Włodarze samorządowi nie mogą wysyłać pism do mieszkańców, jeśli przepisy nie przewidują takiej możliwości. Takie jest stanowisko głównego inspektora ochrony danych osobowych.

GIODO zajął się korespondencją włodarzy na skutek doniesienia, że wójt Nieporętu (Mazowieckie) może naruszać przepisy ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1182).
Otóż co roku wójt wysyłał bezpośrednio do sześciolatków listy gratulacyjne z okazji rozpoczęcia przez nich nauki w szkole. Jednocześnie dzieci otrzymywały zaproszenie do skorzystania z oferty biblioteki.
– Moja córka poczuła się bardzo wyróżniona, że otrzymała od wójta takie pismo. Większości rodziców bardzo podobała się ta akcja – mówi ojciec Julianny.
Samorządowiec menedżerem: Drogie? Do likwidacji
Samorządowiec menedżerem: Drogie? Do likwidacji

Zobacz również
Jednak takie działanie zdaniem GIODO jest niezgodne z przepisami, nawet jeśli cel akcji był szczytny. W efekcie samorząd dostał 30 dni na usunięcie nieprawidłowości.
– Wycofujemy się z tej akcji. Wśród rodziców znalazł się jeden, któremu nie podobało się to, że do sześciolatków na ich adres zamieszkania wysyła się takie zaproszenia – potwierdza Barbara Kopcińska, sekretarz gminy Nieporęt.
Przyznaje, że imię i nazwisko jeszcze nie są danymi osobowymi, ale z adresem zamieszkania już tak.
GIODO wskazał, że zgodnie z art. 7 konstytucji organy władzy publicznej działają na podstawie i w granicach prawa. Z kolei kompetencje organów gminy zostały wskazane w przepisach ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. 2013 r. poz. 594).
Zdaniem GIODO organy gminy powinny sprawować swoje obowiązki względem mieszkańców w sposób pogłębiający ich zaufanie do urzędu, w szczególności zaspokajać zbiorowe potrzeby wspólnoty. Mają więc działać w sposób jawny, m.in. przez zapewnienie prawa obywatelom do uzyskiwania informacji, wstępu na sesje rady gminy i posiedzenia jej komisji, a także dostępu do dokumentów wynikających z wykonywania zadań publicznych, w tym protokołów posiedzeń organów gminy.
Inspektor powołał się też na postanowienie Naczelnego Sądu Administracyjnego z 16 grudnia 2004 r. (sygn. akt FSK 417/2004). Wskazał w nim, że kompetencji urzędów nie można domniemywać i nie można ich ustalać przez wykładnie prawa. Muszą być one określone wyraźnie w ustawie. Skoro brak jest przepisu, który upoważniałby wójta do wysłania zaproszeń lub listów gratulacyjnych do mieszkańców, to ich dane osobowe nie mogą być przetwarzane.
Ponadto zgodnie z art. 26 ust. 2 ustawy o ochronie danych osobowych – przetwarzanie danych w celu innym niż ten, dla którego zostały zebrane, jest dopuszczalne, jeżeli nie narusza praw i wolności osoby.