Wiceminister cyfryzacji: Cyfryzacja to miliony zysku [WYWIAD]

System e-Doręczeń jest gotowy. Każdy już dziś może założyć skrzynkę. Powszechne stosowanie systemu rozpoczyna się 1 stycznia poprzez obowiązek posiadania aktywnego adresu do doręczeń elektronicznych (ADE). Dotyczy to urzędów publicznych, przede wszystkim – jeśli chodzi o ich liczbę – jednostek samorządu terytorialnego. Ale to nie tylko urzędy gmin czy powiatów. To również szkoły, szpitale, żłobki – dziesiątki tysięcy instytucji, z którymi dzisiaj jesteśmy w kontakcie często jeszcze papierowo, za pomocą listów poleconych. Od 1 stycznia to się zmieni. Od strony systemu wszystko jest gotowe.

W wielu przypadkach jest to możliwe już dzisiaj. Logując się na swoją skrzynkę do e-Doręczeń, można wybrać z listy urzędów chociażby Ministerstwo Cyfryzacji i przesłać wiadomość bezpośrednio do nas. Serdecznie zachęcamy do zakładania skrzynek, żeby sprawdzić, przetestować system.

Każdy może znaleźć daną instytucję po jej nazwie lub adresie. Nikt nie jest zobowiązany do uczenia się na pamięć adresów do doręczeń elektronicznych czy ich wyszukiwania. To intuicyjne rozwiązanie i łatwo będzie znaleźć urząd, do którego chce się napisać.

Od wielu miesięcy spotykam się z przedstawicielami jednostek samorządu terytorialnego w ramach grupy roboczej do spraw e-Doręczeń. Jeżdżę również po Polsce i rozmawiam z urzędniczkami i urzędnikami. Jest bardzo dużo pytań i konstruktywnych uwag. Kilkadziesiąt samorządów było z nami w bardzo bliskiej współpracy, a kilkaset ogółem zaangażowało się w prace grupy roboczej. Wkład każdej jednostki był dla nas bardzo cenny. Dzięki temu przez ostatnie miesiące mogliśmy udoskonalić system – zarówno od strony technicznej, jak i za sprawą nowelizacji przepisów. Bardzo mnie cieszy, że coraz więcej samorządów dołącza do doręczeń elektronicznych. Już 68,5 proc. gmin, 88 proc. powiatów i 87,5 proc. urzędów marszałkowskich – mają adresy do e-Doręczeń.

Dlatego w ostatnich miesiącach opracowaliśmy rozwiązanie, które wspiera samorządy i podległe im jednostki we wdrażaniu e-Doręczeń. Od przyszłego roku z Krajowego Planu Odbudowy przeznaczymy ponad 200 mln zł na wdrażanie elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD). Chcemy dać możliwość szybkiego wyjścia z obiegu papierowego. Nie jest sztuką wprowadzić zobowiązanie. Ważne jest, aby umożliwić jego realizację.

Tworzymy możliwość przejścia na obieg w pełni elektroniczny. Dotychczas mówiono tylko o datach wdrożenia kolejnych obowiązków, my dajemy szansę, żeby samorządy mogły je realizować.

Okres przejściowy z pewnością nie jest przełożeniem. Przepisy ustawy o doręczeniach elektronicznych wchodzą w życie 1 stycznia 2025 r. Tutaj nic się nie zmienia, natomiast okres przejściowy jest ważny, aby utrzymać równoważność doręczenia za pomocą zarówno nowego systemu, jak i – znanego, starego już – systemu ePUAP. Nie żyjemy w instytucjonalnej próżni i twarde przejście ze wszystkimi sprawami do e-Doręczeń w ciągu jednego dnia byłoby z pewnością utrudnieniem, a nie ułatwieniem wdrożenia doręczeń elektronicznych. To czas dla urzędów na dopracowanie przejścia z jednego systemu na drugi, żeby dokończyć wszystkie sprawy, które zostały rozpoczęte w ePUAP-ie. Natomiast z punktu widzenia użytkownika nie będzie różnicy, ponieważ skrzynka e-Doręczeń jest zintegrowana ze skrzynką ePUAP. Dlatego obywatel nie odczuje różnicy, którym systemem otrzyma korespondencję, jeżeli tylko założy adres do doręczeń elektronicznych.

Skrzynki założone na długo przed wdrożeniem e-Doręczeń, o których użytkownicy mogli zapomnieć, będą jeszcze wymagały odświeżenia, bo inaczej – nieużywane – wygasną. Na adres e-mailowy przyjdzie powiadomienie i to jest ten podstawowy kontakt. Dziś też powiadomienia z profilu zaufanego przychodzą e-mailowo. Dla użytkowników ePUAP nie będzie to więc żadna nowość.

Nie spodziewamy się większych problemów, natomiast oczywiście każdy przypadek będziemy traktować indywidualnie. Dlatego też prowadzimy akcje informacyjne dla obywateli i szkolenia dla urzędników. Trzeba sobie jasno powiedzieć, że ze względów bezpieczeństwa, funkcjonalności należało wprowadzić ten system. Ciągłe odwlekanie spowodowałoby duże problemy, biorąc pod uwagę starzejący się ePUAP i wymagania unijne.

Do niczego nie będziemy obywateli zmuszać. Nie mamy takiego zamiaru. Doręczenia elektroniczne mają być ułatwieniem i jest to rozwiązanie dobrowolne. Nie ma obowiązku zakładania ADE dla obywateli.

Planujemy wdrożenie kolejnych usług elektronicznych. Z tego względu, że cyfryzacja to oszczędność czasu i pieniędzy. Najlepszym przykładem jest Piaseczno, które zaoszczędziło 300 tys. zł i kilka tygodni dzięki temu, że postanowiło wdrożyć e-Doręczenia już teraz. Dlatego rozszerzamy bazę usług załatwianych online, ale to nie oznacza, że urzędy będą zamknięte na obywateli, którzy chcą pozostać przy osobistym załatwianiu spraw albo komunikacji papierowej.

Ucyfrowienie usług to oszczędności rzędu co najmniej kilkuset milionów złotych. Wysyłka 100 tys. listów usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego to oszczędność 528 tys. zł. To średnio ponad 5 zł mniej na każdą sztukę korespondencji. Jeśli samorządowcy przełożą tę kwotę na liczbę listów wychodzących z ich urzędów, to zobaczą skalę oszczędności. Jak wspomniałem, to też bardzo duża oszczędność czasu. Kilka tygodni pracy skraca się do kilku dni, jak to było w przypadku Piaseczna. Można załatwić o wiele większą liczbę spraw w tym samym czasie.

Nie identyfikujemy żadnych problemów. Poczta Polska przeszła wszystkie testy wymagane do wdrożenia e-Doręczeń. Już dzisiaj, jako operator wyznaczony, obsługuje system i nie mamy żadnych sygnałów ostrzegawczych.

Konkurs będzie ogólnodostępny, przeprowadzany przez niezależny urząd. Mamy więc ten komfort, że ministerstwo nie będzie odgrywało w nim żadnej bezpośredniej roli. Gwarancją tego, że nikt nie będzie faworyzowany, ma być powierzenie tego zadania właśnie UKE.

Od lipca jasno komunikowaliśmy, że termin 1 stycznia 2025 r. nie będzie zmieniany, i słowa dotrzymaliśmy. W tej chwili nie ma analiz wskazujących na prawdopodobieństwo przedłużenia rocznego okresu przejściowego. Zwłaszcza że przepisy wprowadzające system wchodzą w życie i nie da się tego cofnąć.

Grupa robocza z przedstawicielami samorządów cały czas pracuje. Mamy pełną świadomość, że żaden system nie jest idealny. Dlatego w 2025 r. będziemy dalej go dopracowywać, w dialogu z samorządowcami i UKE, który też zgłasza, że warto byłoby pomyśleć np. nad kwestią nadzoru nad operatorem wyznaczonym.

UKE wskazuje na konieczność wzmocnienia nadzoru oprócz dzisiejszych form. Uważamy, że to propozycja do dyskusji i może być to jeden z elementów uszczelnienia systemu. Pracujemy nad różnymi rozwiązaniami, ale spodziewamy się również, że niektóre jednostkowe wątpliwości zostaną rozstrzygnięte przez doktrynę i orzecznictwo. Pamiętajmy, że każde nowe przepisy, nowy system, z czasem wzbogacają się w doktrynę i interpretacje, które też ten system rozwijają. Ustawa nie rozwiąże wszystkich, najbardziej szczegółowych wątpliwości. Nie ma takiego systemu, który nie podlegałby korektom w trakcie stosowania. e-Doręczenia to system na lata, ePUAP służy nam już 17 lat.

e-Doręczenia są systemem docelowym, do którego dołączą rozwiązania z unijnego rozporządzenia eIDAS dotyczące m.in. portfela dokumentów i innych usług elektronicznych. Doręczenia elektroniczne będą jednym z rdzeni usług cyfrowych i pozostaną z nami na długie lata.

Pełne ucyfrowienie usług w 2035 r. to punkt, do którego dążymy. Natomiast nie chodzi nam o proste przełożenie usług papierowych do mObywatela czy po prostu do internetu. Za ucyfrowieniem usług idą również: komunikacja między rejestrami, uproszczenie procedur, brak konieczności wielokrotnego przekazywania przez obywateli tych samych danych, a także inny sposób ich udostępniania. Usługa online to nie jest papierowy formularz przeniesiony do sieci. Nasze usługi w przyszłości mają być nie tylko elektroniczne, ale też o wiele łatwiejsze w korzystaniu. ©℗