Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych [PYTANIA I ODPOWIEDZI]

W naszym regulaminie jest zapis, że 30 września to graniczny termin naliczania odpisu na ZFŚS. Czy jest on prawidłowy?

Terminy przekazywania środków na rachunek bankowy funduszu (obowiązujące także w przypadku dokonywania odpisu na ZFŚS dla nauczycieli) nie są terminami naliczenia odpisu, lecz terminami wpłaty równowartości środków naliczonych – zgodnie z przepisami – na rachunek bankowy funduszu.

Zgodnie z zasadami zawartymi w ustawie o ZFŚS równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych za dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu w terminie do 30 września tego roku, z tym że w terminie do 31 maja tego samego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75 proc. równowartości odpisów podstawowych (art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS). Chodzi więc o przekazanie na rachunek, a nie samo naliczenie. Jeśli pracodawca nie przekaże do 30 września pozostałej kwoty odpisu, to organizacja związkowa może wystąpić do sądu pracy z roszczeniem o przekazanie należnych środków. Jeśli pracodawca nie dotrzyma terminów, grozi mu kara grzywny. Przy czym, co ważne, w takich sytuacjach nie ma on obowiązku uiszczenia odsetek od kwot nieprzekazanych w terminie na rachunek bankowy funduszu.

► Od września odpowiadam za obsługę funduszu socjalnego w szkole. Dowiedziałam się, że obowiązują inne zasady ustalania odpisu dla pracowników administracyjnych i inne dla nauczycieli. Czy w związku z tym trzeba te odpisy odprowadzać na osobne konta?

Odpisy na ZFŚS są dokonywane w szkole na:

• nauczycieli,
• byłych nauczycieli – emerytów i rencistów – oraz pobierających nauczycielskie świadczenie kompensacyjne,
• pracowników szkoły niebędących nauczycielami – aktualnie zatrudnionych oraz byłych pracowników – emerytów i rencistów.

Odpisy na poszczególne grupy tworzą jeden fundusz w szkole. Dlatego przekazujemy je na wspólne konto ZFŚS i nie należy tworzyć osobnych kont.

Przypomnijmy, że w jednostkach oświatowych ZFŚS jest tworzony na zasadach szczególnych, wynikających z ustawy z 26 stycznia 1982 r. – Karta nauczyciela (dalej: KN), a jedynie w sprawach w niej nieuregulowanych mają zastosowanie przepisy ustawy o ZFŚS. Oznacza to, że stosujemy ustalone w niej terminy przekazywania równowartości środków odpisu na rachunek bankowy funduszu – 31 maja jako termin przekazania minimum 75 proc. środków i 30 września jako ostateczny termin przekazania całości środków.

Utworzenie ZFŚS jest jednym z obowiązków dyrektora jednostki oświatowej, który administruje zakładowym funduszem świadczeń socjalnych. Dlatego musi on dopilnować, aby te terminy były zawsze dotrzymywane.

► W jaki sposób ustalać odpisy na fundusz socjalny w szkole? Do tej pory miałam do czynienia ze zwykłymi jednostkami budżetowymi, a w tym roku mam się zająć również naliczeniem odpisu na ZFŚS w szkołach.

Na ogólnych zasadach, wynikających z ustawy o ZFŚS, odpis oblicza się dla pracowników administracji i obsługi oraz emerytów i rencistów objętych opieką socjalną, którzy nie byli pracownikami pedagogicznymi. W stosunku do nich zastosuje więc Pani znane sobie już zasady. Sposób ustalenia odpisu na fundusz określa art. 5 ustawy o ZFŚS.

Natomiast zasad ogólnych nie stosuje się w stosunku do nauczycieli podlegających KN. Karta nauczyciela odmiennie określa zasady dokonywania odpisów na ZFŚS dla nauczycieli oraz byłych nauczycieli – emerytów i rencistów – oraz nauczycieli pobierających nauczycielskie świadczenie kompensacyjne. I tak zgodnie z art. 53 KN dla nauczycieli dokonuje się corocznie odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w wysokości ustalanej jako iloczyn planowanej, przeciętnej w danym roku kalendarzowym liczby nauczycieli zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze zajęć (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć), skorygowanej w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych nauczycieli (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) i 110 proc. kwoty bazowej, określanej dla pracowników państwowej sfery budżetowej na podstawie art. 5 pkt 1 lit. a i art. 6 ust. 1 pkt 2 ustawy o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz o zmianie niektórych ustaw, ustalanej corocznie w ustawie budżetowej. W 2024 r. wysokość odpisu na jednego nauczyciela zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy przez cały rok wynosi 5693,62 zł (110 proc. kwoty bazowej).

Od 1 stycznia 2024 r. przy naliczaniu odpisu na emerytowanych nauczycieli nie ma już znaczenia wysokość pobieranej emerytury, renty czy świadczenia kompensacyjnego. Zgodnie bowiem ze zmienionym od tego roku art. 53 ust. 2 KN dla nauczycieli będących emerytami lub rencistami oraz nauczycieli pobierających nauczycielskie świadczenie kompensacyjne dokonuje się odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w wysokości ustalonej jako iloczyn planowanej, przeciętnej w danym roku kalendarzowym liczby nauczycieli będących emerytami lub rencistami oraz nauczycieli pobierających nauczycielskie świadczenie kompensacyjne, skorygowanej w końcu danego roku kalendarzowego do faktycznej przeciętnej liczby tych nauczycieli i 42 proc. kwoty bazowej, o której mowa w art. 30 ust. 3, obowiązującej w dniu 1 stycznia danego roku.

Kwota bazowa dla nauczycieli oraz nauczycieli emerytów, rencistów lub pobierających nauczycielskie świadczenie kompensacyjne została podana w ustawie budżetowej na 2024 r. i wynosi 5176,02 zł.

► Jakie operacje księgowe należy ująć w związku z przekazaniem odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych?

Ewidencja księgowa ZFŚS może przebiegać następująco:

1. Zaksięgowanie przypisu z tytułu odpisu na ZFŚS:

• Wn 240 „Pozostałe rozrachunki” (analityka ZFŚS),
• Ma 851 „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”.

2. WB – przekazanie z rachunku bieżącego – subkonto wydatków I raty odpisu (75 proc. wartości odpisu) na rachunek ZFŚS:

• Wn 141 „Środki pieniężne w drodze”,
• Ma 130 „Rachunek bieżący jednostki – subkonto wydatków” (analityka par. 4440).

3. PK – przypis kosztów z tytułu odpisu na ZFŚS w części, w jakiej przekazano I ratę (75 proc.) na rachunek ZFŚS:

• Wn 405 „ Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” (analityka ZFŚS),
• Ma 240 „Pozostałe rozrachunki” (analityka ZFŚS).

4. WB – wpływ na rachunek ZFŚS środków z tytułu odpisu:

• Wn 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”,
• Ma 141 „Środki pieniężne w drodze”.

5. WB – przekazanie z rachunku II raty (25 proc.) wartości odpisu na ZFŚS:

• Wn 141 „Środki pieniężne w drodze”,
• Ma 130 „Rachunek bieżący jednostki – subkonto wydatków” (analityka par. 4440).

6. PK – przypis kosztów z tytułu odpisu na ZFŚS w części, w jakiej przekazano środki na rachunek ZFŚS (II rata 25 proc.):

• Wn 405 „ Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” (analityka ZFŚS),
• Ma 240 „Pozostałe rozrachunki” (analityka ZFŚS).

7. WB – wpływ na rachunek ZFŚS środków z tytułu II raty odpisu (25 proc.):

• Wn 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”,
• Ma 141 „Środki pieniężne w drodze”.

8. PK – korekta odpisu w końcu roku na ZFŚS (in minus) – zmniejszenie zobowiązania:

• Wn 851 „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”,
• Ma 240 „Pozostałe rozrachunki” (analityka ZFŚS).

9. PK – zmniejszenie kosztów z tytułu korekty odpisu w końcu roku na ZFŚS:

• Wn 240 „Pozostałe rozrachunki” (analityka ZFŚS),
• Ma 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” (analityka ZFŚS).

10. PK – zwrot środków z rachunku bankowego ZFŚS, na rachunek wydatków z tytułu korekty na ZFŚS (in minus):

• Wn 141 „Środki pieniężne w drodze”,
• Ma 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”.

11. PK – wpływ na rachunek wydatków bieżących środków zwróconych z rachunku ZFŚS w związku z korektą odpisu na ZFŚS:

• Wn 130 „Rachunek bieżący jednostki – subkonto wydatków” (analityka par. 4440),
• Ma 141 „Środki pieniężne w drodze”.

11a. PK – techniczny zapis ujemny (do pkt 11) dla zachowania czystości zapisów na rachunku bankowym:

• Wn/Ma 130 „Rachunek bieżący jednostki – subkonto wydatków” (analityka par. 4440).

12. PK – korekta odpisu w końcu roku na ZFŚS (in plus) – zwiększenie zobowiązania:

• Wn 240 „Pozostałe rozrachunki” (analityka ZFŚS),
• Ma 851 „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”.

13. PK – obciążenie kosztów w związku z korektą odpisów na ZFŚS (in plus):

• Wn 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” (analityka ZFŚS),
• Ma 240 „Pozostałe rozrachunki” (analityka ZFŚS).

14. PK – przekazanie z rachunku bieżącego środków na rachunek bankowy ZFŚS (w związku z dokonaniem korekty odpisu na ZFŚS in plus):

• Wn 141 „Środki pieniężne w drodze”,
• Ma 130 „Rachunek bieżący jednostki – subkonto wydatków” (analityka par. 4440).

15. PK – wpływ na rachunek bankowy ZFŚS środków (w związku z korektą odpisu na ZFŚS in plus):

• Wn 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”,
• Ma 141 „Środki pieniężne w drodze”. ©℗