Papierowe legitymacje szkolne odchodzą do lamusa. Nie wszystkie gminy są gotowe

Po 12 lipca 2024 r. szkoły będą mogły wystawiać uczniom wyłącznie legitymacje w formie plastikowych kart. Nowe dokumenty oznaczają jednak dodatkowe wydatki. Szczególnie jeśli szkoły i samorządy zdecydują się na zakup drukarek i samodzielną personalizację kart. Ale w większych gminach w dłuższym okresie może to być rozwiązanie korzystniejsze niż zlecanie usług w wyspecjalizowanych firmach.

Obowiązek wydawania legitymacji w formie plastikowej karty (nazywanej „e-legitymacją”) wprowadzi rozporządzenie z 7 czerwca 2023 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych (Dz.U. z 2023 r. 1120; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 2653; dalej: rozporządzenie). Jego przepisy przejściowe bowiem wskazują, że dotychczasowe papierowe legitymacje i ich duplikaty w tej formie będzie można wystawiać tylko do 12 lipca. To istotna zmiana. Do tej pory plastikowe legitymacje były tylko jedną z opcji. Inaczej mówiąc: szkoły mogły się na nie zdecydować, ale nie musiały. Mogły pozostać przy tańszych, papierowych blankietach. Za półtora tygodnia będzie niemożliwe nawet wystawienie duplikatu utraconego papierowego dokumentu. Dodajmy, że placówki – tak jak do tej pory – będą mogły wydać dodatkowo mLegitymację, czyli dokument elektroniczny przechowywany i prezentowany przy użyciu oprogramowania przeznaczonego dla urządzeń mobilnych (np. w smartfonie). [ramka 1]

Ramka 1

Z sondy, którą przeprowadziliśmy, wynika, że wiele gmin jest jeszcze w powijakach, jeśli chodzi o wprowadzanie plastikowych legitymacji. Powodów jest wiele. Niektóre wciąż się zastanawiają, czy ich druk zlecić zewnętrznej firmie, czy też przygotowywać je we własnym zakresie. Jak wyjaśnia Marian Buras, burmistrz Morawicy, członek zarządu Związku Gmin Wiejskich RP, samorządy czekały, aż zostanie zatwierdzony wzór e-legitymacji. Dodaje, że niektóre samorządy liczyły, że wejście przepisów w życie zostanie przesunięte. Nasze pytanie do resortu o to, czy bierze pod uwagę taką możliwość, od ponad tygodnia pozostaje jednak bez odpowiedzi.

Są też szkoły, które nie zdają sobie sprawy z nowego obowiązku. Inne z kolei są przekonane, że muszą wymienić wszystkie tradycyjne dokumenty na e-legitymacje. Tymczasem, jak zaznaczają eksperci, nowy wymóg dotyczy tylko nowo wystawianych legitymacji i ewentualnych duplikatów.

Wszystko to oznacza, że uczniowie, którzy zgubią papierową legitymację w trakcie najbliższych wakacji, mogą mieć problem z uzyskaniem duplikatu od ręki.

różne modele – co warto przeanalizować

Zamieszanie jest duże i ciągle wiele szkół nie wie, jaką ostatecznie przyjmie strategię. Szczególnie że są trzy opcje do wyboru. Zasadniczo szkoły mogą zlecić druk legitymacji na zewnątrz, kupić drukarkę na własne potrzeby albo urząd miasta lub gminy może kupić jedno urządzenie, które będzie służyło wszystkim placówkom oświatowym na terenie danej jednostki samorządowej. Który model zatem gmina jako organ prowadzący powinna zalecać szkołom? Dziś przedstawiamy wady i zalety poszczególnych modeli.

Model 1: zlecenie na zewnątrz

W tym modelu szkoła zleca druk legitymacji wyspecjalizowanej firmie, na zewnątrz.

Obecnie są dwie firmy w Polsce, które mogą drukować czyste blankiety do wyrobu legitymacji: Polskie Karty i PWPW (Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych). – Jesteśmy producentem, ale możemy też personalizować dokumenty na potrzeby szkół – zastrzega Beata Banduła-Suder, kierownik marketingu i sprzedaży w spółce Polskie Karty. Poza tym są pośrednicy, którzy kupują od producentów blankiety i personalizują je na zlecenie szkół albo odsprzedają im czyste, by same dokonywały takiej personalizacji. Również te firmy muszą otrzymać od ministra edukacji narodowej upoważnienie do pośredniczenia w sprzedaży dokumentów – zgodnie z procedurą opisaną na stronie resortu (www.gov.pl/web/edukacja/dokumenty-publiczne). Takie upoważnienie na dzień zamykania numeru do druku miało ok. 20 podmiotów. Ich liczba może jednak wzrosnąć.

Ile szkoła musi przykładowo zapłacić za legitymację? – Cena personalizacji oraz blankietu jest uzależniona od skali zlecenia. Im jest ono większe, tym niższy jest koszt w przeliczeniu na jedną sztukę. Przy zleceniu na 100 sztuk dokumentów cena gotowej legitymacji wynosi u nas średnio 15–16 zł za sztukę – wylicza przedstawiciel CS FMN. Z kolei w Grupie Loca przy zamówieniu do 50 sztuk koszt jednej legitymacji na karcie PCV to wydatek rzędu 12–13 zł, a powyżej 1 tys. sztuk – 10–11 zł. Gdy legitymacja zostaje wydana na karcie Unique czy Mifare (daje to dodatkowe funkcjonalności), cena rośnie odpowiednio do 14–15 zł i 12–13 zł. Z kolei w Centrum Zaopatrzenia Szkół legitymacja na karcie PCV kosztuje 19,60 zł za sztukę, na Mifare – 25,6 zł, a na Unique – 27,6 zł. Dla porównania: koszt wydrukowania papierowej wersji to ok. 1 zł.

Jakie są zalety pierwszego modelu? Po pierwsze, nie ma konieczności wygospodarowania kwoty na sprzęt i nie trzeba ponosić kosztów eksploatacji. Wada to wyższy koszt legitymacji (nawet o kilkadziesiąt procent) w porównaniu z kosztem samodzielnego druku.

Ale nie tylko koszty są problemem. – Trzeba też zadbać o właściwe rozwiązania, które zapewnią właściwą ochronę danych osobowych. W tym modelu istnieje bowiem największe ryzyko ich wycieku, gdyż dane uczniów są powierzane zewnętrznemu podmiotowi, który drukuje legitymacje – tłumaczy radca prawny Tomasz Osiej, prezes zarządu firmy doradczej Omni Modo. Dlatego warto wysłać mu listę pytań, by na podstawie odpowiedzi sprawdzić, jak chronione są dane osobowe, czy i jakie posiada zabezpieczenia, czy jest osoba odpowiedzialna za ochronę danych, czy osoby mające dostęp do danych zostały przeszkolone, czy posiada dokumentację z zakresu ochrony danych.

Poza tym w szkole trzeba odpowiednio zaprojektować proces zbierania, zarządzania i przekazywania danych osobowych pozyskiwanych na potrzeby wytwarzania e-legitymacji.

– Kolejnym krokiem powinno być zabezpieczenie techniczno-organizacyjne udostępniania po stronie szkoły. Musimy tak zorganizować proces, by mieć pewność, że przekazujemy właściwe dane (nie więcej niż jest to konieczne) prawnionej osobie po stronie odbiorcy i w bezpieczny sposób (aby były niedostępne dla osób trzecich). Dobrze jest proces weryfikacji zdublować, a więc jeszcze druga osoba powinna sprawdzić jego poprawność, zwłaszcza w krytycznych momentach – wyjaśnia Tomasz Osiej. Dodaje, że dane przekazywane elektronicznie firmie outsourcingowej powinny być chronione hasłem, przy czym dane i hasło powinny zostać wysłane w osobnych mailach. W przypadku korzystania z Poczty Polskiej należy je wysłać za potwierdzeniem odbioru.

Jak rozpocząć współpracę z podmiotem zewnętrznym? Szkoła powinna zacząć od przejrzenia ofert. Potem wybrać najkorzystniejszą (niekoniecznie pod względem tylko ceny, lecz także czasu realizacji usługi). Trzeba też sprawdzić, czy firma ma opisane wyżej uprawnienia od MEN. Dopiero wtedy należy się skontaktować z wybranym podmiotem. Zazwyczaj służą do tego specjalne podstrony na stronach firm oferujących. Wystarczy wejść do systemu podmiotu i założyć konto. Kolejnymi krokami są podpisanie dokumentów i ich odesłanie. Z firmą trzeba m.in. podpisać umowę powierzenia danych osobowych.

Konto może zostać założone przez dowolnego pracownika szkoły mającego upoważnienie dyrektora placówki (podpisanie umowy jest możliwe elektronicznie, podpisem kwalifikowanych lub ePUAP). Umowa powierzenia danych powinna dokładnie określać zasady i kontrolę przetwarzania danych, odpowiedzialność podmiotu przetwarzającego, ale też czas obowiązywania umowy oraz to, co się dzieje z kopiami danych będących w jego posiadaniu. Potem można się zalogować do systemu i w miarę potrzeb sukcesywnie składać zamówienia oraz przesyłać dane uczniów w plikach (np. CSV lub EXCEL) oraz zeskanowane zdjęcia.

Minusem w tym modelu – oprócz kosztów i ryzyka wycieku danych – są terminy realizacji. Przykładowo jedna z firm – Grupa Loca z Działdowa – zastrzega na stronie z ofertą, że w okresie tzw. niskiego sezonu, czyli od 1 listopada do 15 sierpnia, oczekiwanie na wydruk trwa od trzech do siedmiu dni, zaś w okresie wysokiego sezonu, czyli od 15 sierpnia do 30 października – od siedmiu do czternastu dni. Przy czym największe obłożenie jest od 15 września do 15 października.

Z kolei Centrum Zaopatrzenia Szkół informuje, że czas realizacji zamówienia od otrzymania podpisanych dokumentów potrzebnych do rozpoczęcia współpracy trwa od 7 do 21 dni. – Obecnie czas realizacji usługi to kilka dni. Trzeba mieć jednak na uwadze to, że na początku roku szkolnego popyt na legitymacje wzrośnie, a wtedy oczekiwanie może się wydłużyć do miesiąca i więcej – słyszymy u jednego z pośredników.

Firmy dodają, że do zamówienia są jeszcze doliczane koszty przesyłki. Średnio jest to 10–20 zł (w zależności od tego, czy usługę realizuje Poczta Polska, czy kurier).

Model 2: kupno drukarki przez szkołę

Druga opcja zakłada zakup drukarek przez poszczególne szkoły. To rozwiązanie może się sprawdzić, jeśli liczba uczniów w poszczególnych placówkach jest stosunkowo duża. Sprzedawcy wyliczają, że zakup urządzeń ma sens, jeśli w roku będą drukowane dokumenty dla więcej niż 50 osób. Przy mniejszej liczbie koszt zakupu urządzeń potrzebnych do drukowania legitymacji we własnym zakresie może bowiem zwracać się latami.

Koszt zakupu drukarki, w zależności od tego, czy będzie to urządzenie drukujące jedno-, czy dwustronnie, wynosi zazwyczaj od 5 tys. zł do ponad 6 tys. zł. Do tego dochodzi cena oprogramowania pozwalającego na personalizację blankietów, na których będzie drukowana e-legitymacja. Na to trzeba przeznaczyć 1,2– 1,4 tys. zł. Na tym nie koniec wydatków. Konieczny jest jeszcze zakup blankietów. Najprostszy blankiet, na karcie PCV, np. w ofercie firmy Cezas, kosztuje 7,5 zł za sztukę, a pakiet 200 sztuk – 1,3 tys. zł, z kolei karty z modułem elektronicznym – odpowiednio: 8,5 zł oraz 1570 zł. – Do tego trzeba zakupić jeszcze taśmę kolorową do drukarki za ok. 500 zł oraz zestaw czyszczący za ok. 240 zł – wylicza przedstawiciel Centrum Zaopatrzenia Szkół.

– Wśród zalet należy natomiast wymienić brak czasu oczekiwania na realizację usługi, brak kosztów wysyłki, brak problemów z powierzaniem danych osobowych w celu zlecenia gotowego druku. Jednak będzie konieczne będzie przeszkolenie osoby do takiej pracy (najbardziej optymalne wydaje się powierzenie tej funkcji szkolnej sekretarce). Blankiety e-legitymacji są drukami ścisłego zarachowania, więc jest niezbędne prowadzenie ewidencji. Z kolei na taśmie termotransferowej (odpowiedniku tonera) po wydrukowaniu legitymacji zostaje odcisk danych osobowych, wobec czego trzeba ją zniszczyć.

Rozważając ten model, trzeba mieć na uwadze również to, że w razie zmian kadrowych może być niezbędne przeszkolenie nowego pracownika. Ponadto, jeśli w przyszłości dojdzie do kolejnej zmiany wzoru e-legitymacji, trzeba będzie zniszczyć blankiety. W przypadku zaś błędu druku należy spisać protokół zniszczenia.

Model 3: zakup centralny

To model, który może być świetnym rozwiązaniem tam, gdzie poszczególne szkoły mają niewielką liczbę uczniów, ale w skali miasta lub gminy ich liczba jest znaczna. Wtedy gmina może zakupić jedno lub kilka urządzeń, które zostaną zainstalowane na terenie urzędu (lub centrum usług wspólnych). Co istotne, drukarka może służyć na potrzeby nie tylko szkół, lecz także samego urzędu (np. do druku kart mieszkańca). Wadą są tu koszty początkowe związane z zakupem urządzenia i materiałów. Ponadto do obsługi drukarki trzeba będzie wyznaczyć specjalną osobę. Wiąże się to z wymogami w zakresie bezpieczeństwa danych osobowych. – Zarówno urząd jak i szkoła publiczna muszą powołać inspektorów ochrony danych, którzy powinni zadbać o bezpieczeństwo danych i zgodność operacji z RODO. Oczywiście nie wszystkie prace musi wykonywać IOD, ale organizacja, nadzór i weryfikacja należy do niego – tłumaczy radca prawny. Tomasz Osiej. Dodaje, że szkoła powinna podpisać z urzędem (podobnie jak z firmą zewnętrzną) umowę na powierzenie danych osobowych.

czy przetarg jest konieczny

Jak tłumaczy Konrad Różowicz, partner w Ziemski&Partner Kancelaria Prawna, każda ze szkół, mając samodzielność finansową, stanowi odrębną instytucję zamawiającą w rozumieniu regulacji p.z.p. pomimo nieposiadania odrębnej osobowości prawnej na gruncie prawa cywilnego. W konsekwencji ponoszone przez szkołę wydatki nie są sumowane z wydatkami innych placówek czy też samej gminy (urzędu). Drobne wydatki związane z zapewnieniem obsługi systemu e-legitymacji szkolnych nie będą więc z założenia zmuszały poszczególnych placówek do stosowania regulacji p.z.p., a najwyżej stosownych rozwiązań regulaminowych.

– Jeżeli jednak gmina zdecyduje się na scentralizowanie procesu zakupowego – np. realizując pomocnicze działania zakupowe dla wielu placówek – to w takiej sytuacji wartość zamówień dla wszystkich szkół będzie podlegać sumowaniu. Obecnie regulacje prawa zamówień publicznych znajdują zastosowanie od progu 130 tys. zł netto (chociaż trwają już konsultacje zmierzające do zwiększenia w przyszłości tej kwoty). Jeżeli wydatki szkoły lub gminy będą przekraczać powyższą kwotę przy uwzględnieniu odpowiednich reguł szacowania dotyczących tożsamości zbieżnych świadczeń, to nieodzowne stanie się przeprowadzenie procedury na podstawie p.z.p. – tłumaczy Konrad Różowicz.

Hologramy to coroczny koszt

Na rewersie legitymacji zamiast pieczęci będą przyklejane hologramy przedłużające ważność dokumentu o kolejny rok (par. 63 rozporządzenia). A to oznacza, że trzeba będzie ponieść koszt zakupu hologramu do każdej legitymacji. Ich ceny na rynku bywają różne. W Centrum Zaopatrzenia Szkół będzie to wydatek od 25 do ponad 100 zł, w zależności od tego, ile sztuk hologramu jest w pakiecie (a może być od 10 do 100 sztuk). Z kolei w Cezas – 0,65 zł za sztukę, a Grupie Loca – 0,50 zł za sztukę.

co samorządy robią w praktyce

Z przeprowadzonej przez nas sondy wynika, że miasta i gminy planują różne rozwiązania.

► Sopot. Szkoły podstawowe i ponadpodstawowe postanowiły zlecać produkcję e-legitymacji indywidualnie zewnętrznym drukarniom. Cena e-legitymacji waha się od 9 do 17 zł brutto w zależności od liczby zamawianych sztuk (nakładu) i okresu zamówień. – Przybliżony koszt wdrożenia e-legitymacji w sopockich szkołach to 8–10 tys. zł rocznie. Środki finansowe są zabezpieczone bezpośrednio w budżetach poszczególnych placówek – mówi Marlena Klepacz z UM Sopot.

► Gdynia. Wydział edukacji tamtejszego urzędu już z początkiem roku rozpoczął poszukiwania najlepszego rozwiązania do wdrożenia nowej formy legitymacji w gdyńskich placówkach oświatowych. – Po zapoznaniu się z możliwościami, jakie oferuje rynek, jak również wziąwszy pod uwagę liczbę gdyńskich placówek i aspekt finansowy obsługi wydruku e-legitymacji, zdecydowano o wydruku dokumentów przez profesjonalny podmiot zewnętrzny w formacie spersonalizowanego blankietu legitymacji szkolnej, która będzie wykonana z polichlorku winylu bez elektrycznej warstwy bezstykowej – mówi Oktawia Gorzeńska, wiceprezydent Gdyni. Dodaje, że wydział edukacji przekazał już do szkół wzory dokumentów niezbędnych do podpisania umów na wydruk e-legitymacji. – Szacowany koszt realizacji zadania wydruku e-legitymacji wynosi ok. 80 tys. zł – mówi Oktawia Gorzeńska. Informuje też, że e-legitymacje nie będą spełniać innych funkcji.

► Iława (gmina wiejska). Gmina postanowiła, że nie będzie kupować specjalnych drukarek dla szkół. – Wynika to z ich stosunkowo wysokiej ceny, która – w związku z obecną koniunkturą na rynku – nadal rośnie. Dla nas najlepszym rozwiązaniem będzie zlecenie druku nowych legitymacji wyspecjalizowanym podmiotom zewnętrznym. Aby uniknąć ewentualnego spiętrzenia liczby wniosków o wydanie legitymacji, w naszych szkołach i przedszkolach informujemy uczniów i ich rodziców o możliwości wyrobienia w terminie do 12 lipca 2024 r. legitymacji lub jej duplikatu na starych zasadach – mówi wójt gminy Iława Krzysztof Harmaciński.

► Toruń. Toruńskie Centrum Usług Wspólnych jest na etapie wdrażania zintegrowanego systemu zarządzania oświatą. Obejmuje on również proces zbierania danych i zdjęć do e-legitymacji. Zamawianie legitymacji będzie się odbywać za pomocą kilku kliknięć w elektronicznym dzienniku, z którego korzysta każda placówka oświatowa, dla której organem prowadzącym jest gmina miasta Toruń. Rodzice będą mogli przesłać zdjęcie do e-legitymacji do szkoły za pośrednictwem dziennika, przez witrynę rodzica/ucznia. Uznano, że takie rozwiązanie zapewni bezpieczeństwo danych, wygodę oraz oszczędność czasu. Miasto wylicza, że szacunkowy koszt jednej e-legitymacji w tym systemie wyniesie 13–14 zł.

► Lublin. Urząd miasta zdecydował się na zakup specjalistycznych drukarek do kart wraz z oprogramowaniem i materiałami eksploatacyjnymi. – Jesteśmy w trakcie procedury przetargowej, w ramach której wydział IT zakupi kilka specjalistycznych drukarek do kart i udostępni je szkołom w siedzibie każdego centrum kompetencji cyfrowych, które obsługują placówki oświatowe – mówi Joanna Stryczewska z biura prasowego w Kancelarii Prezydenta Miasta Lublin. Każda szkoła otrzyma z wydziału IT Urzędu Miasta Lublin odpowiednie oprogramowanie do przygotowania projektu i wydruku legitymacji na plastikowej karcie. – Na miejscu, w szkole pracownik danej placówki przygotowujący e-legitymacje będzie mógł wydrukować i spersonalizować posiadane szablony kart legitymacji – mówi Joanna Stryczewska. Dodaje, że szkoły w tym modelu będą się zaopatrywać jedynie w odpowiednie rodzaje blankietów kart legitymacji i hologramy nadające ważność legitymacjom. Koszty zakupu i utrzymania drukarek, oprogramowania i materiałów eksploatacyjnych leżą po stronie wydziału IT Urzędu Miasta Lublin. Co przesądziło o takim wyborze? – W wybranym przez nas modelu, poza początkowym kosztem zakupu, widać głównie zalety. Po pierwsze, to bezpieczeństwo danych (które pozostają w szkołach), ale również brak marż wykonawców. Policzyliśmy, że po wystawieniu e-legitymacji dla wszystkich naszych obecnych uczniów prawdopodobnie zwróci się koszt zakupu sprzętu drukującego. Po drugie, w ten sposób szkoły będą mogły szybko reagować na bieżące zapotrzebowanie, np. gdy będzie konieczne wystawienie duplikatu legitymacji lub nowych dokumentów dla dochodzących w ciągu roku szkolnego uczniów. Szkoły bez dodatkowych kosztów będą mogły również wystawiać legitymacje dla nauczycieli, co dotąd było zlecane firmom zewnętrznym, a także legitymacje dla dzieci niepełnosprawnych spełniających obowiązek rocznego przygotowania przedszkolnego. Obsługą programu przygotowania projektu legitymacji zajmą się te same osoby w sekretariatach, które dotychczas wystawiały tradycyjne, papierowe legitymacje – opisuje Katarzyna Fiedorek, zastępca dyrektora wydziału informatyki i telekomunikacji Urzędu Miasta Lublin ds. systemów.

► Morawica. – Rozważamy wykorzystanie drukarki, która służy już obecnie do druku kart mieszkańca. Bierzemy to rozwiązanie pod uwagę z uwagi na liczbę kart wydawanych w skali gminy. Mamy ok. 1,5 tys. uczniów. Drukarka kosztowała ok. 5 tys. zł. Sprawdzamy aktualnie, czy ten model urządzenia będzie w stanie drukować legitymacje. Czekamy na ewentualną nowelizację rozporządzenia w tej sprawie – mówi Marian Buras, burmistrz Morawicy.

Dodatkowe funkcje

Wiele miast i szkół rozważa połączenie legitymacji z innymi funkcjami.

Plastikowa legitymacja może zostać wyposażona również w chip RFID, dzięki czemu można rozszerzyć jej działanie poza standardową identyfikację ucznia. – E-legitymacja może służyć uczniowi m.in. jako karta dostępowa do budynku szkoły czy do sal komputerowych i laboratoryjnych. Może pełnić funkcję karty bibliotecznej czy zawierać karnet obiadowy na stołówkę szkolną. Przy zintegrowaniu z systemami miejskimi może ona także pełnić funkcję komunikacyjnej karty miejskiej. Trwa analiza tego rozwiązania – mówi Marcin Centkowski z UM Toruń. Przykładowo: Warszawa postanowiła, że e-legitymacja będzie kompatybilna z biletem komunikacji miejskiej i kartą młodej warszawianki/młodego warszawiaka, która upoważnia do korzystania z ulg i zniżek na wiele usług miejskich. Niewykluczone, że e-legitymacje będą w przyszłości pełnić większą rolę także w Lublinie. – Standard karty legitymacji wypracowaliśmy ze szkołami, tak by umożliwiała ewentualne zakodowanie dodatkowej usługi związanej z działalnością statutową szkoły, np. w postaci kart: bibliotecznej, na stołówkę czy do otwierania drzwi lub biletu przejazdu środkami publicznego transportu – mówi Katarzyna Fiedorek. ©℗

Ramka 2