i efektywnego wykorzystania narzędzi GenAI przez pracowników urzędu – wyjaśnia rzeczniczka ratusza. ©℗

Wirtualny urzędnik nie zastąpi realnego

Dzięki sztucznej inteligencji urzędy mogą automatyzować procesy, szybciej i dokładniej analizować dane oraz lepiej obsługiwać obywateli. Jednocześnie wiemy, że trzeba wprowadzić jasne i elastyczne przepisy oraz dbać o to, żeby AI zawsze służyła człowiekowi i chroniła jego prawa. Dlatego konsekwentnie rozwijamy kompetencje cyfrowe wszystkich pracowników niezależnie od wieku czy stażu.

W polskiej administracji już korzystamy z AI. PLLuM to polskie rozwiązanie, które ułatwia naszą pracę, a obywatelkom i obywatelom pomaga rozwiązać ich urzędową sprawę. Również systemy do cyfrowego zarządzania dokumentacją, takie jak EZD RP, mają być zintegrowane z AI – dzięki temu szybciej będziemy analizować nawet indywidualne sprawy i na nie odpowiadać. Ministerstwo Finansów i Krajowa Administracja Skarbowa używają wirtualnego asystenta Kaspro, który odpowiada na pytania podatkowe. Ministerstwo Rozwoju i Technologii ma Wirtualnego Urzędnika do obsługi pytań o CEIDG i KRS. Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej wdrożyło voicebota, który informuje przedsiębiorców o funduszach europejskich. Urząd Statystyczny w Warszawie dzięki AI przygotował audiodeskrypcję ponad 100 infografik, co zwiększyło dostępność materiałów dla osób z niepełnosprawnościami. Urząd Patentowy RP wykorzystuje system AutoPatent, który dzięki mechanizmom sztucznej inteligencji wskazuje międzynarodowe klasyfikacje patentowe dla nowych, dotąd niezaklasyfikowanych zgłoszeń oraz przypisuje eksperta do rozpatrzenia danego zgłoszenia. Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego modernizuje Jednolity System Antyplagiatowy tak, by rozpoznawał, czy prace były napisane przez modele sztucznej inteligencji. W marcu tego roku Ministerstwo Obrony Narodowej ogłosiło rozpoczęcie prac nad Centrum Implementacji Sztucznej Inteligencji.

Sztuczną inteligencję możemy wykorzystywać do realizacji rutynowych, powtarzalnych działań czy skomplikowanych obliczeń, ale warto pamiętać, że to człowiek musi stać na początku i na końcu każdego procesu z wykorzystaniem AI. Musi zadać odpowiednie pytanie, a następnie przeanalizować odpowiedź. Dlatego w administracji najważniejsi są kompetentni pracownicy. ©℗