Wójt naszej gminy postanowił przyznać nagrodę swojemu zastępcy, który pod jego nieobecność wykonywał jego obowiązki. Czy decyzja wójta wymaga uzasadnienia? Czy treść takiego uzasadnienia musi zostać upubliczniona?
dr Jakub Szmit, Uniwersytet Gdański, ekspert z zakresu prawa pracy w administracji publicznej
Zgodnie z art. 4 ust. 1 pkt 2 ustawy o pracownikach samorządowych (t.j. Dz.U. 2019 r. poz. 1282) zastępca wójta jest pracownikiem samorządowym zatrudnionym na podstawie powołania. Taka regulacja wywołuje wielorakie skutki, ale w tym miejscu uwaga skupi się na jej podstawowej konsekwencji, a mianowicie fakcie, że osoby te są pracownikami. Oznacza to, że ich status prawny regulują przepisy prawa pracy – w szczególności sama ustawa o pracownikach samorządowych (dalej: u.p.s.) oraz kodeks pracy (dalej: k.p.), a także inne akty (w tym np. tzw. rozporządzenie płacowe Rady Ministrów). Tym samym do zastępcy wójta w pełni znajduje zastosowanie zasada odpłatności pracy (art. 22 par. 1 k.p.), a także problematyka nabywania prawa do innych świadczeń związanych z pracą, które nie mają charakteru wynagrodzenia za pracę (np. diet z tytułu podróży służbowej czy też kilometrówki). W tej kategorii mieszczą się również nagrody, w tym pieniężne.
Nie mylić z premią regulaminową
O ile nie ulega wątpliwości, że zastępcy można przyznać nagrodę, to już opinie dotyczące obowiązku ich uzasadnienia są rozbieżne. Kwestia rozbija się o samą istotę nagrody, a zwłaszcza jej zestawienie z regulaminową premią. W tej sytuacji warto sięgnąć po reprezentatywny pogląd wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z 26 października 2017 r., sygn. akt III APa 10/17, który wskazał, jaka jest różnica między nagrodą a premią regulaminową. Otóż stwierdził on, że „o premii regulaminowej możemy mówić wówczas, gdy zasady jej wypłaty są określone w przepisach płacowych w sposób jednoznaczny i konkretny. Tym samym możliwe jest odkodowanie sytuacji, kiedy pracodawca jest zobowiązany do jej wypłaty i w jakiej wysokości. Koreluje to z roszczeniowym charakterem premii regulaminowej, albowiem źródło jej powstania nie jest uzależnione od uznania pracodawcy. W momencie spełnienia przez pracownika pozytywnych przesłanek określonych w regulaminie powstaje po jego stronie prawo do żądania wypłaty świadczenia. Natomiast z nagrodą (a więc premią uznaniową) mamy do czynienia wówczas, gdy pracodawca w zakresie przyznania świadczenia dysponuje marginesem swobody, uznania. Krótko mówiąc, nagroda nie jest uzależniona od dopełnienia przez pracownika konkretnego warunku, a jej przyznanie stanowi konsekwencję wykonywania zadań przez wzorowe wypełnianie obowiązków pracowniczych”. Innymi słowy – nagroda jest co do zasady świadczeniem uznaniowym, którego przyznanie zależy od dobrowolnej decyzji pracodawcy. Jednak poprzestanie na tym stwierdzeniu nie jest wystarczające.
Publiczne środki zobowiązują
Po pierwsze, już sam ustawodawca wskazuje, że choć pracodawca posiada stosunkowo szerokie pole manewru w zakresie przyznawania nagród swoim pracownikom, nie jest jednak tak, że w swojej decyzji nie jest niczym skrępowany. Wskazują na to poszczególne regulacje. I tak nagrodę można przyznać „za szczególne osiągnięcia w pracy zawodowej” (art. 36 ust. 6 u.p.s.) czy też tym pracownikom, którzy poprzez wzorowe wypełnianie swoich obowiązków, przejawianie inicjatywy w pracy i podnoszenie jej wydajności oraz jakości przyczyniają się szczególnie do wykonywania zadań zakładu (art. 105 k.p.). Tym samym przepisy określają (co prawda dosyć ogólnie) przesłankę podjęcia decyzji o przyznaniu nagrody. Po drugie, w orzecznictwie wskazuje się, że „zasadą jest, że wynagrodzenie należy się za zwykłe wykonywanie obowiązków pracowniczych, a więc w szczególności za sumienne i staranne wykonywanie pracy (art. 100 par. 1 k.p.). Natomiast nagrody są świadczeniami wyjątkowymi, które mogą być przyznawane za to, co wykracza poza to, do czego pracownik zobowiązuje się, nawiązując stosunek pracy, a więc za to, co przekracza jego (zwykłe) obowiązki. (…) Nagrody mogą być więc przyznawane za ponadprzeciętne wykonywanie obowiązków pracowniczych (a nie za normalnie wykonywaną pracę) i w związku z tym niejako z istoty rzeczy nie mogą dotyczyć wszystkich pracowników zatrudnionych przez danego pracodawcę czy też większej ich grupy” (uchwała Sądu Najwyższego z 27 marca 2007 r., sygn. akt II PZP 3/07). Wreszcie nie budzi również wątpliwości to, że podjęcie decyzji o przyznaniu nagrody nie może naruszać zakazu dyskryminacji i nierównego traktowania.
WAŻNE Nagroda ma zasadniczo charakter uznaniowy, natomiast premia może wynikać z innych przepisów prawa, układów zbiorowych pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę.
Powyższe uwagi pozwalają przejść do zasadniczego zagadnienia, a sprowadzającego się do pytania, czy pracodawca musi uzasadniać swoją decyzję o przyznaniu nagrody konkretnemu pracownikowi. Tu warto zauważyć, że w tej kwestii pozycja pracodawców ze sfery publicznej musi być bez wątpienia oceniana inaczej niż tych funkcjonujących jako jednostki prywatne. W przypadku pracodawców prywatnych można dopuścić pominięcie przegotowania formalnego uzasadnienia, pod warunkiem że sama decyzja mieści się w ramach wytycznych wskazanych powyżej. Nawet bowiem w sytuacji, gdy uzasadnienie nie zostanie sporządzone, to i tak faktycznie przyznanie nagrody wynika z określonych motywów. Tymczasem w odniesieniu do pracodawców działających w ramach sfery finansów publicznych, a takimi są urzędy samorządowe, przyznanie, a więc i wypłata nagrody, jest ostatecznie wydatkowaniem środków publicznych, a prawidłowość takiej czynności zależy m.in. od istnienia podstawy prawnej do jej dokonania. Skoro zatem sam ustawodawca wskazuje, w jakich sytuacjach przyznanie nagrody jest dopuszczalne (czy też – za co można dostać nagrodę), to należy przyjąć, że jej wypłata w sytuacji, gdy te okoliczności nie ziściły się, może być oceniona jako działanie bez podstawy prawnej z wszelkimi tego konsekwencjami w stosunku do osoby podejmującej taką decyzję. W przypadku zastępcy wójta (burmistrza, prezydenta miasta) będzie nią co do zasady sam wójt (burmistrz, prezydent miasta), co wynika z art. 7 pkt 1 u.p.s. W tym miejscy należy podkreślić, że aby można był stwierdzić, że uzasadnienie faktycznie pełni swoją rolę, nie powinno ograniczać się do zwykłego przepisania sformułowania zawartego w przywoływanym już art. 36 ust. 6 u.p.s. Powinny w nim zostać w sposób rzeczywisty i stosunkowo konkretny przedstawione przyczyny podjęcia decyzji przez pracodawcę. Dopiero taka konstrukcja pozwoli wykazać, że przyznanie nagrody odbyło się w sposób zgodny z przepisami.
Tu raczej nie powinno być tajemnicy
Odrębną kwestią jest natomiast upublicznienie uzasadnienia przyznania nagrody. Jeżeli jednak urzędy podają informacje o wysokości nagród wypłacanych zastępcom wójta (burmistrza, prezydenta miasta), to tym bardziej powinny podawać do wiadomości wyjaśnienie, za co konkretne osoby otrzymały nagrody określonej wysokości.
Podstawa prawna
art. 4 ust. 1 pkt 2, art. 7 pkt 1, art. 36 ust. 6 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz.U. 2019 r. poz. 1282)
art. 22 par. 1, art. 100 par. 1, art. 105 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost.zm. Dz.U z 2021 r. poz. 1162)
