Jak inwentaryzować samorządowe mienie będące w dyspozycji innego podmiotu?

W drugiej połowie grudnia planujemy w naszej gminie inwentaryzację. W jaki sposób przeprowadzić ją w przypadku paliwa, które znajduje się w pojazdach ochotniczej straży pożarnej, oraz węgla, który jest składowany na terenie kontrahenta (to pozostałość z zakupu preferencyjnego). Czy wystarczy spis z natury?

Tradycyjnie w grudniu urzędy gmin przygotowują się do obowiązkowej inwentaryzacji mienia związanej z zakończeniem roku budżetowego. Wątpliwości pojawiają się wówczas, gdy mieniem samorządowym dysponują podmioty zewnętrzne. Przykładowo w przypadku paliwa są to jednostki ochotniczej straży pożarnej (OSP), natomiast w przypadku węgla może być to kontrahent, który udostępnia teren do składowania tego surowca.

Podstawa dysponowania

Warto wspomnieć, że dysponowanie mieniem przez OSP ma uzasadnienie w przepisach ustawy o ochotniczych strażach pożarnych (dalej: u.o.s.p.). W art. 10 ust. 1 tego aktu m.in. postanowiono, że „w ramach realizacji zadania własnego w zakresie ochrony przeciwpożarowej gmina zapewnia, stosownie do posiadanych sił i środków, ochotniczym strażom pożarnym:

1) obiekty, tereny, pojazdy i sprzęt specjalistyczny, środki ochrony indywidualnej, umundurowanie, w tym umundurowanie wyjściowe, i środki łączności oraz ich utrzymanie;

1a) finansowanie szkoleń innych niż wskazane w art. 11 ust. 1 oraz szkoleń z zakresu kwalifikowanej pierwszej pomocy;

2) ubezpieczenie strażaków ratowników OSP i kandydatów na strażaków ratowników OSP oraz członków i opiekunów młodzieżowych drużyn pożarniczych i dziecięcych drużyn pożarniczych, w tym ubezpieczenie grupowe, od odpowiedzialności cywilnej i od następstw nieszczęśliwych wypadków, podczas wykonywania powierzonych zadań”.

Z kolei dysponowanie węglem przez firmę jest konsekwencją mechanizmów prawnych wdrożonych w 2022 r. na podstawie ustawy o zakupie preferencyjnym paliwa stałego dla gospodarstw domowych.

Zakres obowiązku

Nie ma więc wątpliwości co do tego, że w obu rozpatrywanych przypadkach gmina fizycznie nie włada mieniem. Okoliczność ta nie może jednak legalizować podanego w zapytaniu planu zrobienia spisu z natury. W podanym zakresie obowiązują bowiem szczególne rozwiązania prawne dotyczące inwentaryzowania mienia, a wynikające z przepisów ustawy o rachunkowości (dalej: u.r.). W art. 26 ust. 1 pkt 2 u.r. postanowiono bowiem, że „jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielonych pożyczek, z zastrzeżeniem pkt 3, oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów – drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic”.

Natomiast w zakresie tzw. spisu z natury ustawodawca wypowiada się w art. 26 ust. 1 pkt 1 u.r., gdzie postanowiono, że „jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację: aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, z zastrzeżeniem pkt 3, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic”. Dodatkowo w ust. 2 tego przepisu czytamy, że „inwentaryzacja drogą spisu z natury obejmuje również znajdujące się w jednostce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu. Obowiązek ten nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania”.

Zatem z porównania przytoczonych przepisów wynika, że czym innym jest metoda tzw. inwentaryzacji z natury, a czym innym – metoda inwentaryzacji poprzez uzyskanie potwierdzenia prawidłowości stanu aktywów w księgach rachunkowych, którymi dysponują podmioty trzecie. Należy podkreślić, że metoda spisu z natury nie może mieć zastosowania w wymienionych sytuacjach, gdy aktywa (mienie samorządowe) pozostają właśnie w dyspozycji OSP i kontrahenta, który przechowuje węgiel.

RIO potwierdza

Na powyższy problem zwrócono uwagę w wystąpieniu pokontrolnym Regionalnej Izby Obrachunkowej w Poznaniu z 27 października 2023 r. (znak WK-0911/26/2023). Izba stwierdziła w nim, że gmina nieprawidłowo przeprowadziła inwentaryzację, naruszając tym samym ustawę o rachunkowości poprzez to, że „Zespół spisowy złożony z pracowników Urzędu Miejskiego w (...) powołany zarządzeniem Nr 413/2022 Burmistrza (...) z 1 grudnia 2022 r. w sprawie przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji przeprowadził spis z natury, składników majątku stanowiących własność Gminy, tj.:

a) materiałów – paliwa, będącego w użytkowaniu Ochotniczych Straży Pożarnych

b) towarów – węgla (z przeznaczeniem do sprzedaży w ramach zakupu preferencyjnego) składowanego przez firmę (…)”.

Zdaniem RIO zastosowana metoda była niezgodna z art. 26 ust. 1 pkt 2 u.r., zgodnie z którym powierzone kontrahentom własne składniki aktywów inwentaryzuje się metodą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic. W efekcie w ramach wniosku pokontrolnego nakazano jednostce, aby inwentaryzację poszczególnych aktywów i pasywów przeprowadzała rzetelnie z zastosowaniem metod i terminów wskazanych w art. 26 u.r.

Podsumowując: mienia samorządowego pozostającego w dyspozycji innych podmiotów (OSP, kontrahenta) nie można inwentaryzować w drodze spisu z natury. Dla tego rodzaju sytuacji ustawodawca przewidział inną metodę inwentaryzacji, a mianowicie otrzymania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów. ©℗