Subskrybuj nas na Youtube
Zapisz się na newsletter
/>
Z pierwszym dniem września kończy się półroczny okres przejściowy, w którym urzędy mogły prowadzić rejestrację stanu cywilnego w starym systemie papierowym. Od 1 września wszystkie nowe sprawy będą ewidencjonowane w ogólnopolskiej Bazie Usług Stanu Cywilnego (BUSC). Dzięki temu obywatele będą mogli się wybrać do dowolnego urzędu stanu cywilnego i poprosić o odpis swojego aktu. Dokumenty, które już się znajdują w ogólnopolskiej bazie, powinniśmy – przynajmniej teoretycznie – otrzymać od ręki.
Wybiórcze dane
Ministerstwo Spraw Wewnętrznych (MSW) przekonuje, że zmiana – choć rewolucyjna – pójdzie gładko. Twierdzi, że zdecydowana większość z 2,3 tys. urzędów stanu cywilnego (USC) od razu rozpoczęła pracę w nowym systemie, a do 27 lipca 2015 r. tylko 19 z nich nie wykazało żadnej aktywności. Jak dodaje MSW, w większości są to małe gminy, w których jedna osoba wykonuje czynności z zakresu rejestracji aktów stanu cywilnego, ewidencji ludności i dowodów osobistych.
– Informacja podana przez MSW to żadna informacja. Ważniejsze jest to, ile jednostek samorządowych i w jakim procencie odłożyło sprawy na później. Bo do końca tego roku zaległe sprawy trzeba wprowadzić do BUSC. Jeśli skala tego zjawiska jest duża, trzeba obmyślić jakąś ścieżkę obejścia tego problemu – wyjaśnia dr Jan Czajkowski, współprzewodniczący zespołu ds. społeczeństwa informacyjnego Komisji Wspólnej Rządu i Samorządu Terytorialnego.
Także zdaniem urzędników resort przekazuje informacje w sposób wybiórczy. Podaje bowiem tylko te gminy, które nie wprowadziły ani jednego aktu w postaci elektronicznej. Tymczasem znaczna większość urzędów działała dotychczas w trybie mieszanym – tylko część aktów wprowadzała do nowego ogólnopolskiego rejestru.
Kierownik poznańskiego USC Mariusz Kopeć wylicza, że w okresie przejściowym metodą tradycyjną wytworzono ok. 7 tys. aktów urodzeń, 1,5 tys. aktów małżeństw i 3,5 tys. aktów zgonu. Wszystko to trzeba będzie do końca roku wprowadzić do nowego rejestru BUSC, przy jednoczesnym załatwianiu bieżących spraw.
– Zmigrowanie tego nie jest niewykonalne, ale odciąga to pracowników od innych zajęć lub wymusza zatrudnienie kolejnych. W tym tygodniu obywatel nie otrzyma odpisu aktu, bo nie będziemy w stanie wydać go od ręki przy takim natłoku spraw – przyznaje kierownik.
Obawy te potwierdza kierownik warszawskiego USC, który nie chce wypowiadać się pod nazwiskiem.
– Każda czynność związana z wprowadzeniem po raz pierwszy aktu do nowego systemu elektronicznego wymaga akceptacji kierownika. W ciągu dnia czterech naszych pracowników jest w stanie załatwić ok. 160 spraw takich jak wydanie odpisu aktu stanu cywilnego. Dziennie, nawet przy pełnym stanie osobowym, zostaje nam ok. 1000 spraw zaległych i niezrealizowanych wniosków – wylicza nasz rozmówca.
Po czym dodaje: – Ktoś miał nie po kolei w głowie, by tworzyć nowy system z zerową bazą aktów stanu cywilnego, której uzupełnianie zajmie urzędom dziesiątki lat.
Brakuje sprzętu
Piotr Mierzwiński, rzecznik Centralnego Ośrodka Informatyki (jednostki podległej MSW, dalej: COI), jest zaskoczony problemami zgłaszanymi przez samorządy.
– Urzędy miały pół roku okresu przejściowego, w którym mogły rejestrować dokumenty już zgodnie z nową procedurą. Decyzja jednak o tym należała do poszczególnych włodarzy. Są jednostki takie jak Kraków, które wprowadzały sprawy do nowego rejestru na bieżąco i dzięki temu dziś nie mają zaległości. Ale są też takie, które robiły to np. częściowo, a w wyjątkowych 19 przypadkach wcale. Zgodnie z obowiązującą ustawą te drugie urzędy mają teraz czas do końca 2015 r. na nadrobienie zaległości – podkreśla.
Piłeczkę odbija Mariusz Kopeć z USC w Poznaniu. Zapewnia, że decyzja wielu urzędów o pozostaniu w starym trybie na czas okresu przejściowego wynikała nie z lenistwa pracowników, ale np. z braków kadrowych i sprzętowych.
– W urzędach brakuje komputerów, drukarek czy skanerów, a to wpływa na tempo obrabiania aktów. Nam brakuje około połowy niezbędnego sprzętu, ale w innych województwach dopiero w połowie września będzie dostawa sprzętu z MSW – wylicza.
Ministerstwo uspokaja: „Urzędy stanu cywilnego, w których pojawiają się utrudnienia związane z przejściem na nowy system, mogą skorzystać z pomocy zespołu złożonego z pracowników Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Centralnego Ośrodka Informatyki. Specjalnie utworzona grupa, wspiera i będzie wspierać w terenie gminy, które zgłoszą ewentualne kłopoty” – zapewnia resort w komunikacie.
Z kolei Piotr Mierzwiński z COI twierdzi, że nie dostrzega jakiejś szczególnej paniki wśród urzędników w związku z szykowanymi zmianami. – Nasz service desk dziennie odnotowuje średnio ok. 80 różnego rodzaju zgłoszeń dotyczących najróżniejszych spraw. Większość z nich to pytania związane z obsługą aplikacji Źródło (aplikacja do obsługi petentów wdrożona w gminach od 1 marca 2015 r. przez COI – red.), prośby o konsultacje w zakresie procedur czy wsparcie techniczne dotyczące konfiguracji lokalnej infrastruktury, np. związanej z aktualizacją oprogramowania – komentuje.
Mimo to niepewności w urzędach jest jak widać sporo, nawet jeśli sygnały te nie dochodzą do MSW czy COI. Pewne jest tylko jedno. Na dwa miesiące przed wyborami resort nie chce i nie może sobie pozwolić na kolejną wpadkę, jak to było przy pierwszej próbie wdrożenia aplikacji Źródło w urzędach (trzeba było przesunąć termin z 1 stycznia na 1 marca 2015 r.).
– MSW deklarowało przygotowanie dla obywateli szerszej informacji o całym projekcie, w tym również o specyfice dużego wdrożenia i kłopotach, które mogłyby ewentualnie z tego wyniknąć. Do tej pory takiego komunikatu nie było – dodaje dr Jan Czajkowski.
