Urząd narusza prawo, jeśli umawia się z kontrahentami 
na terminy płatności faktur przekraczające 30 dni

W umowach z kontrahentami urząd gminy ustalał, że będzie im płacić za wykonane usługi w terminie 40 lub 50 dni od otrzymania faktur. Przyjęliśmy taką praktykę z uwagi na interes gminy oraz kierując się ogólnymi zasadami wydatkowymi, które nakazują dbałość o finanse. Ostatnio jednak regionalna izba obrachunkowa podważyła takie zapisy w umowach. Czy ma rację, twierdząc, że naruszyliśmy przepisy?

Pytanie dotyczy kwestii stosowania ogólnych zasad wydatkowych. W myśl art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych wydatki publiczne powinny być dokonywane:

1) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:

a) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,

b) optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;

2) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;

3) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Transakcje handlowe

Powyższy przepis adresowany jest m.in. do jednostek samorządu terytorialnego. Nie oznacza to jednak, że zasady te legalizują działania JST, które naruszają inne przepisy. A do takiego naruszenia przepisów doszło w opisanej w pytaniu sytuacji. Nie ma bowiem wątpliwości, że gmina stosując korzystne ze swojego punktu widzenia 40- lub 50-dniowe terminy płatności za wykonane usługi, naruszyła przepisy ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (dalej: u.p.n.o.t.). Ustawa ta ma chronić przedsiębiorców przed nieuczciwymi praktykami, szczególnie nadmiernym wydłużaniem terminów płatności. Dotyczy również transakcji zawieranych pomiędzy JST a podmiotami realizującymi na rzecz tych jednostek różne zadania albo usługi.

Zgodnie z art. 8 ust. 1 u.p.n.o.t.: „w transakcjach handlowych, w których dłużnikiem jest podmiot publiczny (np. gmina), wierzycielowi, bez wezwania, przysługują odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych, za okres od dnia wymagalności świadczenia pieniężnego do dnia zapłaty, jeżeli są spełnione łącznie następujące warunki:

1) wierzyciel spełnił swoje świadczenie;

2) wierzyciel nie otrzymał zapłaty w terminie określonym w umowie”.

Termin zapłaty określony w umowie nie może przekraczać 30 dni liczonych od dnia doręczenia dłużnikowi faktury lub rachunku, potwierdzających dostawę towaru lub wykonanie usługi, a w transakcjach handlowych, w których dłużnikiem jest podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym, termin ten nie może przekraczać 60 dni. W przypadku gdy strony ustalą harmonogram spełnienia świadczenia pieniężnego w częściach, termin ten stosuje się do zapłaty każdej części świadczenia pieniężnego (art. 8 ust. 2 u.p.n.o.t).

W doktrynie (K. Menszig-Wiese [red.], „Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych”, Warszawa 2023) akcentuje się: „Najważniejszą różnicą między regulacją art. 7 a przewidzianą dla podmiotów publicznych (będących dłużnikami) regulacją art. 8 u.p.n.o.t. jest długość maksymalnego terminu ustawowego. Dla podmiotów publicznych niebędących podmiotami leczniczymi wynosi on 30 dni liczonych od dnia doręczenia dłużnikowi faktury lub rachunku, potwierdzających dostawę towaru lub wykonanie usługi, jest zatem krótszy niż termin 60 dni przewidziany dla przedsiębiorców. Termin ten jest także sztywny w tym sensie, iż ustawa nie pozwala na jego przedłużenie”.

Zatem z przywołanych wyżej przepisów wynikają określone terminy, które musi stosować podmiot publiczny. Co do zasady w sytuacji gdy gmina ma uregulować zobowiązanie wobec kontrahenta, jest to 30 dni.

RIO potwierdza

Na konieczność stosowania przepisów u.p.n.o.t. przez gminy uwagę zwróciła Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi w wystąpieniu pokontrolnym z 7 sierpnia 2024 r. (znak WK-602/35/2024). Izba wykryła w jednej z kontrolowanych jednostek następującą nieprawidłowość: „W umowie zawartej pomiędzy gminą (...) a prowadzącym działalność gospodarczą pod nazwą (...) na montaż monitoringu składającego się z kamer (8 sztuk) wraz z przewodami zasilającymi oraz uchwytami mocującym, ustalono termin płatności na 35 dni od daty otrzymania przez zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury. Zastosowanie takiego terminu płatności było nieprawidłowe z punktu widzenia art. 8 u.p.n.o.t.”. W ramach wniosku pokontrolnego RIO nakazała gminie, aby w umowach w sprawie udzielenia zamówienia publicznego ustalać terminy płatności faktury na nie dłużej niż 30 dni.

Podsumowując, trzeba więc stwierdzić, że zastrzeżenia RIO są uzasadnione. Gmina nie może bowiem stosować dowolnych terminów płatności w relacjach z kontrahentami (wykonawcami). Co do zasady maksymalny termin płatności dla JST to 30 dni liczonych od dnia doręczenia faktury lub rachunku. ©℗