Udzielanie dotacji we wskazanym trybie jest szeroko rozpowszechnioną metodą zlecenia realizacji zadań przez samorządy różnym organizacjom pozarządowym. Mogą one dotyczyć różnych rzeczy, np. pomocy społecznej, wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej, działalności charytatywnej albo podejmowanej na rzecz osób z niepełnosprawnościami, promocji zatrudnienia i aktywizacji zawodowej.
Przekazując te środki, gmina oczekuje, że zadanie, które jest tymi środkami współfinansowane, zostanie wykonane zgodnie z ofertą i umową o realizację zadania publicznego. W tym miejscu warto przypomnieć, że w art. 16 ust. 1 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie postanowiono, iż podejmując się zadania publicznego, organizacje pozarządowe zobowiązują się do jego wykonania w zakresie i na zasadach określonych w umowie z JST. Ustawodawca przewidział nawet wzór owej umowy – w załącznikach do rozporządzenia z 24 października 2018 r. przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań.
Analizując treść tego wzorca, na szczególną uwagę zasługują zapisy zawarte par. 1, gdzie m.in. postanowiono, że:
„1. Zleceniodawca zleca Zleceniobiorcy (….) zgodnie z przepisami ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, zwanej dalej «ustawą», realizację zadania publicznego pod tytułem:… określonego szczegółowo w ofercie złożonej przez Zleceniobiorcę (….) w dniu …… zwanego dalej «zadaniem publicznym» a Zleceniobiorca (..) zobowiązuje się wykonać zadanie publiczne na warunkach określonych w niniejszej umowie oraz w ofercie (…).
4. Wykonanie umowy nastąpi w dniem zaakceptowania przez Zleceniodawcę sprawozdania końcowego, o którym mowa w § 9 ust. 5”.
Z kolei we wspomnianym par. 9 ust. 5 ww. wzorca umowy postanowiono, że:
„5. Zleceniobiorca (...) składa (…) sprawozdanie końcowe z wykonania zadania publicznego sporządzone według wzoru, o którym mowa w ust. 2, w terminie 30 dni od dnia zakończenia realizacji zadania publicznego”.
Z kolei w art. 18 ust. 4 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie czytamy, że sprawozdanie z wykonania zadania publicznego ma zawierać:
1) szczegółowy opis wykonania zadania publicznego, z uwzględnieniem osiągniętych celów oraz zrealizowanych działań;
2) zestawienie wydatków poniesionych na wykonanie zadania publicznego wraz ze wskazaniem źródeł ich finansowania;
3) informację o poniesionych nakładach na wykonanie zadania publicznego z podziałem na wkład osobowy i rzeczowy.
Z powyższego wynika, że dla stwierdzenia rozliczenia dotacji przedłożonego przez organizację pozarządową konieczne jest uprzednie zaakceptowanie przez zleceniodawcę sprawozdania końcowego. Z formalnego punktu widzenia status zleceniodawcy posiada np. gmina, przy czym jak wynika z ww. wzorca umownego, w jej imieniu działa reprezentant, czyli wójt. Składa on podpis pod sprawozdaniem końcowym z wykonania zadania publicznego, co jest równoznaczne z wykonaniem umowy. Bez spełnienia tej przesłanki pracownik urzędu gminy nie może stwierdzić, że dokonano rozliczenia dotacji. Byłoby to działanie przedwczesne i nieuprawnione, chyba że taka osoba posiadałaby formalne upoważnienie od wójta.
By rozliczyć dotacje na realizację zadania publicznego, wójt musi podpisać się pod umową z organizacją pozarządową i zaakceptować sprawozdanie końcowe. Dopiero wówczas pracownik samorządowy może stwierdzić, że dokonano rozliczenia dotacji.
Podstawa prawna
art. 16 ust. 1 ustawy z 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1057; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1535)
załącznik do rozporządzenia z 24 października 2018 r. przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz.U. z 2018 r. poz. 2057).