Czy do rozliczenia dotacji udzielonej w trybie ustawy o pożytku publicznym konieczna jest formalna akceptacja sprawozdania końcowego z dotacji przez wójta? A może wystarczy notatka pracownika merytorycznego urzędu gminy?
Udzielanie dotacji we wskazanym trybie jest szeroko rozpowszechnioną metodą zlecenia realizacji zadań przez samorządy różnym organizacjom pozarządowym. Mogą one dotyczyć różnych rzeczy, np. pomocy społecznej, wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej, działalności charytatywnej albo podejmowanej na rzecz osób z niepełnosprawnościami, promocji zatrudnienia i aktywizacji zawodowej.
Przekazując te środki, gmina oczekuje, że zadanie, które jest tymi środkami współfinansowane, zostanie wykonane zgodnie z ofertą i umową o realizację zadania publicznego. W tym miejscu warto przypomnieć, że w art. 16 ust. 1 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie postanowiono, iż podejmując się zadania publicznego, organizacje pozarządowe zobowiązują się do jego wykonania w zakresie i na zasadach określonych w umowie z JST. Ustawodawca przewidział nawet wzór owej umowy – w załącznikach do rozporządzenia z 24 października 2018 r. przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań.
Analizując treść tego wzorca, na szczególną uwagę zasługują zapisy zawarte par. 1, gdzie m.in. postanowiono, że:
„1. Zleceniodawca zleca Zleceniobiorcy (….) zgodnie z przepisami ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, zwanej dalej «ustawą», realizację zadania publicznego pod tytułem:… określonego szczegółowo w ofercie złożonej przez Zleceniobiorcę (….) w dniu …… zwanego dalej «zadaniem publicznym» a Zleceniobiorca (..) zobowiązuje się wykonać zadanie publiczne na warunkach określonych w niniejszej umowie oraz w ofercie (…).
4. Wykonanie umowy nastąpi w dniem zaakceptowania przez Zleceniodawcę sprawozdania końcowego, o którym mowa w § 9 ust. 5”.
Z kolei we wspomnianym par. 9 ust. 5 ww. wzorca umowy postanowiono, że:
„5. Zleceniobiorca (...) składa (…) sprawozdanie końcowe z wykonania zadania publicznego sporządzone według wzoru, o którym mowa w ust. 2, w terminie 30 dni od dnia zakończenia realizacji zadania publicznego”.
Z kolei w art. 18 ust. 4 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie czytamy, że sprawozdanie z wykonania zadania publicznego ma zawierać:
1) szczegółowy opis wykonania zadania publicznego, z uwzględnieniem osiągniętych celów oraz zrealizowanych działań;
2) zestawienie wydatków poniesionych na wykonanie zadania publicznego wraz ze wskazaniem źródeł ich finansowania;
3) informację o poniesionych nakładach na wykonanie zadania publicznego z podziałem na wkład osobowy i rzeczowy.
Z powyższego wynika, że dla stwierdzenia rozliczenia dotacji przedłożonego przez organizację pozarządową konieczne jest uprzednie zaakceptowanie przez zleceniodawcę sprawozdania końcowego. Z formalnego punktu widzenia status zleceniodawcy posiada np. gmina, przy czym jak wynika z ww. wzorca umownego, w jej imieniu działa reprezentant, czyli wójt. Składa on podpis pod sprawozdaniem końcowym z wykonania zadania publicznego, co jest równoznaczne z wykonaniem umowy. Bez spełnienia tej przesłanki pracownik urzędu gminy nie może stwierdzić, że dokonano rozliczenia dotacji. Byłoby to działanie przedwczesne i nieuprawnione, chyba że taka osoba posiadałaby formalne upoważnienie od wójta.
By rozliczyć dotacje na realizację zadania publicznego, wójt musi podpisać się pod umową z organizacją pozarządową i zaakceptować sprawozdanie końcowe. Dopiero wówczas pracownik samorządowy może stwierdzić, że dokonano rozliczenia dotacji.
Podstawa prawna
art. 16 ust. 1 ustawy z 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1057; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1535)
załącznik do rozporządzenia z 24 października 2018 r. przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz.U. z 2018 r. poz. 2057).
