Czy umowy zawierane z pracownikami na używanie ich samochodów prywatnych do celów służbowych wymagają kontrasygnaty skarbnika? Przepisy nie mówią tego wprost. A może wystarczy tylko podpis wójta gminy?

Umowy zawierane z pracownikami na używanie ich samochodów prywatnych do celów służbowych generują zobowiązania finansowe po stronie samorządu, wobec tego wymagają kontrasygnaty skarbnika. Taki wniosek płynie z analizy przepisów oraz orzecznictwa.

Podstawowe zasady

Zacznijmy od przypomnienia podstawowych zasad wynikających z przepisów regulujących użytkowanie pojazdów pracowników na cele służbowe pracodawcy. W rozporządzeniu ministra infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy jest mowa o „umowie zawieranej pomiędzy pracodawcą a pracownikiem w ww. zakresie przedmiotowym”. Jak bowiem postanowiono w par. 1 ww. aktu wykonawczego, zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej między pracodawcą a pracownikiem o używanie pojazdu do celów służbowych na warunkach określonych w rozporządzeniu.
Natomiast zwrot kosztów używania przez pracownika pojazdu do celów służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika określają przepisy w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. Warto dodać, że od 17 stycznia br. obowiązują wyższe stawki maksymalne z tytułu rozliczeń używania przez pracownika pojazdu w celach służbowych.

Ustawowe stawki

Od 17 stycznia – zgodnie z par. 2 rozporządzernia w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy– koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:
1) dla samochodu osobowego:
a) o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,89 zł,
b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 1,15 zł,
2) dla motocykla – 0,69 zł,
3) dla motoroweru – 0,42 zł.
Przy czym zwrot kosztów używania ww. pojazdów następuje w formie miesięcznego ryczałtu – obliczonego jako iloczyn powyżej wskazanych stawek za 1 km przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne – po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać liczbę dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.
Nie ma więc wątpliwości co do tego, że pracodawcę samorządowego z pracownikiem powinna łączyć wspomniana umowa cywilnoprawna.

Wymóg kontrasygnaty

Przepisy niestety nie wskazują, jaką formę ma przybrać umowa cywilnoprawna podpisana przez pracodawcę z pracownikiem, który używa do celów służbowych prywatnego auta. W podanym przez czytelnika stanie faktycznym pracodawcą jest samorząd, a ściśle rzec ujmując, jest nim urząd gminy, co oznacza, że przy zawieraniu ww. umowy należy uwzględnić specjalne wymogi wynikające z ustawy o samorządzie gminnym. Na szczególną uwagę zasługuje ust. 1 art. 46, gdzie postanowiono m.in., że świadczenie woli w imieniu gminy w zakresie zarządu mieniem składa jednoosobowo wójt albo działający na podstawie jego upoważnienia zastępca wójta, samodzielnie albo wraz z inną upoważnioną przez wójta osobą. Z kolei w ust. 3 ww. przepisu doprecyzowano, że jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej.
W kontekście podanej problematyki pomocne może być także wystąpienia pokontrolne Regionalnej Izby Obrachunkowej w Krakowie z 2 grudnia 2022 r. (znak WK.6130.38.22, www.bip.krakow.rio.gov.pl). W badanej sprawie izba stwierdziła nieprawidłowość polegającą na zawieraniu umów cywilnoprawnych skutkujących powstaniem zobowiązań bez kontrasygnaty skarbnika gminy lub osoby przez niego upoważnionej, co było niezgodnie z ww. przepisem określonym w art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym. Ustalenie to dotyczyło umów zawartych z pracownikami urzędu gminy na używanie samochodu prywatnego do celów służbowych. W zaleceniach pokontrolnych RIO nakazała urzędowi dokonywanie czynności prawnych skutkujących powstaniem zobowiązań pieniężnych wyłącznie przy kontrasygnacie skarbnika gminy lub osoby przez niego upoważnionej, zgodnie z ww. przepisem ustawowym.
Warto także przeanalizować wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z 6 października 2015 r. (sygn. akt I ACa 355/15), gdzie zwrócono uwagę, że art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym nie daje podstaw do uznania kontrasygnaty skarbnika gminy za składnik jej (gminy) oświadczenia woli, ponieważ w myśl art. 46 ust. 1 ww. aktu prawnego oświadczenie woli w imieniu gminy w zakresie zarządu mieniem składa jednoosobowo wójt albo działający na podstawie jego upoważnienia zastępca wójta (robi to samodzielnie albo wraz z inną upoważnioną przez wójta osobą). Kontrasygnata stanowi jedynie oświadczenie wiedzy skarbnika co do stanu planu finansowego gminy i jest narzędziem jej dyscypliny budżetowej.
Podsumowując, w opisanej sytuacji nie wystarczy podpis wójta, lecz konieczna będzie także kontrasygnata skarbnika gminy na umowach z pracownikami. ©℗
Podstawa prawna
rozporządzenie z 25 marca 2002 r. ministra infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r. nr 27, poz. 271; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 5)
art. 46 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 40)