Status pracowników samorządowych reguluje ustawa z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 530), jednak nie stanowi ona kompleksowej regulacji. Jest ona lex specialis w stosunku do kodeksu pracy, wobec czego jej przepisy mają pierwszeństwo przed przepisami kodeksu - pisze Anna Przygocka, radca prawny prowadzący szkolenia na temat zmian w prawie pracy, Kancelaria Prawna Dr Krystian Ziemski & Partners w Poznaniu.

rozwiń ›
Tym niemniej w sprawach nieuregulowanych w tej ustawie stosuje się odpowiednio przepisy kodeksu pracy – do niego zresztą wprost odsyła art. 43 ust. 1 ustawy o pracownikach samorządowych. Dlatego zarówno pracownicy samorządowi, jak i ich pracodawcy powinni śledzić na bieżąco proponowane zmiany w kodeksie pracy, gdyż mogą mieć one do nich zastosowanie. Jednocześnie warto zwrócić uwagę na to, że ustawodawca wskazał sposób, w jaki przepisy kodeksu pracy stosuje się w sprawach nieunormowanych w ustawie o pracownikach samorządowych. Przywołany art. 43 ust. 1 przewiduje bowiem „odpowiednie” stosowanie przepisów kodeksu pracy. Odpowiedniość stosowania określonych przepisów oznacza, że niektóre z nich można stosować bez żadnej zmiany (tj. wprost), inne – trzeba odpowiednio zmodyfikować, a jeszcze inne – w ogóle nie mogą być stosowane. Zatem w każdym przypadku należy uwzględnić różnice charakteru zatrudnienia pracownika samorządowego. Odpowiadamy na wybrane pytania pojawiające się na szkoleniach prowadzonych z tematyki dotyczącej zapowiadanych zmian w kodeksie pracy. Z dużym prawdopodobieństwem wejdą one wkrótce w życie, bo wymóg ich wprowadzenia wynika m.in. z unijnych dyrektyw.
O co urzędy pytają na szkoleniach

Obowiązywanie przepisów

PROBLEM Na jakie zmiany w prawie pracy powinny zwrócić uwagę jednostki samorządu terytorialnego? Od kiedy będą obowiązywały nowe regulacje?
ODPOWIEDŹ Ustawodawca obecnie pracuje nad kilkoma ustawami, które zmienią przepisy kodeksu pracy. Są to m.in. zmiany wynikające z konieczności wdrożenia do polskiego porządku prawnego dyrektyw europejskich, tj.:
1) dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1152 z 20 czerwca 2019 r. w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej (Dz.Urz. UE z 2019 r. L 186, s. 105),
2) dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1158 z 20 czerwca 2019 r. w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów oraz uchylającej dyrektywę Rady 2010/18/UE (Dz.Urz. UE z 2019 r. L 188, s. 79).
Zmiany wynikające z ww. dyrektyw miały wejść w życie z początkiem sierpnia 2022 r. Termin ten wynikał z treści dyrektyw. Taki termin wpisano też w art. 44 projektu ustawy zmieniającej kodeks pracy (zgodnie z którym „Ustawa wchodzi w życie z dniem 1 sierpnia 2022 r.”). Jednak choć termin już upłynął, to wciąż nie ma ustawy zmieniającej kodeks pracy w zakresie wynikającym z ww. dyrektyw. Pojawiają się natomiast informacje, że proponowane zmiany mają wejść w życie w I kwartale 2023 r. Tym niemniej projekt ustawy jest wciąż na konsultacyjnym etapie prac legislacyjnych.
Inne projektowane zmiany kodeksu pracy, które budzą zainteresowanie m.in. jednostek samorządu terytorialnego, dotyczą umożliwienia pracodawcom wprowadzenia kontroli pracownika na obecność w organizmie alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu, a także pracy zdalnej. Oba te zagadnienia objęte są jednym projektem ustawy zmieniającej kodeks pracy. Projekt ten jest obecnie na etapie prac sejmowych i na razie nie da się jednoznacznie odpowiedzieć na pytanie, kiedy proponowane rozwiązania staną się częścią porządku prawnego. Jednak z uwagi na przewidywany vacatio legis warto trzymać rękę na pulsie. Zgodnie bowiem z art. 20 projektu nowelizacja wejdzie w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia, zatem pracodawcy będą mieli mało czasu na przygotowanie się do zmian.

Obowiązek informacyjny

PROBLEM Jakie informacje pracodawca będzie musiał przekazać pracownikowi po zmianie przepisów? Czy obowiązek informacyjny dotyczy umów już zawartych?
ODPOWIEDŹ Zacznijmy od tego, że obowiązek informacyjny spoczywa na pracodawcy na mocy obowiązującego art. 29 par. 3 kodeksu pracy. W myśl projektu – ma zmienić się natomiast zakres informacji przekazywanych pracownikowi przez pracodawcę. Obowiązek informacyjny ma być dość mocno rozbudowany w porównaniu z obowiązującym obecnie. Teraz art. 29 par. 3 kodeksu pracy przewiduje kilka informacji, które pracodawca jest zobowiązany przekazać pracownikowi na piśmie, nie później niż w ciągu siedmiu dni od dnia zawarcia umowy o pracę. Z kolei planowana nowa treść art. 29 par. 3 kodeksu pracy proponuje dwa terminy przekazania pracownikowi poszczególnych informacji. Nie później niż w terminie siedmiu dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, pracodawca ma być zobowiązany do poinformowania pracownika co najmniej o:
1) obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy;
2) obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy;
3) przysługujących pracownikowi przerwach w pracy;
4) przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku;
5) zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią;
6) w przypadku pracy zmianowej – zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę;
7) w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy;
8) innych niż określone w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych;
9) wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, o zasadach jego ustalania i przyznawania;
10) obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia;
11) prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy;
12) układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje – nazwie takich organów lub instytucji;
13) w przypadku gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy – terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Z kolei nie później niż w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, pracodawca będzie informował pracownika o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy, oraz informacje na temat zapewnianej przez pracodawcę ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym. Obowiązek ten ma nie dotyczyć sytuacji, gdy pracownik będzie dokonywał wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego.
Porównanie planowanej regulacji z obecnie obowiązującym art. 29 par. 3 kodeksu pracy powoduje niemałe poruszenie wśród pracodawców, gdyż wiąże się z koniecznością sporządzenia nowych wzorów dokumentów, którymi będą się oni posługiwali. Dlatego też pojawiło się pytanie, czy nowy, tj. rozbudowany obowiązek informacyjny, będzie dotyczył również dotychczasowych pracowników. Na tak postawione pytanie można odpowiedzieć, że pośrednio tak. Zgodnie bowiem z projektowanym art. 26 ustawy zmieniającej kodeks pracy w przypadku umów o pracę trwających w dniu wejścia w życie nowych przepisów pracodawca na wniosek pracownika będzie zobowiązany do uzupełnienia informacji przekazanej temu pracownikowi. Pracodawca na wywiązanie się z tego obowiązku ma mieć trzy miesiące od dnia złożenia przez pracownika wniosku o uzupełnienie informacji.

Zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej

PROBLEM Czy pracownik będzie musiał jakoś udokumentować nieobecność w pracy z powodu działania siły wyższej? Jak będzie płatne zwolnienie od siły wyższej (czy jak wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego, czy jak za urlop okolicznościowy)?
ODPOWIEDŹ Projektowane zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej to nowe uprawnienie pracownicze. Ma ono przysługiwać pracownikowi z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli niezbędna będzie natychmiastowa obecność pracownika. Projektowane przepisy nie przewidują konieczności udokumentowania okoliczności usprawiedliwiających skorzystanie z ww. uprawnienia. Co więcej, nie przewidują delegacji dla właściwego ministra do określenia w drodze rozporządzenia ewentualnych dokumentów czy sposobów dokumentowania okoliczności usprawiedliwiających korzystanie z nowego uprawnienia wynikającego z projektowanego art. 148[¹] kodeksu pracy.
Zgodnie z projektowanymi przepisami w okresie zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej pracownik zachowa prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia obliczanego jak wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego.

Urlop opiekuńczy

PROBLEM Czy projektowany urlop opiekuńczy dotyczy również rodzeństwa lub partnera? Czy urlop opiekuńczy będzie płatny? Czy pracodawca zapłaci za niego jak za urlop wypoczynkowy? Czy wniosek o ten urlop będzie dostępny na stronie ZUS?
ODPOWIEDŹ Urlop opiekuńczy ma przysługiwać pracownikowi w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych. Członkiem rodziny, w rozumieniu nadanym nowym art. 173[¹]k kodeksu pracy, będzie syn, córka, matka, ojciec lub małżonek pracownika. Czyli rodzeństwo lub partner nie będą objęci ww. definicją członka rodziny. Jednak urlop opiekuńczy będzie przysługiwał nie tylko w celu zapewnienia opieki lub wsparcia członkowi rodziny, lecz również osobie zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym z pracownikiem. Dlatego raczej nie ma wątpliwości, że pracownik zamieszkujący z partnerem w tym samym gospodarstwie domowym będzie mógł zapewnić mu opiekę lub wsparcie, korzystając z uprawnienia do urlopu opiekuńczego. W przypadku rodzeństwa natomiast mogą pojawić się wątpliwości z uwagi na konieczność spełnienia wymogu wspólnego zamieszkiwania. Niemniej jednak, jeśli rodzeństwo będzie zamieszkiwało z pracownikiem, wówczas pracownik będzie mógł skorzystać z urlopu opiekuńczego, aby zapewnić rodzeństwu wsparcie lub opiekę.
Projektowane przepisy nie przewidują wynagrodzenia za czas urlopu opiekuńczego. Zgodnie z art. 80 zdanie drugie kodeksu pracy „za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wówczas, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią”. Zatem skoro projektowane nowe przepisy nie regulują kwestii wynagrodzenia w przypadku korzystania przez pracownika z prawa do urlopu opiekuńczego, za czas tego urlopu pracownik nie zachowa prawa do wynagrodzenia.
Urlop opiekuńczy ma być udzielany na wniosek pracownika składany pracodawcy. Projektowane przepisy przewidują konieczność wskazania we wniosku: imienia i nazwiska osoby, która wymaga opieki lub wsparcia, przyczyny konieczności zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia oraz w przypadku członka rodziny ‒ stopnia pokrewieństwa z pracownikiem, a w przypadku osoby niebędącej członkiem rodziny ‒ adresu zamieszkania tej osoby. Nie wydaje się zatem, żeby wniosek o udzielenie urlopu opiekuńczego był dostępny na stronie internetowej ZUS.

Przerwy w pracy wkrótce trochę inaczej

PROBLEM Jak zmienią się przepisy dotyczące przerw?
ODPOWIEDŹ Obecnie obowiązujący art. 134 kodeksu pracy przewiduje uprawnienie pracownika do przerwy w pracy trwającej co najmniej 15 minut, wliczanej do czasu pracy, jeżeli dobowy wymiar czasu pracy pracownika wynosi co najmniej 6 godzin.
Natomiast zmiana tej regulacji będzie polegała na wprowadzeniu jednej lub dwóch dodatkowych przerw, w zależności od długości dobowego wymiaru czasu pracy pracownika.
Proponowana nowa treść art. 134 kodeksu pracy przewiduje:
1) prawo pracownika do przerwy trwającej co najmniej 15 minut – jeżeli dobowy wymiar czasu pracy pracownika wynosi co najmniej 6 godzin;
2) prawo pracownika do dodatkowej przerwy w pracy trwającej co najmniej 15 minut – jeżeli dobowy wymiar czasu pracy pracownika jest dłuższy niż 9 godzin;
3) prawo pracownika do kolejnej przerwy w pracy trwającej co najmniej 15 minut – jeżeli dobowy wymiar czasu pracy pracownika jest dłuższy niż 16 godzin.
Proponowane przerwy będą wliczane do czasu pracy.

Urlop ojcowski

PROBLEM Jaki wymiar urlopu ojcowskiego będzie obowiązywał ojców dzieci urodzonych przed 2023 r. (jeżeli jeszcze tego urlopu nie wykorzystali)?
ODPOWIEDŹ Pytanie to wynika z projektowanej zmiany przepisu regulującego długość okresu, w którym pracownik ojciec będzie miał prawo do urlopu ojcowskiego. Obecnie pracownik wychowujący dziecko ma prawo do urlopu ojcowskiego nie dłużej jednak niż:
1) do ukończenia przez dziecko 24. miesiąca życia albo
2) do upływu 24 miesięcy od dnia uprawomocnienia się postanowienia orzekającego przysposobienie dziecka i nie dłużej niż do ukończenia przez dziecko 7. roku życia, a w przypadku dziecka, wobec którego podjęto decyzję o odroczeniu obowiązku szkolnego, nie dłużej niż do ukończenia przez nie 10. roku życia.
Wskazane 24-miesięczne okresy zostaną skrócone do 12 miesięcy.
W przypadku gdy będzie miała miejsce sytuacja, w której zmienione przepisy wejdą w życie (tj. skrócony okres, w którym możliwe będzie skorzystanie z urlopu ojcowskiego), a pracownicy ojcowie nie skorzystali z prawa do urlopu ojcowskiego, przy jednoczesnym ukończeniu przez dzieci 12. miesiąca życia (lub upływie 12 miesięcy od dnia uprawomocnienia się postanowienia orzekającego przysposobienie dziecka), pracownicy ojcowie będą mieli prawo do urlopu ojcowskiego na dotychczasowych zasadach (tj. obecnie obowiązujących).

E-wnioski w sprawach pracowniczych

PROBLEM Czy pracownik będzie mógł złożyć wniosek o udzielenie urlopu opiekuńczego za pośrednictwem e-maila?
ODPOWIEDŹ Proponowane zmiany przepisów kodeksu pracy przewidują możliwość składania przez pracowników wniosków w postaci papierowej lub elektronicznej w przypadkach wskazanych w kodeksie pracy w miejsce dotychczasowych wniosków pisemnych. Przy czym nie chodzi tutaj o formę papierową lub elektroniczną, a o postać papierową lub elektroniczną. Wyjaśnijmy, że „forma elektroniczna” i „postać elektroniczna” oznacza dwa różne sposoby złożenia oświadczenia. I tak: aby doszło do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej, konieczne jest złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Tymczasem postać elektroniczna oświadczenia woli oznacza jego wprowadzenie do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba, do której jest ono kierowane, mogła zapoznać się z jego treścią. Dlatego postać elektroniczna stanowi prostszy sposób złożenia oświadczenia aniżeli forma elektroniczna.
Zatem w myśl projektowanych przepisów wniosek o udzielenie urlopu opiekuńczego czy wniosek o zmianę rodzaju umowy o pracę albo wniosek o udzielenie urlopu ojcowskiego pracownik będzie mógł złożyć za pośrednictwem e-maila.

Praca zdalna

PROBLEM Czy będzie można wykonywać pracę zdalnie sporadycznie (np. raz w miesiącu)? Czy jeśli w urzędzie nie jest i nie będzie możliwa praca zdalna, czy muszą być regulacje pracy zdalnej zawarte w dokumentach wewnątrzzakładowych? Co oznacza zakaz powierzania niektórych rodzajów prac w kontekście pracy zdalnej?
ODPOWIEDŹ Zgodnie z ustawową propozycją praca zdalna będzie mogła być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Zatem pracownik będzie mógł wykonywać pracę jako pracę zdalną w pełnym wymiarze czasu lub tylko częściowo, np. trzy dni w miejscu zamieszkania pracownika i dwa dni w tygodniu w siedzibie pracodawcy.
W myśl projektowanych przepisów zasady wykonywania pracy zdalnej powinny zostać określone w:
1) porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową;
2) regulaminie – jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia wskazanego w pkt 1;
3) regulaminie – gdy u pracodawcy nie będą działały zakładowe organizacje związkowe, po konsultacji z przedstawicielami pracowników.
Nie każdy rodzaj pracy może być wykonywany w formie zdalnej. Wobec tego branża, w której funkcjonuje pracodawca, oraz rodzaj czynności wykonywanych przez pracowników warunkują możliwość zdalnej realizacji tych czynności. Co więcej, u jednego pracodawcy mogą jednocześnie pracować osoby, które ze względu na rodzaj obowiązków nie mogą wykonywać pracy zdalnej, oraz ci, którzy będą mogli w ten sposób pracować. Dlatego z dokumentów wewnątrzzakładowych winno wynikać, które grupy pracowników będą objęte pracą zdalną. Jednocześnie, jeśli u danego pracodawcy nie będzie możliwości wykonywania pracy w formie zdalnej, nie wydaje się, żeby konieczne było wprowadzanie w tym zakresie regulacji wewnątrzzakładowych.
Należy jednak zauważyć, że ustawodawca proponuje pewne ograniczenia dotyczące możliwości wykonywania pracy zdalnej. Zgodnie z projektowanymi rozwiązaniami praca zdalna nie będzie obejmowała prac:
1) szczególnie niebezpiecznych;
2) w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;
3) z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy;
4) związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy;
5) powodujących intensywne brudzenie.
©℗