Czy przesunięcie wypłaty dodatku specjalnego dla urzędników jest nielegalne?

Z powodu przejściowych kłopotów z płynnością budżetu naszej gminy chcemy przesunąć o kilka miesięcy wypłatę dodatku specjalnego dla urzędników, którzy we wrześniu będą wykonywali dodatkowe obowiązki. Zdaniem wójta jest to dodatek fakultatywny, więc termin jego wypłaty można ustalać elastycznie. Czy takie postępowanie jest dopuszczalne?

Aby odpowiedzieć na powyższe pytanie, trzeba przeanalizować przepisy kodeksu pracy (dalej: k.p.) oraz ustawy o pracownikach samorządowych (dalej: u.p.s.).

Kodeks pracy

Zgodnie z art. 80 k.p. wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną. Za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wówczas, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią. Zaś art. 85 par. 1 k.p. mówi, że wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. W doktrynie [W. Muszalski, K. Walczak (red.), „Kodeks pracy. Komentarz”, Warszawa 2024] akcentuje się: „Wynagrodzenie za pracę stanowi świadczenie wzajemne pracodawcy, dlatego też następuje po wykonaniu świadczenia ze strony pracownika, czyli «z dołu» po wykonaniu pracy. Stosunek pracy ma charakter ciągły, wobec czego wypłata wynagrodzenia, jako świadczenia wzajemnego, następuje okresowo «z dołu» w ustalonych terminach zgodnie z ogólnymi postanowieniami KP”.

Przepisy samorządowe

Artykuł 36 ust. 1 u.p.s. stanowi, że: „pracownikowi samorządowemu przysługuje wynagrodzenie stosowne do zajmowanego stanowiska oraz posiadanych kwalifikacji zawodowych”. W ust. 2 zaś ustawodawca wskazał, że chodzi tu o: wynagrodzenie zasadnicze, dodatek za wieloletnią pracę, nagrodę jubileuszową oraz jednorazową odprawę w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy oraz dodatkowe wynagrodzenie roczne na zasadach określonych w odrębnych przepisach. Pracownikowi samorządowemu może też zostać przyznany dodatek funkcyjny (ust. 4).

W podanym stanie faktycznym chodzi jednak o dodatek specjalny dla pracownika samorządowego. Zgodnie z przepisami dodatek ten:

• przysługuje wójtowi (burmistrzowi, prezydentowi miasta), staroście oraz marszałkowi województwa (art. 36 ust. 3), a ponadto
• może zostać przyznany pracownikowi samorządowemu z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań (art. 36 ust. 5).

W orzecznictwie sądowym wskazuje się, że dodatek specjalny jest jednolitym rodzajowo składnikiem wynagrodzenia pracowników samorządowych, wobec tego na podstawie obowiązujących przepisów nie można uznać, że istnieją różne dodatki specjalne. Prawo do dodatku specjalnego zostało natomiast zróżnicowane podmiotowo. Pracownikom samorządowym pochodzącym z wyboru i pełniącym funkcje wójta (burmistrza, prezydenta miasta), starosty oraz marszałka województwa dodatek ten przysługuje obligatoryjnie, natomiast co do pozostałych pracowników samorządowych – jest świadczeniem fakultatywnym. Ustawodawca uznał bowiem, że osoby piastujące stanowiska wójta (burmistrza, prezydenta miasta), starosty oraz marszałka województwa już tylko z tego tytułu mają zwiększony zakres obowiązków służbowych. Zarówno takich, które z racji pełnionej funkcji są immanentnie z nią związane, jak i takich, które mogą się w przyszłości zaktualizować. W stosunku do pozostałych prawników samorządowych dopiero zwiększenie obowiązków służbowych lub powierzenie dodatkowych zadań uzasadnia przyznanie dodatku specjalnego (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 3 lipca 2019 r., sygn. akt II OSK 1477/19).

Zatem z powyższego wynika, że dodatek specjalny stanowi składnik wynagrodzenia pracownika samorządowego.

Czy gmina może przesunąć wypłatę omawianego dodatku? Żeby odpowiedzieć na to pytanie, trzeba przeanalizować art. 39 u.p.s. Przepis ten jest podstawą prawną do wprowadzenia regulaminu wynagradzania w urzędzie. I tak w myśl jego ust. 1 pracodawca w regulaminie wynagradzania musi określić:

1) wymagania kwalifikacyjne pracowników samorządowych;

2) szczegółowe warunki ich wynagradzania, w tym maksymalny poziom wynagrodzenia zasadniczego.

Zgodnie z ust. 2 pracodawca w regulaminie wynagradzania może też określić:

1) warunki przyznawania oraz warunki i sposób wypłacania premii i nagród innych niż nagroda jubileuszowa;

2) warunki i sposób przyznawania dodatków, o których mowa w art. 36 ust. 4 i 5 oraz innych dodatków.

W świetle powyższego nie ma wątpliwości, że dodatek specjalny jest fakultatywnym składnikiem wynagrodzenia. Jednak, co ważne, nie oznacza to, że pracodawca może go wypłacać w dowolny sposób, a więc w dowolnym terminie.

Orzecznictwo

Podobnie przepisy zinterpretowała Regionalna Izba Obrachunkowa w Krakowie w wystąpieniu pokontrolnym z 13 maja 2024 r. (znak RIO.II.600.8.2024). W jednej z gmin izba stwierdziła „przyznawanie i wypłacanie pracownikom dodatków specjalnych w miesiącach późniejszych niż realizacja dodatkowych zadań”. W ramach zalecenia pokontrolnego nakazała kierownikowi jednostki (burmistrzowi), aby: „Dodatek specjalny z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań, przyznawać i wypłacać w miesiącu wykonywania tych obowiązków i zadań, mając na uwadze przepisy art. 36 ust. 5ustawy o pracownikach samorządowych oraz art. 80 i art. 85 par. 1 ustawy – Kodeks pracy”.

Podsumowując, w sytuacji opisanej w pytaniu nie ma podstaw, by urząd gminy przełożył wypłatę dodatku specjalnego na termin wypadający za kilka miesięcy. Byłoby to sprzeczne z ogólnymi przepisami prawa pracy i zasadami wypłaty wynagrodzeń pracownikom samorządowym. Dodatek ten musi być wypłacany w miesiącu wykonywania dodatkowych lub zwiększonych obowiązków. ©℗