Kraków nie ma elektronicznego obiegu dokumentów. W Warszawie takie rozwiązanie tylko wspomaga papier.
Gminy powinny popularyzować e-administrację. Tymczasem w większości urzędów miejskich obieg dokumentów w postaci elektronicznej funkcjonuje, ale równocześnie z tym papierowym. Czyli urzędnicy de facto dwa razy wykonują te same zadania.
W województwie lubuskim na ogromny system, który miał zinformatyzować pracę urzędników, wydano 25 mln zł. Początkowo chciały go mieć wszystkie tamtejsze samorządy, przeszkolono ponad 4 tys. urzędników, a do gmin trafiło 1,3 tys. komputerów oraz blisko 250 serwerów i skanerów. Ostatecznie ledwie co dziesiąty samorząd zdecydował się korzystać z programu „Lubuski e-urząd”. I nie jest to wcale zaskakujący przypadek.
Z danych zebranych przez DGP w urzędach miast wojewódzkich wyłania się smutny obraz polskiej samorządowej e-administracji. W żadnym z tych urzędów nie zdecydowano się na rezygnację z papierowego obiegu dokumentów i zastąpienie go tylko e-obiegiem. W Kielcach jest elektroniczny obieg dokumentów już od ośmiu lat. Ale i tak funkcjonuje on jednocześnie z obiegiem papierowym. W Opolu e-obieg działa od 2011 r., jednak tylko jako system wspomagający obrót papierowy. Podobnie jest w Białymstoku, Bydgoszczy, Olsztynie, Szczecinie, Toruniu i Warszawie. W Krakowie systemu elektronicznego obiegu dokumentów do tej pory nie ma nawet w teorii.
– Obowiązuje obieg papierowy wspierany narzędziami informatycznymi; w przypadku dokumentów elektronicznych wpływających na elektroniczną skrzynkę podawczą jest to aplikacja Servo. Obecnie realizowany jest projekt uwzględniający środki unijne, w ramach którego zostanie zbudowany m.in. system elektronicznego obiegu dokumentów. Zakończenie realizacji tego projektu jest zaplanowane na połowę przyszłego roku – wyjaśnia Jan Machowski z biura prasowego krakowskiego urzędu.
– Samorządy boją się przejść w całości na elektroniczny obieg dokumentów. To trudna decyzja. W skali kraju podjęły się tego tylko pojedyncze jednostki, a z sukcesem działa to w jeszcze mniejszej liczbie urzędów. Powód jest prosty: to jest droga w jedną stronę. Jeśli urząd podejmie to ryzyko, do papieru już nigdy nie wróci, czego obawiają się urzędnicy przyzwyczajeni do tradycyjnej pracy – ocenia analityk rynku informatycznego Jarosław Żeliński, podkreślając, że za powolną informatyzację samorządów w znacznej mierze odpowiada właśnie niechęć urzędników. – Od tego, jakie nastawienie mają dany urząd, jego szefostwo, ale także szeregowi urzędnicy, zależy, jak te rozwiązania przyjmują się w praktyce – podsumowuje Żeliński.
Tezę tę najlepiej odzwierciedla stopień popularności przesyłania dokumentów, wniosków i podań do urzędów w postaci elektronicznej. Taka możliwość istnieje od kilku lat, ale różnice pomiędzy poszczególnymi ratuszami są ogromne. Jak wynika z zebranych przez nas danych, na elektroniczne skrzynki podawcze urzędów oraz ich skrzynki na platformie ePUAP w ubiegłym roku wpływało od zaledwie 86 e-pism w Toruniu do niemal 12,6 tys. w Krakowie. Przeciętnie liczba takich dokumentów zamykała się jednak między kilkuset a 3 tys. rocznie. Jak na liczące setki tysięcy mieszkańców miasta wojewódzkie nie są to wyniki godne podziwu.
– Niestety, ludzie wciąż nie mają zaufania do tej formy kontaktu z urzędami. Ale mogliby mieć, co widać po tych urzędach, gdzie od kilku lat trwała skuteczna kampania informacyjna przekonująca, że w wielu przypadkach, np. przy wnioskach o dostęp do informacji publicznej czy skargach, pismo w postaci elektronicznej nawet bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego zadziała tak samo jak przyjazd do urzędu z papierowym podaniem – tłumaczy Żeliński i dodaje, że społeczeństwo jest już w dużej części gotowe i chętne na takie zmiany. Nie istnieje też problem techniczny z informatyzacją samorządów. – Musi się jeszcze zmienić mentalność urzędników, a w niektórych szczegółowych kwestiach trzeba dostosować prawo, tak aby e-dokumenty miały tę samą wagę co pisma papierowe – podsumowuje nasz rozmówca.