Stowarzyszenie nie może rozliczyć faktur z okresu sprzed podpisania umowy z gminą

Stowarzyszenie złożyło w gminie rozliczenie dotacji celowej na organizację wypoczynku dla młodzieży szkolnej. Ujęło w nim wydatek na energię elektryczną. Naszą uwagę zwróciło to, że ten rachunek dotyczył całego stycznia, tymczasem umowa została zawarta na okres 15–31 stycznia. Czy wójt powinien wszcząć postępowanie o zwrot dotacji?

Tak, gdyż rozliczenie dotacji nie może obejmować wydatków, które dotyczą okresu przed podpisaniem umowy dotacyjnej.

Zlecenie zadania

Z opisu wynika, że gmina udzieliła dotacji dla stowarzyszenia na podstawie przepisów ustawy z o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (dalej: u.d.p.p.). Zgodnie z art. 13 ust. 1 u.d.p.p organ administracji publicznej zamierzający zlecić realizację zadania publicznego organizacjom pozarządowym lub innym podmiotom ogłasza otwarty konkurs ofert. Termin do składania ofert nie może być krótszy niż 21 dni od dnia ukazania się ostatniego ogłoszenia.

W myśl art. 16 ust. 1 u.d.p.p. organizacje pozarządowe lub podmioty przyjmując zlecenie realizacji zadania publicznego zobowiązują się do wykonania tego zadania w zakresie i na zasadach określonych w umowie o wsparcie realizacji zadania publicznego lub o powierzenie realizacji zadania publicznego, a organ administracji publicznej zobowiązuje się do przekazania dotacji na realizację zadania.

Z art. 16 ust. 2 u.d.p.p. wynika natomiast, że umowa ta określa zasady i tryb przeprowadzenia konkursu na realizatorów projektów, w tym warunki i kryteria wyboru, oraz zasady i sposób monitorowania i oceny realizowanych projektów. Zgodnie z kolejnymi przepisami omawiana umowa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Może być ona zawarta na czas realizacji zadania lub na czas określony, nie dłuższy niż pięć lat.

Z realizacji zadania publicznego określonego w umowie wykonawca składa sprawozdanie. Zgodnie z art. 18 u.d.p.p. musi je sporządzić w terminie 30 dni od dnia zakończenia realizacji zadania. Okresem sprawozdawczym jest rok budżetowy. Organ administracji publicznej może wezwać do złożenia w roku budżetowym częściowych sprawozdań z wykonania zadania publicznego, jednak nie wcześniej niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia wezwania. Sprawozdanie zawiera:

• szczegółowy opis wykonania zadania publicznego, z uwzględnieniem osiągniętych celów oraz zrealizowanych działań;
• zestawienie wydatków poniesionych na wykonanie zadania publicznego wraz ze wskazaniem źródeł ich finansowania;
• informację o poniesionych nakładach na wykonanie zadania publicznego z podziałem na wkład osobowy i rzeczowy.

Ocena RIO i wyrok sądu

Sytuację bardzo podobną do opisanej w pytaniu oceniała Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku w wystąpieniu pokontrolnym z 24 grudnia 2024 r. (znak RIO.IV.6001–6/24). RIO zauważyła, że „część wydatku za energię elektryczną rozliczonego w ramach dotacji udzielonej Klubowi Żeglarskiemu (….) na organizację biwaków i regat żeglarskich dla młodzieży szkolnej z terenu miasta (…..) w okresie od 25 lipca 2023 r. do 8 października 2023 r. dotyczyła zużycia energii elektrycznej w okresie nie objętym umową, tj. od 26 czerwca 2023 r. do 24 lipca 2023 r. W związku z tym nie mogła stanowić kosztów realizacji zadania”. W ramach wniosku pokontrolnego RIO nakazała jednostce, aby zobowiązała „odpowiedzialnych pracowników do dołożenia należytej staranności przy weryfikacji prawidłowości rozliczenia udzielonych dotacji i ustalaniu kwot dotacji podlegających zwrotowi do budżetu miasta”.

RIO wskazała, że w badanej przez nią sprawie konieczne jest wdrożenie przez gminę procedury nakierowanej na zwrot dotacji. W myśl bowiem art. 252 ustawy o finansach publicznych (dalej: u.f.p.) „dotacje udzielone z budżetu jednostki samorządu terytorialnego:

• wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem,
• pobrane nienależnie lub w nadmiernej wysokości

– podlegają zwrotowi do budżetu wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, w ciągu 15 dni od dnia stwierdzenia okoliczności, o których mowa w pkt 1 lub pkt 2”.

Natomiast w art. 252 ust. 3 u.f.p. ustawodawca zdefiniował dotacje pobrane w nadmiernej wysokości jako „dotacje otrzymane z budżetu jednostki samorządu terytorialnego w wysokości wyższej niż określona w odrębnych przepisach, umowie lub wyższej niż niezbędna na dofinansowanie lub finansowanie dotowanego zadania”. Wskazał również, że zwrotowi do budżetu jednostki samorządu terytorialnego podlega ta część dotacji, która została wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem, nienależnie udzielona lub pobrana w nadmiernej wysokości.

Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 9 stycznia 2024 r. (sygn. akt I GSK 1763/22) zaakcentował, że jeśli organ dotujący stwierdzi, że dotacja została pobrana w nadmiernej wysokości, obowiązany jest zastosować procedurę mającą na celu zwrot nienależnej dotacji – zgodnie z dyspozycjami wynikającymi z art. 252 ustawy o finansach publicznych. „Nie ma przy tym znaczenia, że stwierdzenie pobrania dotacji w nadmiernej wysokości nastąpiło w związku czy bez związku z zachowaniem dotowanego (np. poprzez błąd dotującego). Na gruncie art. 252 ust. 1 pkt 2 i ust. 3 u.f.p. okoliczność stwierdzenia pobrania dotacji w nadmiernej wysokości ma charakter zobiektywizowany, tj. nie jest zależna od zaistnienia czynników subiektywnych, takich jak np. przyczynienie się dotowanego do wypłacenia mu dotacji bez podstawy prawnej, czy też nieprawidłowości w ustaleniu stawki dotacji przez organ” – podkreślił NSA.

Podsumowując: wójt gminy musi wdrożyć procedurę administracyjną, aby ustalić dotację pobraną w nadmiernej wysokości jako kwotę do zwrotu. ©℗