Najważniejszym przepisem dotyczącym sekretarza jest art. 5 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (dalej: u.p.s.). Już na samym jego początku ustawodawca określa obowiązek zatrudnienia w danej jednostce osoby na to stanowisko. Świadczy o tym sformułowanie zawarte w ust. 1 u.p.s.: „tworzy się odpowiednio stanowisko sekretarza w urzędzie gminy, starostwie powiatowym i urzędzie marszałkowskim” (pogląd, że jest to najważniejsza regulacja dotycząca stanowiska sekretarza potwierdza pismo z 21 maja 2015 r. wiceministra administracji i cyfryzacji, nr BM-WP.072.219.2015, stanowiące odpowiedź na interpelację poselską nr 32481).
Zakres możliwych zadań sekretarza został natomiast wskazany m.in. w art. 5 ust. 4 u.p.s. Zgodnie z nim osoba na tym stanowisku może wykonywać czynności z upoważnienia i w imieniu kierownika urzędu, w szczególności z zakresu zapewnienia właściwej organizacji pracy urzędu oraz realizowania polityki zarządzania zasobami ludzkimi. Pierwsze z zadań polega na takim zorganizowaniu struktury urzędu, aby optymalnie wykorzystywać potencjał ludzki i możliwości wykonywania zadań publicznych. Zarządzanie zasobami ludzkimi obejmuje natomiast cały kompleks działań ukierunkowanych na maksymalizowanie możliwości i podnoszenie efektywności personelu będącego w dyspozycji pracodawcy.
Przypomnijmy, że kierownikiem urzędu jest odpowiednio: wójt (burmistrz, prezydent miasta), starosta lub marszałek województwa. Szeroki zakres upoważnień, który może być nadany sekretarzowi przez włodarza, sprawia, że musi między nimi istnieć wyjątkowe porozumienie. Potwierdza to m.in. NSA w wyroku z 19 czerwca 2012 r. (sygn. akt II OSK 870/12), w którym wskazano, że pozycja, jaką zajmuje sekretarz w strukturze organizacyjnej gminy, sprawia, że charakter relacji między nim a wójtem jest szczególny, oparty w dużej mierze na zaufaniu. Brak tego zaufania może destabilizować pracę urzędu gminy. [ramka 1]
Reklama

Ramka 1

Stanowisko sądu

Reklama
Z uzasadnienia wyroku z Sądu Rejonowego w Puławach z 21 stycznia 2021 r., sygn. akt IV P 228/19
„Stanowisko sekretarza gminy wymaga, ścisłej współpracy z wójtem, co ma zapewnić sprawne działanie urzędu. Sekretarz ma bowiem kompetencje istotne, jeżeli chodzi o prawidłowe funkcjonowanie urzędu, bo przecież zarządza m.in. gminnym systemem kadr, do jego obowiązków w szczególności należy więc opracowanie zakresu czynności poszczególnych stanowisk pracy, nadzorowanie czasu pracy pracowników urzędu, dbanie o poprawność formalno-prawną przygotowywanych przez pracowników dokumentów, czyli nadzór nad przestrzeganiem regulaminu, instrukcji kancelaryjnej i kodeksu postępowania administracyjnego. [...] Sekretarz gminy, kieruje urzędem – w określonych sprawach wykonuje zadania z upoważnienia wójta, głównie w zakresie spraw organizacyjnych, administracyjnych, w dziedzinie zarządzania zasobami ludzkimi i nie może być członkiem żadnej partii. Zatem jest to stanowisko jak najbardziej merytoryczne w urzędzie i osoba zatrudniona na tym stanowisku wykonuje tę pracę bez względu na to kto w wyniku wyborów pełni funkcję wójta”. ©℗
Czynności kadrowe
Z art. 5 ust. 4 u.p.s. wynika, że sekretarz, o ile uzyska odpowiednie upoważnienie, może wykonywać czynności kadrowe w stosunku do pracowników urzędu, takie jak:
  • przyznawanie nagród,
  • określanie zadań,
  • nadzór nad przestrzeganiem czasu pracy pracowników urzędu,
  • weryfikacja czy przepisy prawa, porządku i dyscypliny pracy są przestrzegane na terenie urzędu.
Konkretny zakres obowiązków sekretarza powinny jednak przewidywać stosowne przepisy organizacyjne jednostki, w tym regulamin pracy [ramka 2]. Czynności te muszą również wynikać z zakresu obowiązków i opisu stanowiska sekretarza. W tym miejscu warto też wspomnieć, że szczególną kompetencją przynależną sekretarzowi jest możliwość odebrania ślubowania od urzędnika – stosowanie do art. 18 ust. 1 u.p.s. pracownicy samorządowi zatrudnieni na stanowiskach urzędniczych oraz na stanowiskach urzędniczych kierowniczych składają ślubowanie w obecności osoby uprawnionej, czyli kierownika jednostki lub sekretarza. Obowiązek ten dotyczy pracowników, którzy po raz pierwszy zostają zatrudnieni w charakterze urzędnika (nie powstaje na nowo w przypadku przerw w zatrudnieniu takiej osoby, pracownik składa bowiem ślubowanie tylko raz).

Ramka 2

Zakres upoważnienia
Zakres wyznaczenia sekretarza do wykonywania czynności kadrowych może obejmować:
• wszelkie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy;
• rodzajowe określenie czynności z zakresu prawa pracy (np. nawiązanie i rozwiązanie stosunku pracy z pracownikami);
• upoważnienie, które wyklucza pewną grupę lub pojedyncze indywidualne czynności z zakresu prawa pracy (np. złożenie za pracodawcę zeznań w sądzie). ©℗
Włodarz może przenieść swoje kompetencje na sekretarza też na podstawie art. 33 ust. 4 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1372; dalej: u.s.g.). Zgodnie z tym przepisem wójt może powierzyć prowadzenie określonych spraw gminy w swoim imieniu zastępcy wójta lub sekretarzowi gminy. Co ciekawe, takiego odpowiednika nie mają ustawy ustrojowe powiatu czy województwa. W ustawie 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 920; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1038) przewidziano jedynie, że sekretarz uczestniczy w pracach zarządu powiatu oraz może uczestniczyć w obradach rady powiatu i jej komisji z głosem doradczym. Ustawa z 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1668; ost. zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1038) nie zawiera nawet takich unormowań.
Oddanie uprawnień
Kwestia cedowania zadań przez włodarza na podstawie art. 33 ust. 4 u.s.g. niejednokrotnie była przedmiotem oceny sądów. I tak NSA w wyroku z 9 października 2020 r. (sygn. akt I GSK 1163/20) podał, że art. 33 ust. 4 u.s.g. nie wskazuje ani zakresu, ani rodzaju spraw gminy, które mogą być delegowane na zastępcę wójta lub sekretarza gminy. Nie zastrzega też żadnych spraw do wyłącznej kompetencji wójta (w powołanym przepisie mowa jest o określonych, a nie niektórych tylko kompetencjach wójta). Jak wyjaśnia NSA, powierzenie określonych kompetencji do wykonywania zadań oznacza dekoncentrację kompetencji. Wójt może jej dokonać w zakresie swojej właściwości w regulaminie organizacyjnym, zakresie czynności lub odrębnym upoważnieniem. Taka dekoncentracja ma cechy trwałości, nie traci mocy obowiązującej ze zmianą lub brakiem piastuna organu.

Przykład 1

Zmiana na urzędzie wójta
Sekretarz gminy na podstawie upoważnienia przedłużył powierzenie stanowiska dyrektora przedszkola. Choć wójtowi wygasł mandat w związku z jego zrzeczeniem się, zarządzenie wydane przez sekretarza jest ważne. Upoważnienie do działania w imieniu wójta ma moc prawną do czasu, gdy nowo wybrany włodarz go nie odwoła.
Przedmiotem scedowania kompetencji mogą być wszystkie sprawy gminy, jeżeli należą one do właściwości włodarza na podstawie przepisów – poza wydawaniem decyzji administracyjnych, które wymagają odrębnego upoważnienia.
Katalog podmiotów, jakim mogą być przekazane zadania kierownika urzędu, należy jednak uznać za zamknięty. Wskazuje na to wyrok NSA z 6 marca 2008 r. (sygn. akt II OSK 1835/07). Sąd stwierdził w nim, że jedynymi osobami, którym wójt może powierzyć prowadzenie zadań, do których należy m.in. kierowanie urzędem gminy (a w tym nadzór nad jego funkcjonowaniem) oraz jego organizacja, są sekretarz gminy i zastępca wójta i to bez względu na to, czy owo powierzenie sprowadza się jedynie do powierzenia dodatkowych funkcji pracownikowi urzędu gminy, czy też utworzono w tym celu nowe stanowisko pracy. Na ograniczony katalog podmiotów, którym mogą być przekazane zadania, wskazuje także WSA w Kielcach w wyroku z 28 września 2010 r. (sygn. akt II SA/Ke 368/07).

Przykład 2

Zamknięty katalog podmiotów
Burmistrz w regulaminie organizacyjnym przekazał wszystkie kompetencje sekretarza wynikające z przepisów pełnomocnikowi ds. organizacji urzędu. Stanowisko zaś sekretarza w tym akcie wewnętrznym gminy nie zostało przewidziane. Nieobsadzanie wolnego stanowiska sekretarza gminy i zastąpienie go pełnomocnikiem ds. organizacji urzędu stanowi obejście prawa, co spotka się z reakcją organu nadzoru, który bada regulamin pod kątem zgodności jego zapisów w prawem.
Udzielanie urlopu włodarzowi
Pracodawcą dla włodarza lub starosty/marszałka województwa jest odpowiednio urząd gminy, starostwo lub urząd marszałkowski, czyli jednostka organizacyjna. – Oznacza to konieczność wskazania osoby, która będzie występowała w imieniu tego pracodawcy wobec pracownika, którym jest włodarz/starosta/marszałek – mówi dr Jakub Szmit z Uniwersytetu Gdańskiego, ekspert z zakresu prawa pracy w administracji publicznej. Wskazuje on, że w tej materii ustawodawca zdecydował się na podzielenie kompetencji pracodawcy między trzy podmioty: radę/sejmik (ustalenie wysokości wynagrodzenia), przewodniczącego rady/sejmiku (czynności związane z nawiązaniem i rozwiązaniem stosunku pracy) oraz wyznaczoną przez włodarza/starostę/marszałka osobę zastępującą lub sekretarza (wszystkie pozostałe czynności). – Wśród tych pozostałych czynności mieszczą się kwestie związane z udzielaniem urlopu wypoczynkowego, ale także inne, które mogą mieć duże znaczenie dla prawidłowości relacji na linii wójt–pracownik czy urząd –pracodawca. Są to np. decyzje w sprawie podróży służbowych, ich terminów, wykorzystywanych środkach transportu czy też decyzje o zastosowaniu kar porządkowych – np. za opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia – mówi Jakub Szmit.
Z treści u.p.s. wynika, że czynności w stosunku do włodarza/starosty/marszałka wykonuje osoba wyznaczona lub sekretarz. Jeśli wolą włodarza jest, by czynności z zakresu prawa pracy dokonywał wobec niego sekretarz, to może to uczynić na dwa sposoby – wyraźnie wskazać sekretarza jako osobę upoważnioną do takich zadań albo nie wydawać w tej sprawie żadnego aktu – źródłem upoważnienia sekretarza do dokonywania wobec włodarza czynności z zakresu prawa pracy jest bowiem przepis ustawowy.
Łączenie stanowisk
Z sondy, którą przeprowadziliśmy w magistratach, wynika, że stanowisko sekretarza jest łączone z innymi etatami w urzędzie gminy. Ale czy w tym zakresie wszystko jest dopuszczalne? Czy możliwe jest np. połączenie mandatu wójta z byciem sekretarzem? Na ten temat wyraźnie wypowiedział się Sąd Najwyższy w wyroku z 1 lutego 2017 r. (sygn. akt I PK 41/16). Podał on, że z uwagi na obligatoryjność stanowisk wójta (burmistrza, prezydenta miasta) i sekretarza gminy oraz ich wzajemne usytuowanie w hierarchii służbowej oraz związany z każdym z tych stanowisk zakres kompetencji nie jest możliwe ich jednoczesne pełnienie przez tę samą osobę. Sąd wyjaśnił zarazem, że zakaz łączenia stanowisk jednak nie oznacza niemożności nawiązania stosunku pracy na stanowisku sekretarza z inną osobą, jeśli osoba pełniąca dotychczas te role ma urlop bezpłatny na czas pełnienia z wyboru funkcji włodarza. Co ważne, zatrudnienie innej osoby w charakterze sekretarza gminy nie musi następować na czas określony. Zdaniem SN z mocy art. 74 kodeksu pracy powrót pracownika z wyboru do pracy po urlopie bezpłatnym udzielonym w ramach istniejącego równolegle stosunku zatrudnienia bowiem nie gwarantuje powierzenia mu tego samego stanowiska pracy co przed urlopem. Pracownik taki ma natomiast zapewnioną możliwość kontynuacji zatrudnienia w ramach pierwotnego stosunku pracy (tj. stosunku pracy sprzed wyboru) na stanowisku równorzędnym z poprzednio zajmowanym pod względem warunków płacowych. Nie musi to być zatem to samo stanowisko, ale inne, nawet niższe, odpowiadające jego kwalifikacjom, lecz nie gorzej wynagradzane.
Sekretarz-wicewójt
Kontrowersje może też powodować możliwość łączenia stanowiska sekretarza i zastępcy wójta. Kwestii tej nie rozstrzyga wprost ustawa o samorządzie gminnym oraz u.p.s. Artykuł 27 u.s.g. jedynie stanowi, że funkcji wójta (burmistrza, prezydenta miasta) nie można łączyć z funkcją wójta lub jego zastępcy w innej gminie, członkostwem w organach jednostek samorządu terytorialnego, w tym w gminie, w której jest wójtem lub zastępcą wójta, zatrudnieniem w administracji rządowej oraz mandatem posła lub senatora. Stanowisko sekretarza gminy nie mieści się w tym katalogu funkcji.
W poprzednim stanie prawnym w literaturze i orzecznictwie dopuszczano łączenie tych stanowisk. Ten pogląd wzmacniał też fakt, że na obu tych etatach podstawą zatrudnienia było powołanie. Wskazywano, że przepisy określające zakres działania burmistrza i sekretarza nie pozwalają na uznanie, że interesy osób wykonujących obie te funkcje są sprzeczne. Jeżeli więc rozmiary zadań wykonywanych na obu stanowiskach na to pozwalają, nie ma przeszkód prawnych do łączenia ich w jednej osobie, a nawet w małych gminach praktyka taka może być uzasadniona względami finansowymi (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 27 czerwca 1991 r., sygn. akt SA/Po 1479/90; J. Borowicz, Zatrudnienie osoby pełniącej funkcję zastępcy wójta na stanowisku sekretarza gminy, „Nowe Zeszyty Samorządowe” 2010 nr 2, s. 31).
Po zmianie u.p.s. w 2008 r. przyjęto, że sekretarz będzie zatrudniany na podstawie umowy o pracę (a nie jak wicewójt z powołania). Zaraz na początku jej funkcjonowania za niedopuszczalnością łączenia funkcji zastępcy wójta i sekretarza gminy opowiedziało się, ale niejednoznacznie, Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji w piśmie z 13 lutego 2009 r. (w odpowiedzi na interpelację poselską nr 7441). Stwierdzono w nim, że łączenie funkcji zastępcy wójta i sekretarza gminy nie wydaje się właściwe. W ocenie resortu ustawa o pracownikach samorządowych dokonała istotnych zmian statusu funkcji sekretarza gminy. Określiła tę funkcję jako gwaranta ciągłości i jakości pracy urzędu samorządowego – poprzez stałą umowę o pracę, określenie wymogów kwalifikacyjnych, wskazanie niektórych zadań oraz wymóg apolityczności. Zdaniem ministerstwa szczególnego znaczenia nabiera ostatni z elementów, tj. apolityczność, którą trudno byłoby pogodzić z rolą zastępcy organu pochodzącego z wyboru. Ponadto wskazano, że nie bez znaczenia pozostaje również to, że zarówno sekretarz gminy, jak i zastępca wójta są pracownikami samorządowymi, dla których przepisy ustrojowe i wymieniona ustawa przewidują różne wymagania kwalifikacyjne oraz różne formy zatrudnienia.
Za niekumulowaniem stanowisk przemawia także ich odmienny status. Zastępca wójta jest pracownikiem zaliczanym do wyższej kadry kierowniczej w urzędzie gminy. Z kolei sekretarz gminy zajmuje wprawdzie kierownicze stanowisko urzędnicze, ale nie jest zaliczany do osób zarządzających zakładem pracy w urzędzie. Jest on w założeniu urzędnikiem wyższego szczebla koordynującym sprawy kadrowe i urzędowe niezależnie od tego, kto aktualnie zajmuje urząd wójta. Przeciwko łączeniu tych stanowisk przemawia także w odniesieniu do sekretarza:
  • szczegółowe określenie wymagań kwalifikacyjnych;
  • bezwzględny nakaz przeprowadzenia naboru na stanowisko sekretarza i zakaz obsadzania go w trybie powierzenia obowiązków (p.o.);
  • zakaz członkostwa w partiach politycznych i tworzenia takich partii.
Kierownik urzędu stanu cywilnego
Zakresy zadań kierownika USC oraz zadań, jakie wójt może powierzyć sekretarzowi nie powodują takiej kolizji, jak w przypadku sekretarza i zastępcy wójta. Personalne łączenie funkcji kierownika USC oraz sekretarza gminy należy uznać za dopuszczalne. Co do zasady, zgodnie z art. 6 ust. 3 prawa o aktach stanu cywilnego (dalej: p.a.s.c.), kierownikiem urzędu stanu cywilnego jest wójt (burmistrz, prezydent miasta). Odstępstwa od tej zasady natomiast wprowadza art. 6 w ust. 4 i 5 p.a.s.c., w myśl których zatrudnienie innej osoby na stanowisku kierownika USC jest odpowiednio obligatoryjne w gminach powyżej 50 tys. mieszkańców oraz fakultatywne w gminach mniejszych. Przy czym pod pojęciem zatrudnienia innej osoby nie można rozumieć powierzenia wykonywania obowiązków zastrzeżonych dla kierownika USC osobie zajmującej inne stanowisko w urzędzie gminy. Trzeba jednak pamiętać, że objęcie obu tych funkcji następuje w wyniku otwartego konkurencyjnego naboru, co w przypadku sekretarza gminy wynika z art. 11 ust. 1 w zw. z art. 5 ust. 1 u.p.s., a w przypadku kierownika USC – z art. 8 ust. 2 p.a.s.c. W tym ostatnim przypadku mamy odesłanie do stosowania w zakresie nieuregulowanym przepisów u.p.s. ©℗
Sonda DGP
Zadań mniej lub więcej, wszystko zależy od samorządu
Ełk
Sekretarz pełni tu nie tylko funkcję kierownika administracyjnego magistratu, lecz także urzędu stanu cywilnego. Do jego zadań, zgodnie z przyjętym regulaminem organizacyjnym urzędu, należy organizowanie i koordynowanie pracy, w tym prowadzenie spraw dotyczących gospodarki etatami i wykorzystania funduszu wynagrodzeń, administrowanie centralnym rejestrem umów i zleceń, zapewnienie prawidłowego obiegu dokumentów i przepływu informacji między stanowiskami czy terminowego załatwiania spraw obywateli. Poza tym zajmuje się informatyzacją urzędu i miasta oraz nadzoruje pracę osób dokonujących potwierdzeń profilu zaufanego.
Sekretarz jest też odpowiedzialny za współpracę miasta z jego jednostkami organizacyjnymi oraz radą miasta. Oznacza to, że nadzoruje zadania związane z przygotowywaniem projektów uchwał i zarządzeń, organizuje też wybory, referenda i spisy statystyczne. Oprócz tego zajmuje się współpracą z sąsiednimi gminami czy z kuratorem zawodowym, a także pełni funkcję kierownika urzędu w razie równoczesnej nieobecności prezydenta i jego dwóch zastępców.
Lublin
Stanowisko sekretarza jest obsadzone od 20 sierpnia 2009 r. Odpowiada on za organizację pracy urzędu, nadzoruje funkcjonowanie systemu kontroli zarządczej, funkcjonowanie systemu bezpieczeństwa informacji oraz realizuje politykę zarządzania zasobami ludzkimi. Kieruje też departamentem organizacji i administracji, w skład którego wchodzą wydziały: informatyki i telekomunikacji, organizacji urzędu, komunikacji, spraw administracyjnych, spraw mieszkaniowych, biuro obsługi kancelaryjnej, biuro obsługi mieszkańców oraz wieloosobowe stanowisko pracy ds. bezpieczeństwa i higieny pracy. Sekretarz został też upoważniony m.in. do składania oświadczeń woli w imieniu gminy Lublin w sprawach majątkowych oraz w zakresie zawierania, zmiany oraz rozwiązania umów w przedmiocie powierzenia i przetwarzania danych osobowych. W imieniu prezydenta prowadzi też sprawy miasta w zakresie rejestracji pojazdów, wydawania uprawnień do kierowania pojazdami, ewidencji ludności, stowarzyszeń, gospodarczej i kontroli przedsiębiorców, gospodarki mieszkaniowej, dodatków mieszkaniowych i energetycznych, spraw dotyczących przekazywania praw do lokalu w zamian za opiekę, a także nieodpłatnej pomocy prawnej oraz edukacji prawnej.
W stosunku do pracowników departamentu organizacji i administracji urzędu został upoważniony do świadczenia niektórych czynności z zakresu prawa pracy, tj. zatwierdzania opisów stanowisk pracy, udzielania urlopów wypoczynkowych i innych zwolnień od pracy, z wyłączeniem urlopów macierzyńskich, wychowawczych i bezpłatnych dyrektorom wydziałów, a także podpisywania w imieniu prezydenta pism w sprawie awansów płacowych i stanowiskowych ustalonych na podstawie podwyżki wynagrodzeń oraz pism w sprawie nagród.
Ponadto sekretarz miasta pełni funkcję trzech pełnomocników prezydenta: ds. systemu zarządzania jakością, ds. przeciwdziałania dyskryminacji i mobbingowi oraz ds. systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji. Dodatkowo uczestniczy w pracach Związku Gmin Lubelszczyzny, gdzie jest wiceprzewodniczącym zarządu. Działa również na szczeblu wojewódzkim i krajowym w pracach Forum Sekretarzy, gdzie pełni m.in. funkcję przewodniczącego Krajowej Rady Forów Sekretarzy JST.
Inowrocław
Sekretarz sprawuje funkcje na podstawie regulaminu organizacyjnego, który stanowi załącznik do zarządzenia prezydenta miasta Inowrocławia z 14 kwietnia 2021 r. Jego obowiązkiem jest zapewnienie funkcjonowania urzędu i właściwej organizacji pracy. Dysponuje też środkami finansowymi i rzeczowymi na obsługę urzędu, przez co nadzoruje przebieg prac remontowych pomieszczeń, zakup środków trwałych i wykorzystanie pomieszczeń biurowych oraz gospodarczych, a także inwentaryzacje w formie spisu z natury. Wykonuje również wobec pracowników czynności z zakresu prawa pracy, współdziała z biurem ochrony informacji niejawnych, obrony cywilnej i spraw wojskowych (w zakresie zapewnienia ochrony obiektów urzędu, systemów i sieci teleinformatycznych), współdziała z inspektorem ochrony danych (w zakresie przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych). Podobnie jak inni pracownicy urzędu posiada upoważnienia prezydenta w zakresie pełnionych obowiązków. Nie zastępuje prezydenta czy jego zastępców. Obowiązki sekretarza podczas jego nieobecności przejmuje dwoje zastępców prezydenta Inowrocławia.
Kraków
Oprócz zadań oczywistych, wynikających z ustaw i regulaminów organizacyjnych, sekretarz miasta jest członkiem komisji działającej w zakresie porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli oraz pełni funkcję zastępcy szefa Zespołu Zarządzania Kryzysowego Miasta Krakowa. Ponadto zarządza bezpieczeństwem i ryzkiem urzędu miasta w perspektywie strategicznej i operacyjnej, a w razie potrzeby wybiera metody reakcji na zagrożenie.
Sekretarz posiada też pełnomocnictwa szczególne do dokonywania określonych czynności prawnych oraz pełnomocnictwa rodzajowe do: składania w imieniu gminy oświadczeń woli w sprawach mieszczących się w zakresie działania wydziału, w tym do zawierania i zmiany umów, a także zaciągania innych niż umowy zobowiązań, których wartość lub kwota zobowiązania przekracza 150 tys. zł brutto. Ma też pełnomocnictwo do reprezentowania prezydenta we wszelkich postępowaniach przed prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Przemyśl
Oprócz obowiązków wynikających z ustaw sekretarzowi są powierzane inne zadania stałe lub okresowe. Ponieważ w urzędzie nie ma naczelnika wydziału organizacyjnego, to właśnie sekretarz kieruje jego pracami. W czasie wakatu np. na stanowisku wydziału komunikacji, transportu i dróg kierował – na podstawie pełnomocnictwa – jego pracami. Posiada także upoważnienie do wydawania decyzji w indywidulanych sprawach z zakresu administracji publicznej. Wśród przysługujących mu pełnomocnictw jest również wyznaczające go na zastępcę gminnego komisarza spisowego do przeprowadzenia narodowego spisu powszechnego ludności i mieszkań w 2021 r.
Świdnica
Sekretarz wykonuje czynności z zakresu prawa pracy wobec wójta gminy, przy czym nie obejmuje to nawiązania i rozwiązania z nim stosunku pracy. Nadzoruje organizację pracy w urzędzie, koordynuje współpracę z jednostkami organizacyjnymi gminy, opracowuje projekty oraz zmiany regulaminów, zarządzeń i innych aktów wewnętrznych. Poza tym przedkłada wójtowi gminy propozycje dotyczące usprawnienia pracy urzędu, wykonuje funkcje zwierzchnika służbowego wobec pracowników bezpośrednio mu podległych, współpracuje z radą gminy w zakresie inicjatywy uchwałodawczych wójta oraz nadzoruje przygotowanie sesji rady, koordynuje i organizuje sprawy związane z wyborami, referendami i spisami. Jest też odpowiedzialny za nadzór nad sprawami związanymi z załatwianiem skarg i wniosków.
Sekretarz nie zastępuje wójta podczas jego nieobecności – funkcję tę sprawuje zastępca wójta gminy. Nie jest też głównym kadrowym. W zakresie pełnomocnictw ma stosowne upoważnienia do wykonywania zadań w imieniu wójta, w szczególności z zakresu zapewnienia właściwej organizacji pracy urzędu oraz zrealizowania polityki zarządzania zasobami ludzkimi, w tym m.in. do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą zastrzeżone, sprzedaży oraz oddawania w użytkowanie wieczyste gruntów dowolnych nieruchomości, zawierania umów darowizny nieruchomości na cele publiczne, sprzedaży nieruchomości rolnych, nabywania od osób fizycznych i prawnych nieruchomości do zasobów mienia komunalnego, upoważnienie do potwierdzenia za zgodność z oryginałem dokumentacji wytworzonej w urzędzie.
Bieliny
Do stałych obowiązków sekretarza należy organizacja pracy urzędu, ale nie tylko od strony przepływu pism i terminowości wydawania decyzji, lecz także od strony zatrudnienia. Nie decyduje on jednak o wynagrodzeniu i zatrudnianiu pracowników, a o ich szkoleniach czy urlopach. Poza tym we współpracy z pracownikiem merytorycznym przygotowuje materiały na posiedzenia rady gminy, dekretuje pocztę, jest w komisji udzielającej dotacje dla organizacji pozarządowych. Ma też tzw. okresowe obowiązki, np. organizowanie wyborów, opracowywanie projektów unijnych, inwestycyjnych, a teraz przygotowanie strategii rozwoju gminy. Sekretarz pełni też funkcję kierownika referatu organizacyjnego. W czasie nieobecności wójta zastępuje go maksymalnie przez 30 dni.
Kamieniec
O tej gminie było głośno, bo nie ma sekretarza, ale obsadzenie tego stanowiska – po interwencji RIO – jest już w planach. W tym celu został dostosowany regulamin organizacyjny urzędu. Konkurs na stanowisko ma ruszyć po wakacjach, jeszcze nie wiadomo, czy będzie obsadzone na cały czy część etatu.
Opr. Patrycja Otto
Podstawa prawna:
art. 5, art. 8 ust. 2, art. 9 ust. 2, art. 10 ust. 2, art. 18 ust. 1 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1282)
art. 33 ust. 4 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1378; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1038)
art. 37 ust. 2 ustawy z 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 920; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1038)
ustawa z 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 512)
z art. 6 ust. 3 ustawy z 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 709)