GIODO zajął się korespondencją włodarzy na skutek doniesienia, że wójt Nieporętu (Mazowieckie) może naruszać przepisy ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1182).
Otóż co roku wójt wysyłał bezpośrednio do sześciolatków listy gratulacyjne z okazji rozpoczęcia przez nich nauki w szkole. Jednocześnie dzieci otrzymywały zaproszenie do skorzystania z oferty biblioteki.
– Moja córka poczuła się bardzo wyróżniona, że otrzymała od wójta takie pismo. Większości rodziców bardzo podobała się ta akcja – mówi ojciec Julianny.
Jednak takie działanie zdaniem GIODO jest niezgodne z przepisami, nawet jeśli cel akcji był szczytny. W efekcie samorząd dostał 30 dni na usunięcie nieprawidłowości.
– Wycofujemy się z tej akcji. Wśród rodziców znalazł się jeden, któremu nie podobało się to, że do sześciolatków na ich adres zamieszkania wysyła się takie zaproszenia – potwierdza Barbara Kopcińska, sekretarz gminy Nieporęt.
Przyznaje, że imię i nazwisko jeszcze nie są danymi osobowymi, ale z adresem zamieszkania już tak.
GIODO wskazał, że zgodnie z art. 7 konstytucji organy władzy publicznej działają na podstawie i w granicach prawa. Z kolei kompetencje organów gminy zostały wskazane w przepisach ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. 2013 r. poz. 594).
Zdaniem GIODO organy gminy powinny sprawować swoje obowiązki względem mieszkańców w sposób pogłębiający ich zaufanie do urzędu, w szczególności zaspokajać zbiorowe potrzeby wspólnoty. Mają więc działać w sposób jawny, m.in. przez zapewnienie prawa obywatelom do uzyskiwania informacji, wstępu na sesje rady gminy i posiedzenia jej komisji, a także dostępu do dokumentów wynikających z wykonywania zadań publicznych, w tym protokołów posiedzeń organów gminy.
Inspektor powołał się też na postanowienie Naczelnego Sądu Administracyjnego z 16 grudnia 2004 r. (sygn. akt FSK 417/2004). Wskazał w nim, że kompetencji urzędów nie można domniemywać i nie można ich ustalać przez wykładnie prawa. Muszą być one określone wyraźnie w ustawie. Skoro brak jest przepisu, który upoważniałby wójta do wysłania zaproszeń lub listów gratulacyjnych do mieszkańców, to ich dane osobowe nie mogą być przetwarzane.
Ponadto zgodnie z art. 26 ust. 2 ustawy o ochronie danych osobowych – przetwarzanie danych w celu innym niż ten, dla którego zostały zebrane, jest dopuszczalne, jeżeli nie narusza praw i wolności osoby.