Pracownikowi budżetówki przysługuje kilometrówka, błędem jest dodatkowe rozliczenie faktur za paliwo

Z tytułu podróży krajowej oraz zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi sfery budżetowej przysługują:
1) diety;
2) zwrot kosztów:
a) przejazdów,
b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
c) noclegów,
d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Powyższe wynika z par. 2 rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: r.n.p.p.).

Zwrot kosztów przejazdu

Z kolei w myśl par. 3 ust. 1 r.n.p.p. środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.

Kilometrówka - kiedy przysługuje

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy (par. 3 ust. 3 r.n.p.p.). W powyższych przypadkach pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn:
– przejechanych kilometrów oraz
– stawki za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym. Chodzi o rozporządzenie Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

W doktrynie (M. Łabędź, „Komentarz do rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej [w:] „Prawo zatrudnienia. Komentarz do rozporządzeń”, Warszawa 2024, par. 3) wskazano m.in.: „W przypadku odbycia podróży służbowej pojazdem niebędącym własnością pracodawcy, pracownikowi przysługuje od pracodawcy zwrot kosztów w postaci ryczałtu (tzw. kilometrówka). Maksymalną wysokość tego ryczałtu za 1 km określają przepisy rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy”.

Naruszenie ustawy o finansach publicznych

W kontekście opisywanej sytuacji szczególnie pomocne będą ustalenia zawarte w wystąpieniu pokontrolnym Regionalnej Izby Obrachunkowej w Poznaniu z 24 czerwca 2025 r. (znak: WK.0911.72.2024). Izba podczas kontroli stwierdziła, że „w następstwie rozliczenia polecenia wyjazdu służbowego nr 044/23 z 16 maja 2023 r. dokonano zwrotu kosztów przejazdu w podróży służbowej samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy, jednocześnie wypłacając zwrot kosztów zakupu paliwa”. Zdaniem RIO stanowiło to naruszenie art. 44 ust. 2 ustawy o finansach publicznych (dalej: u.f.p.) oraz rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Przypomnijmy: art. 44 ust. 2 u.f.p. zobowiązuje jednostki samorządu terytorialnego do dokonywania wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków.

W wyniku interwencji RIO pracownik ostatecznie zwrócił na rachunek gminy środki w wysokości ok. 420 zł. W ramach wniosku pokontrolnego RIO nakazała jednostce przestrzeganie zasad rozliczania kosztów przejazdu w podróży służbowej samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy określonych w par. 3 ust. 4 rozporządzenia. ©℗