Wójt odpowie za nieprawidłowe wypłaty nagród jubileuszowych

Co szóste kontrolowane przez regionalne izby obrachunkowe świadczenie było w 2023 r. wypłacane z naruszeniem przepisów. I choć naliczają je i o terminie wypłat decydują w praktyce działy kadrowe urzędów JST, to włodarze muszą pamiętać, że to oni w razie nieprawidłowości mogą ponieść sankcje za naruszenie dyscypliny finansów publicznych

Pracownikom samorządowym przysługuje nagroda jubileuszowa. Jest ona wypłacana w związku z długoletnim wykonywaniem pracy. Tymczasem z najnowszego sprawozdania z działalności regionalnych izb obrachunkowych i wykonania budżetu przez jednostki samorządu terytorialnego w 2023 r. (które zostało przyjęte uchwałą nr 4/2024 Krajowej Rady Regionalnych Izb Obrachunkowych z 6 czerwca 2024 r.) wynika, że gminy mają wiele problemów z naliczaniem i wypłacaniem nagród jubileuszowych. „Spośród poddanych kontroli 294 nagród jubileuszowych w zakresie prawidłowości ich ustalenia i wypłacenia, stwierdzono 52 przypadki nieprawidłowości” – wynika z dokumentu.

Naruszenia przepisów polegały głównie na:

• nieprawidłowym obliczeniu okresów zatrudnienia uprawniających do nagrody,
• obliczeniu nagrody na podstawie nieprawidłowego wynagrodzenia (nieprzysługującego pracownikowi w dniu nabycia prawa do nagrody lub jej wypłaty, obliczonego z naruszeniem zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop),
• nieterminowym wypłaceniu nagrody (w tym przed nabyciem do niej prawa).

Poniżej przypominamy podstawowe regulacje dotyczące nagród jubileuszowych oraz wskazujemy przykłady naruszeń, które w trakcie kontroli wykonania budżetów stwierdzały regionalne izby obrachunkowe. Znajomość przepisów i najczęstszych nieprawidłowości jest istotna nie tylko dla działów kadr. Również wójtowie powinni pilnować, aby działy te przestrzegały zasad wypłaty nagród i ich naliczania, a także aby wypłacały je w odpowiednim terminie. Bo to właśnie wójt, burmistrz czy prezydent mogą ponosić odpowiedzialność za ewentualne zaniechania lub nadużycia popełniane przez pracowników z działów kadr.

podstawowe regulacje

Dotyczące nagród jubileuszowych regulacje zawiera ustawa o pracownikach samorządowych (dalej: u.p.s.). Nagrody jubileuszowe są tam jednak uregulowane bardzo ogólnie. Podstawę do wypłaty stanowi art. 36 ust. 2 u.p.s., z którego wynika, że pracownikowi samorządowemu przysługują:

• wynagrodzenie zasadnicze,
• dodatek za wieloletnią pracę,
• nagroda jubileuszowa,
• jednorazowa odprawa w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy oraz
• dodatkowe wynagrodzenie roczne na zasadach określonych w odrębnych przepisach.

Z kolei zgodnie z art. 38 ust. 2 u.p.s. nagroda jubileuszowa przysługuje w wysokości:

1) po 20 latach pracy – 75 proc. wynagrodzenia miesięcznego,

2) po 25 latach pracy – 100 proc. wynagrodzenia miesięcznego,

3) po 30 latach pracy – 150 proc. wynagrodzenia miesięcznego,

4) po 35 latach pracy – 200 proc. wynagrodzenia miesięcznego,

5) po 40 latach pracy – 300 proc. wynagrodzenia miesięcznego,

6) po 45 latach pracy – 400 proc. wynagrodzenia miesięcznego.

Artykuł 38 ust. 4 u.p.s. doprecyzowuje, że wynagrodzenie, o którym wyżej mowa, oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (zasady te określa przede wszystkim rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop; dalej: rozporządzenie urlopowe). Z kolei według art. 38 ust. 5 u.p.s. do okresów pracy uprawniających do nagrody jubileuszowej wlicza się wszystkie poprzednio zakończone okresy zatrudnienia oraz inne okresy, jeżeli z mocy odrębnych przepisów podlegają one wliczeniu do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze.

Nabycie prawa

Szczegółowe zasady naliczania i wypłaty nagród jubileuszowych zawiera rozporządzenie w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (dalej: r.w.p.s.). Z par. 8 ust. 1 tego rozporządzenia wynika m.in., że pracownik samorządowy nabywa prawo do nagrody jubileuszowej w dniu upływu okresu uprawniającego do tej nagrody. Jeżeli pracownik był zatrudniony równocześnie w ramach więcej niż jednego zakończonego stosunku pracy, to do okresu uprawniającego do nagrody jubileuszowej wlicza się jeden z tych okresów zatrudnienia (par. 8 ust. 2 r.w.p.s.). Jeśli pracownik samorządowy wykonuje pracę w urzędzie lub jednostce w czasie urlopu bezpłatnego udzielonego przez pracodawcę w celu wykonywania tej pracy, to okres zatrudnienia u tego pracodawcy poprzedzający dzień rozpoczęcia urlopu bezpłatnego wlicza się do okresu pracy uprawniającego do nagrody jubileuszowej (par. 8 ust. 3 r.w.p.s.).

Są jednak wyjątki od zasady nabycia prawa do nagrody w dniu upływu okresu uprawniającego do tej nagrody. Mianowicie w razie ustania stosunku pracy w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy pracownikowi samorządowemu, któremu do nabycia prawa do nagrody jubileuszowej brakuje mniej niż 12 miesięcy, licząc od dnia ustania stosunku pracy, nagrodę tę wypłaca się w dniu ustania stosunku pracy (par. 8 ust. 7 r.w.p.s.). Oczywiście pracownik samorządowy, któremu wypłacono nagrodę jubileuszową w takiej sytuacji, nie nabywa prawa do tej nagrody w dniu upływu okresu uprawniającego do nagrody danego stopnia (o czym stanowi par. 8 ust. 8 r.w.p.s.).

Z przepisów wynika też jednoznacznie, że nagrodę jubileuszową wypłaca się niezwłocznie po nabyciu przez pracownika samorządowego prawa do tej nagrody (par. 8 ust. 4 r.w.p.s.).

Jak się liczy

Podstawę obliczenia nagrody jubileuszowej stanowi wynagrodzenie przysługujące pracownikowi samorządowemu w dniu nabycia prawa do nagrody, a jeżeli dla pracownika jest to korzystniejsze – wynagrodzenie przysługujące mu w dniu jej wypłaty (par. 8 ust. 5 r.w.p.s.). Przy czym jeżeli pracownik nabył prawo do nagrody jubileuszowej, będąc zatrudnionym w innym wymiarze czasu pracy niż w dniu jej wypłaty, podstawę obliczenia nagrody stanowi wynagrodzenie przysługujące mu w dniu nabycia prawa do tej nagrody (par. 8 ust. 6 r.w.p.s.).

błędy w praktyce

Mimo że powyżej przytoczone przepisy dotyczące nagród jubileuszowych nie wydają się skomplikowane, to jednak w praktyce zdarzają się nieprawidłowości związane z przyznawaniem świadczeń. Przytaczamy kilka przypadków błędów, które RIO wskazały w wystąpieniach pokontrolnych.

► Błąd 1: wypłata po terminie

Przepisy stanowią, że nagrodę należy wypłacić niezwłocznie po nabyciu przez pracownika samorządowego prawa do niej. Okazuje się, że termin ten rozumiany jest dość radykalnie przez RIO. W wystąpieniu pokontrolnym RIO w Poznaniu z 12 lutego 2024 r. (znak WK–0911/40/2023) jako nieprawidłowość uznała bowiem to, że „pracownikowi, który nabył prawo do nagrody jubileuszowej w dniu 24 października 2022 r. nagrodę wypłacono w dniu 26 października 2022 r.”. Według izby świadczenie „wypłacono z naruszeniem terminu określonego w par. 8 ust. 4 rozporządzenia o wynagrodzeniach pracowników samorządowych, zgodnie z którym nagrodę jubileuszową wypłaca się niezwłocznie po nabyciu przez pracownika samorządowego prawa do tej nagrody”.

► Błąd 2: niewłaściwe kwoty dodatku stażowego

W cytowanym już wyżej wystąpieniu pokontrolnym RIO w Poznaniu z 12 lutego 2024 r. Izba stwierdziła również inne naruszenie ‒ przy obliczaniu wysokości świadczenia wzięto pod uwagę niewłaściwą, zawyżoną wysokość dodatku stażowego. Chodziło o to, że „w przypadku nagrody za 20 lat pracy do wyliczenia wysokości nagrody przyjęto dodatek za staż pracy w wysokości 20 proc., zamiast 19 proc., co skutkowało zawyżeniem naliczonej i wypłaconej w dniu 25 sierpnia 2022 r. nagrody jubileuszowej o 33,75 zł brutto”. Izba wyjaśniła, że pracownik nabył prawo do nagrody jubileuszowej w sierpniu, kiedy dodatek stażowy przysługiwał mu jeszcze w wysokości 19 proc. Dodatek stażowy w wysokości 20 proc. wypłacany był mu dopiero od września. A zatem skoro nagroda jubileuszowa była wypłacona w sierpniu, to do jej wyliczenia powinien być przyjęty dodatek stażowy w wysokości obowiązującej w tym właśnie miesiącu, czyli 19 proc.

► Błąd 3: pominięcie dodatku stażowego

Taką nieprawidłowość stwierdziła RIO we Wrocławiu w wystąpieniu pokontrolnym z 7 lipca 2023 r. (znak WK.WR.40.23.2023.343). RIO wskazała: „Pracownikowi zaniżona została również wysokość nagrody jubileuszowej z tytułu 20 lat pracy, gdyż wbrew postanowieniom par. 8 ust. 5 rozporządzenia w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych w związku z art. 38 ust. 4 u.p.s. oraz naruszając zasady określone w par. 15 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop nie uwzględniono wszystkich składników wynagrodzenia określonych w stawce miesięcznej w stałej wysokości, tj. pominięto kwotę dodatku stażowego w wysokości 760 zł za miesiąc. W trakcie kontroli nastąpiło ponowne przeliczenie należnej pracownikowi kwoty z tytułu nagrody jubileuszowej za przepracowanie 20 lat, z uwzględnieniem w podstawie zarówno wynagrodzenia zasadniczego, jak i dodatku stażowego. W związku z powyższym, na podstawie listy płac nr 92/2023–04 z 26 kwietnia 2023 r., na konto pracownika przelana została kwota 502 zł (570 zł brutto)”.

► Błąd 5: podstawa bez dodatku specjalnego

RIO we Wrocławiu w wystąpieniu pokontrolnym z 7 lipca 2023 r. (znak WK.WR.40.23.2023.343) ustaliła, że „naruszenie przepisów regulujących zasady przyznawania nagrody jubileuszowej wystąpiło również w przypadku pracownika urzędu, który w 2022 r. nabył prawo do nagrody jubileuszowej z tytułu 40 lat pracy. W tym przypadku w podstawie naliczenia nagrody jubileuszowej nie uwzględniono kwoty 897 zł z tytułu przyznanego pracownikowi w dniu 4 lipca 2022 r. na okres dwóch miesięcy, tj. od 1 lipca do 31 sierpnia 2022 r., dodatku specjalnego w wysokości 23 proc. wynagrodzenia zasadniczego”.

We wniosku pokontrolnym izba nakazała m.in. „ustalanie świadczeń pieniężnych z tytułu nagrody jubileuszowej z uwzględnieniem wszystkich składników wynagrodzenia, w tym dodatku stażowego oraz dodatku specjalnego przyznanego na czas określony nie krótszy niż 1 miesiąc, stosownie do postanowienia par. 8 ust. 5 rozporządzenia w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych oraz z art. 38 ust. 4 u.p.s.”.

► Błąd 6: uwzględnianie w stażu urlopu bezpłatnego

RIO w Kielcach w wystąpieniu pokontrolnym z 6 czerwca 2022 r. (znak WK.60.1.2022) stwierdziła, że w kontrolowanym urzędzie gminy „wypłacono nagrodę jubileuszową w kwocie 16.920,00 zł za 40 lat pracy na 20 dni przed datą nabycia uprawnień do jej otrzymania na skutek bezpodstawnego wliczenia do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, okresu urlopu bezpłatnego”.

Izba wyjaśniła, że narusza to m.in. art. 174 par. 2 kodeksu pracy, zgodnie z którym okresu urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze.

► Błąd 7: pominięcie ekwiwalentu urlopowego

RIO w Rzeszowie w wystąpieniu pokontrolnym z 3 sierpnia 2023 r. (znak WK.610–26/4/2023) stwierdziła jeszcze inny rodzaj naruszenia, a mianowicie: „zaniżenie nagrody jubileuszowej dla zastępcy kierownika USC z okazji 30-lecia pracy zawodowej o kwotę 1080 zł brutto, spowodowane nieprawidłowym ustaleniem podstawy jej obliczenia – nie wzięto pod uwagę ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy”. We wniosku pokontrolnym RIO nakazała, by nagrody jubileuszowe obliczać zgodnie z par. 8 ust. 5 r.w.p.s., zgodnie z którym podstawę obliczenia nagrody jubileuszowej stanowi wynagrodzenie przysługujące pracownikowi samorządowemu w dniu nabycia prawa do nagrody, a jeżeli dla pracownika jest to korzystniejsze – wynagrodzenie przysługujące mu w dniu jej wypłaty.

► Błąd 8: przedwczesna wypłata

Nie wolno również wypłacać nagrody jubileuszowej przed terminem. Takie postępowanie za nieprawidłowe uznała RIO Katowice w wystąpieniu pokontrolnym z 3 grudnia 2021 r. (znak WK–610/24/4/21). Z wystąpienia wynika, że w kontrolowanej gminie „5 maja 2020 r. przyznano, a w 8 maja 2020 r. wypłacono pracownikowi nagrodę jubileuszową za 20 lat pracy zawodowej, podczas gdy z przedłożonej dokumentacji wynikało, iż pracownik ten osiągnął staż pracy uprawniający do uzyskania tej nagrody jubileuszowej 12 lipca 2019 r.”.

RIO wyjaśniła, że było to niezgodne z art. 38 ust. 2 pkt 1 u.p.s. oraz par. 8 ust. 1 r.w.p.s. Według przepisów pracownikowi samorządowemu po 20 latach pracy przysługuje nagroda jubileuszowa w wysokości 75 proc. wynagrodzenia miesięcznego, a prawo do niej nabywa dopiero w dniu upływu okresu uprawniającego do tej nagrody.

Wątpliwości można rozwiać

Z przytoczonych przykładów naruszeń wynika, że nieprawidłowości najczęściej dotyczą nieterminowości przyznania (wypłaty) nagrody jubileuszowej albo braku uwzględnienia przy ustalaniu podstawy różnych składników, w tym np. dodatku stażowego czy specjalnego. Błędy mogą zatem wynikać z nieprawidłowej interpretacji przepisów. Warto podkreślić, że w razie pojawiania się jakichkolwiek wątpliwości w interpretacji obowiązujących reguł jednostki samorządowe mogą uzyskać pomoc RIO. Do zadań izb należy bowiem m.in. udzielanie wyjaśnień w odpowiedzi na wystąpienia w sprawach dotyczących stosowania przepisów o finansach publicznych (tak wynika z art. 13 pkt 11 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych).

Naruszenie dyscypliny finansów publicznych

Nieprawidłowe wypłacanie nagród jubileuszowych może być uznane za naruszenie przepisów ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (dalej: u.o.n.d.f.).

Czynem naruszającym dyscyplinę może być np. wypłata nagrody przed terminem uzyskania do niej prawa. W takim przypadku naruszone są nie tylko przepisy u.p.s., lecz także podstawowe zasady wydatkowe z ustawy o finansach publicznych, w tym wynikające z jej art. 44 ust. 2. Zgodnie z tym przepisem jednostki sektora finansów publicznych dokonują wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków.

Nieprawidłowe naliczenie nagrody jubileuszowej może naruszać również art. 11 ust. 1 u.o.n.d.f., w myśl którego naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest dokonanie wydatku ze środków publicznych bez upoważnienia określonego ustawą budżetową, uchwałą budżetową lub planem finansowym albo z przekroczeniem zakresu tego upoważnienia lub z naruszeniem przepisów dotyczących dokonywania poszczególnych rodzajów wydatków.

Kontrola zarządcza

Kierownik jednostki (np. wójt gminy) może odpowiadać nie tylko za dokonanie nieprawidłowego wydatku, lecz także za wadliwe wykonywanie zasad kontroli zarządczej, wskutek czego dochodzi do nieodpowiednich wypłat albo zaniechań w tym zakresie. Penalizacja w zakresie kontroli zarządczej ma podstawy w art. 18c ust. 1 pkt 4 u.o.n.d.f., zgodnie z którym „naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest niewykonanie lub nienależyte wykonanie przez kierownika jednostki sektora finansów publicznych obowiązków w zakresie kontroli zarządczej w jednostce sektora finansów publicznych, jeżeli miało ono wpływ (…) na niewykonanie w terminie zobowiązania jednostki, w tym obowiązku zwrotu należności celnej, podatku, nadpłaty lub nienależnie opłaconych składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne”.

Podsumowując: pracodawca musi przykładać możliwie najwyższą staranność w stosowaniu przepisów dotyczących nagród jubileuszowych. Ewentualne nieprawidłowości mogą skutkować nie tylko tym, że w trakcie kontroli RIO zostaną one wykazane jako naruszenia. Konsekwencją może być również postawienie kierownikom jednostek zarzutów dotyczących naruszenia dyscypliny finansów publicznych. ©℗