Subskrybuj nas na Youtube
Samorządowcy mają ustawowy obowiązek utrzymywania więzi z mieszkańcami. Coraz chętniej wykorzystują do tego internet. W ten sposób konsekwentnie budują relacje z wyborcami
/>
Zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 1515 ze zm.) radny jest zobowiązany kierować się dobrem wspólnoty samorządowej. Co prawda, nie jest związany instrukcjami wyborców, ale ma za zadanie utrzymywać stałą więź z mieszkańcami i ich organizacjami. Dzięki temu może choćby zbierać kierowane przez lokalne środowiska postulaty.
Z komentarzy doktryny wynika, że minimum, które musi zapewnić radny, realizując wspomniany obowiązek, jest wyznaczanie regularnych terminów otwartych spotkań z mieszkańcami. W polskich samorządach obserwujemy jednak tendencję, że coraz więcej radnych wychodzi poza wspomniane podstawy. Pomocny okazuje się internet.
Długofalowe relacje
Chodzi o regularne utrzymywanie kontaktów z wykorzystaniem sieci. Jedną z metod jest wysyłanie do mieszkańców za pośrednictwem poczty elektronicznej newsletterów, w których radni informują o działaniach podjętych na rzecz lokalnej społeczności (patrz opinia eksperta). Tą samą drogą radni przyjmują postulaty mieszkańców. Taki kierunek komunikacji w ocenie ekspertów jest niejako znakiem naszych czasów i odpowiedzią na rosnące wykorzystanie technologii informatycznych.
– Mieszkańcy oczekują od swojego radnego ciągłej komunikacji, wręcz bieżącego raportowania o swojej działalności. Młode pokolenie, które dopiero zaczyna dorosłe życie, a zostało wychowane w wolnej Polsce i w świecie mediów elektronicznych, wreszcie zaczyna rozumieć, co znaczy społeczeństwo obywatelskie – wyjaśnia Robert Stępowski, ekspert ds. marketingu terytorialnego i personal brandingu.
Nasz rozmówca wskazuje, że realizacja takich oczekiwań mieszkańców nie byłaby możliwa bez wykorzystania internetu. Tym bardziej że pozwala on na interakcję, a więc radny nie tylko rozsyła informacje na temat swojej działalności, ale może również przyjmować e-mailem zgłoszenia problemów.
– Wyborcy chcą nie tylko słuchać, co radny ma do powiedzenia, ale również rozmawiać z nim, zadawać mu pytania, a jednocześnie wymuszać na nim – jako swoim przedstawicielu – pewne działania. Oczekują także od radnych pełnej transparentności działań – dodaje Stępowski.
Takie budowanie długofalowych relacji z mieszkańcami może się radnym opłacić w kontekście wyborów samorządowych w 2018 r. Regularnie informując o podjętych działaniach, rajcowie udowadniają, że działają na rzecz lokalnej wspólnoty, a co za tym idzie nadają się do pełnienia mandatu. W ten sposób konsekwentnie budują swój wizerunek jako osób aktywnie zaangażowanych w życie miejscowej społeczności.
Kto chroni dane
W kontekście komunikacji elektronicznej pojawia się problem ochrony danych osobowych. Radny, który chce wysyłać do mieszkańców newsletter poświęcony podejmowanej przez siebie pracy w organie samorządowym, musi – co jest logiczne – dysponować bazą adresów e-mail mieszkańców. Stanowią one dane osobowe. Ich wykorzystanie do wysyłki newslettera stanowi zaś przetwarzanie danych, a więc proces ten podlega rygorom opisanym w ustawie z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 2135 ze zm.; dalej: u.d.o.). Nie może tu być mowy o wykorzystywaniu danych w ramach własnego użytku osobistego, który jest wyłączony spod rygorów ustawy.
Skoro w opisywanych przypadkach stosujemy u.d.o., to pojawia się pytanie, co stanowi podstawę przetwarzania danych.
WAŻNE
Tworzenie list e-mailingowych z adresami e-mail mieszkańców wynika z art. 23 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym, który nakłada na radnych obowiązek utrzymywania stałej więzi z mieszkańcami
– Tworzenie list e-mailingowych z adresami e-mail mieszkańców wynika z art. 23 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym, który nakłada na radnych obowiązek utrzymywania stałej więzi z mieszkańcami. Kontakt e-mailowy może stanowić jedną z form realizacji wskazanego obowiązku. W konsekwencji jako podstawę przetwarzania danych osobowych należy wskazać przede wszystkim art. 23 ust. 1 pkt 2 u.d.o., który stanowi, że przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa – tłumaczy mec. Daria Wierzbińska, wspólnik w kancelarii prawnej Świeca i Wspólnicy sp. k.
W takiej sytuacji przesłanką legalizującą przetwarzanie danych jest więc przepis ustawy o samorządzie gminnym. Samorządowiec nie musi na tę okoliczność pozyskiwać zgody osób, które są właścicielami adresów e-mailowych. Dopóki radny wykorzystuje adres e-mailowy do realizacji obowiązku informowania mieszkańców o sprawach związanych z wykonywaniem mandatu, dopóty ma podstawę prawną do takiego działania. Przepisy złamałby dopiero, gdyby adresy e-mailowe, które pozyskał do realizacji opisywanego zadania, wykorzystał np. w ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej w celach marketingowych.
Kolejne istotne pytanie brzmi, kto w takiej sytuacji jest administratorem danych osobowych. Chodzi o to, że radny może zbierać adresy e-mail mieszkańców na własną rękę albo wykorzystać dane posiadane przez urząd gminy, które ten ostatni pozyskał właśnie w celu umożliwienia radnym utrzymywania kontaktów z lokalną społecznością. Okazuje się, że niezależnie od tego, o którym wariancie mówimy, w tej sytuacji administratorem danych zawsze będzie jednostka samorządu terytorialnego (JST). Jest to zrozumiałe, ponieważ wykonując mandat, radny działa jako członek organu kolegialnego JST, czyli rady gminy, a nie jako odrębny podmiot prawny.
– W efekcie to samorząd rejestruje u generalnego inspektora ochrony danych osobowych zbiór danych. Są natomiast pewne wątpliwości dotyczące tego, co należy rozumieć przez pojęcie samorządu. W mojej ocenie w ramach JST rolę administratora danych pełnią poszczególne organy tej jednostki. Jednak praktyka GIODO jest odmienna, gdyż w wielu przypadkach uznaje on, że administratorem danych jest jednostka samorządowa jako całość – wyjaśnia mecenas Wierzbińska.
OPINIA EKSPERTA
W ramach realizacji ustawowego obowiązku utrzymywania kontaktów z mieszkańcami regularnie informuję ich o swojej pracy jako radnego. Poza tradycyjnymi środkami, jak dyżury w urzędzie, wykorzystuję do tego kanały komunikacji elektronicznej. Za pośrednictwem e-maila docieram co tydzień do kilkusetosobowej grupy mieszkańców zainteresowanych tą formą przekazu. W rozsyłanych newsletterach przede wszystkim informuję o interwencjach podjętych w ramach wykonywania mandatu samorządowego oraz o problemach, które rozwiązuję, działając na rzecz lokalnej społeczności. Jednocześnie jako przewodniczący komisji kultury i komunikacji społecznej w radzie dzielnicy promuję w ten sposób ciekawe lokalne wydarzenia kulturalne.
W mojej ocenie w epoce społeczeństwa informacyjnego utrzymywanie regularnego kontaktu e-mailowego z mieszkańcami okazuje się bardziej efektywne niż wspomniane tradycyjne dyżury radnego. Internet jest bowiem wygodniejszą formą komunikacji. Mieszkańcy dostają regularną porcję informacji z życia dzielnicy, a jednocześnie jako odbiorcy moich newsletterów mogą do mnie wysłać sygnał zwrotny o każdej porze dnia czy nocy. Nie muszą się umawiać na spotkanie o konkretnej godzinie. Dzięki temu dostaję od nich e-maile z opisem pojawiających się w dzielnicy problemów, w których rozwiązywaniu staram się pomagać jako radny.
