Księgi rachunkowe samorząd może przechowywać na serwerze, nie musi drukować stosów papieru

Czy powiat może wprowadzić przepisy wewnętrzne przewidujące przechowywanie ksiąg rachunkowych w formie elektronicznej (na serwerze) w postaci backupu bazy danych? Regionalna Izba Obrachunkowa w Gdańsku stwierdziła, że takie rozwiązanie jest zgodne z przepisami.

RIO w piśmie z 21 marca 2025 r. (znak RP.63.13.2025) odpowiadała na pytanie jednego z powiatów, który zastanawiał się, czy może ograniczyć ilość drukowanego co miesiąc papieru.

Czy księgi rachunkowe można przechowywać na serwerze

RIO przypomniała, że w myśl art. 13 ust. 6 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe należy wydrukować nie później niż na koniec roku obrotowego. Przy czym w myśl zdania drugiego tego przepisu za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych.

Z kolei zgodnie z art. 18 ustawy o rachunkowości na podstawie zapisów na kontach księgi głównej sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, zestawienie obrotów i sald, zawierające:

• symbole lub nazwy kont;
• salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego;
• sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.

Ważne bezpieczeństwo

RIO podkreśliła również, że przepisy wymagają odpowiedniego zabezpieczenia tak przechowywanych danych. Obowiązek ten wynika m.in. z art. 72 ust. 1 ustawy o rachunkowości, w myśl którego „księgi rachunkowe mogą mieć formę (…) zbiorów utrwalonych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem stosowania rozwiązań wymienionych w art. 71 ust. 2”.

W myśl zaś tego ostatniego przepisu przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na:

• stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych,
• doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej,
• systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych (pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych) oraz
• zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.

Informatyczny nośnik danych

RIO wyjaśniła przy tym, jak rozumieć pojęcie „informatyczny nośnik danych”, którym posługuje się ustawodawca. Jak zaznaczyła, ustawa o rachunkowości nie definiuje tego pojęcia, a jest ono istotne dla oceny dopuszczalności przechowywania ksiąg rachunkowych w formie elektronicznej. Natomiast taką definicję zawarto w ustawie z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne i to ją należy zastosować przy interpretacji przepisów o rachunkowości. Z art. 3 pkt 1 tej ustawy wynika, że „informatyczny nośnik danych – to materiał lub urządzenie służące do zapisywania, przechowywania i odczytywania danych w postaci cyfrowej. Natomiast w myśl jej art. 61 ust. 1 pkt 1, ilekroć w przepisach dotyczących informatyzacji zawartych w odrębnych ustawach jest mowa o: elektronicznym nośniku informacji, elektronicznym nośniku informatycznym, elektronicznym nośniku danych, komputerowym nośniku informacji, komputerowym nośniku danych, nośniku elektronicznym, nośniku magnetycznym, nośniku informatycznym albo nośniku komputerowym – należy przez to rozumieć, w przypadku wątpliwości interpretacyjnych, informatyczny nośnik danych, o którym mowa w art. 3 pkt 1 tej ustawy.

Czy serwer spełnia wymogi

Czy serwer jest informatycznym nośnikiem danych? W ocenie RIO, pomimo że określenie „serwer” nie ma normatywnej definicji, to można zaliczyć go do tej kategorii. Przemawia za tym m.in. definicja tego nośnika zawarta w Słowniku Języka Polskiego PWN, zgodnie z którą serwer to „komputer lub program przeznaczony do obsługi użytkowników przez udostępnianie ich komputerom swoich zasobów i wykonywanie otrzymanych poleceń”. Ponadto powołała się na orzeczenie Krajowej Izby Odwoławczej z 10 grudnia 2020 r. (sygn. akt KIO 3123/20), gdzie m.in. stwierdzono: Choć nie istnieje definicja legalna pojęć „serwer”, „macierz”, „serwer plików”, to jednak w języku branżowym pojęcia te są sprecyzowane i trafnie opisane. (….) Innymi słowy, serwerem nazywa się system oprogramowania biorący udział w udostępnianiu zasobów.(…). Serwerem nazywa się często również program świadczący takie usługi, zazwyczaj udostępnianie pewnych zasobów innym komputerom lub przekaz danych.

Ważne

Zdaniem RIO są podstawy, aby gmina mogła ująć w swojej polityce rachunkowości regulacje umożliwiające przechowywanie ksiąg rachunkowych w formie elektronicznej, w postaci tzw. backupu bazy danych na serwerze. ©℗