Faktury za wodę lepiej wysyłać za potwierdzeniem odbioru

W trakcie kontroli regionalna izba obrachunkowa zarzuciła naszemu wójtowi, że faktury za wodę/odprowadzanie ścieków doręczane są mieszkańcom bez potwierdzenia odbioru, co ma wpływ na niską ściągalność należności. W naszej ocenie wysyłanie poczty z potwierdzeniem odbioru znacznie zwiększa wydatki budżetowe. Czy jest to naruszenie?

W art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych (dalej: u.f.p.) postanowiono, że jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania. Nie ma zatem wątpliwości co do tego, że jednostka sektora finansów publicznych (taki status ma m.in. gmina) zobowiązana jest ustalać przypadające jej należności, a do nich należą w szczególności opłaty za wodę i odprowadzanie ścieków. Wymaga jednak podkreślenia, że przepisy wspomnianej wyżej ustawy o finansach publicznych nie regulują metodyki postępowania w związku z doręczaniem rachunków za te usługi.

Zasady rozliczeń

Regulacje dotyczące pobierania omawianych należności zawarto natomiast w rozporządzeniu ministra gospodarki morskiej i żeglugi śródlądowej w sprawie określania taryf, wzoru wniosku o zatwierdzenie taryfy oraz warunków rozliczeń za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków (dalej: rozporządzenie). W par. 17 ust. 1 rozporządzenia postanowiono, że odbiorca usług dokonuje zapłaty za dostarczoną wodę lub odprowadzone ścieki w terminie określonym w fakturze, który nie może być krótszy niż 14 dni od daty jej wysłania lub dostarczenia w inny sposób. Zgodnie zaś z ust. 3 „rozliczenie ilości świadczonych przez przedsiębiorstwo wodociągowo-kanalizacyjne usług jest dokonywane na podstawie wskazań wodomierzy lub urządzenia pomiarowego lub na podstawie umowy, przynajmniej raz w roku oraz zawsze przy zmianie cen za wodę lub ścieki, których ilość nie jest ustalana w oparciu o przeciętne normy zużycia wody. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio”. Z kolei w ust. 4‒5 postanowiono, że „zgłoszenie przez odbiorcę usług zastrzeżeń do wysokości należności określonych w fakturze nie wstrzymuje jej zapłaty. W przypadku nadpłaty zalicza się ją na poczet przyszłych należności lub, na wniosek odbiorcy usług, zwraca się ją w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku w tej sprawie”.

Warto także wspomnieć, że w judykaturze wskazuje się na możliwość zakwalifikowania umowy na zaopatrzenie w wodę i odprowadzanie ścieków jako umowy dostawy, do której z mocy art. 612 kodeksu cywilnego (dalej: k.c.) zastosowanie mają przepisy o sprzedaży. Umowa o zaopatrzenie w wodę jest finalnie umową sprzedaży. Na taki charakter tej umowy wskazuje brzmienie art. 555 k.c., zgodnie z którym przepisy o sprzedaży stosuje się odpowiednio m.in. do sprzedaży wody.

Z przytoczonych przepisów należy wnioskować, że z punktu widzenia dostarczającego usługę istotne jest należyte doręczenie faktury odbiorcy usług, które aktywuje bieg terminu na zapłatę kwot objętych fakturą, a następnie wpływa na inne kwestie wtórne z tym związane, m.in. wymagalność. Co ciekawe, podany aspekt był przedmiotem ustaleń w wystąpieniu pokontrolnym Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lubinie z 26 lipca 2023 r. (znak RIO.II.600.19.2023). W kontrolowanej gminie dopatrzono się nieprawidłowości polegającej na doręczaniu faktur za dostawę wody i odprowadzanie ścieków bez potwierdzenia odbioru. W ramach wniosku pokontrolnego nakazano jednostce, aby faktury za dostawę wody i odprowadzanie ścieków doręczać za potwierdzeniem odbioru, mając na uwadze par. 17 ust. 1 rozporządzenia. Dodatkowo zwrócono uwagę na art. 68 ust. 2 u.f.p., z którego wynika, że celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:

1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,

2) skuteczności i efektywności działania,

3) wiarygodności sprawozdań,

4) ochrony zasobów,

5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,

6) efektywności i skuteczności przepływu informacji,

7) zarządzania ryzykiem.

Dowody dla wykazania roszczenia

Mając na uwadze powyższe uwarunkowania prawne, należy dojść do wniosku, że zarzuty RIO mają prawne uzasadnienie. Jakkolwiek przepisy powszechnie obowiązujące nie nakazują w sposób jednoznaczny doręczania faktur za potwierdzeniem odbioru, to z punktu widzenia wierzyciela taki sposób doręczeń jest niezbędny. W razie niedochowania tej formy doręczeń gmina może mieć poważne problemy z dochodzeniem należności na drodze sądowej, gdzie trzeba wykazać przede wszystkim wymagalność danej kwoty. Brak bowiem informacji o skuteczności czy nawet dacie doręczenia może powodować znaczne trudności dowodowe dla gminy w wykazaniu, że mieszkaniec otrzymał fakturę z obowiązkiem płatności w określonym terminie. Jeszcze większe problemy mogłyby wystąpić na etapie postępowania sądowego, w którym powód musi wykazać tzw. wymagalność należności. Pośrednio na te kwestie wskazuje choćby wyrok Sądu Rejonowego w Kielcach z 24 kwietnia 2015 r. (sygn. akt VIII C 10/14), w którym sąd zasądził roszczenia z ww. tytułu dochodzone na podstawie doręczonych pozwanemu faktur VAT za potwierdzeniem odbioru, obejmujące należności za dostawy wody oraz odprowadzanie ścieków. Na koniec warto dodać, że względy celowościowe i oszczędnościowe nie mogą uzasadniać odstępstw od powyższej praktyki doręczeniowej. ©℗