Gminie wolno ustanowić przy wypożyczalni książek tylko takie organy, które przewiduje ustawa. Samorząd powinien ponadto określić sposób funkcjonowania tego typu podmiotów
Zgodnie z art. 11 ustawy z 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 642 ze zm.) podmiot prowadzący bibliotekę nadaje jej statut. W przypadku samorządowych wypożyczalni książek uprawniona do tego jest rada gminy (miasta, powiatu). W statucie należy określić cele, zadania i organy biblioteki, a także jej organizację, w tym zakres działania i lokalizację filii oraz oddziałów. Samorząd musi również wskazać źródła finansowania działalności biblioteki.
Szczególnie w małych jednostkach samorządu terytorialnego biblioteki – obok dostarczyciela literatury – wypełniają funkcję lokalnego centrum kultury. Wokół wypożyczalni organizowane jest życie kulturalne miasteczka czy wsi. Nie ma w tym nic złego, niemniej jednak czyniąc z biblioteki główny nerw integracji danej wspólnoty, nie można przesadzić. Przekonali się o tym samorządowcy ze Świdnika.
Rada miasta postanowiła, że przy tamtejszej bibliotece i jej filiach mogą działać koła przyjaciół biblioteki, towarzystwa i fundacje. Takie brzmienie statutu biblioteki nie przeszło jednak prowadzonej przez wojewodę kontroli zgodności z prawem. Zgodnie bowiem z art. 15 ustawy o bibliotekach przy tych ostatnich może działać rada biblioteczna lub inny organ o charakterze doradczym i opiniodawczym. Nie może to być jednak fundacja, gdyż nie mieści się ona w definicji organu opiniodawczego. O ile rada biblioteczna to ciało mniej sformalizowane, o tyle fundacja to poważna osoba prawna, mająca swoje prawa i obowiązki. Nie bez powodu tej ostatniej poświęcono odrębną ustawę. Gmina nie może w statucie biblioteki zdecydować o powołaniu do życia tak poważnego podmiotu.
Organ nadzoru ocenił więc przepis uchwalony przez świdnickich radnych jako „nieuprawnione rozszerzenie określonego ustawą kręgu organów, które mogą działać przy bibliotece”. Zdecydował więc o stwierdzeniu nieważności regulacji w przywołanym kształcie.
Jednocześnie wojewoda lubelski wypowiedział się w przedmiocie tego, jak powinna wyglądać prawidłowo sformułowana część statutu, mówiąca o radzie bibliotecznej lub innym organie opiniodawczo-doradczym. Nie wystarczy bowiem, by rada gminy ograniczyła się do jednozdaniowego zapisu o powołaniu takiego podmiotu. Statut musi dodatkowo określać ramy działania wspomnianych organów, sposób ich funkcjonowania oraz konkretyzować ich uprawnienia. Nie można tych kwestii pozostawić do uregulowania w innych aktach.
Orzecznictwo Rozstrzygnięcie nadzorcze wojewody lubelskiego z 28 stycznia 2015 r., nr PN-II.4131.31.2015.