Od 1 stycznia br. płatnik składek lub osoba fizyczna zlecająca dzieło musi informować ZUS o zawarciu każdej umowy o dzieło, jeżeli umowa taka zawarta zostanie z osobą, która nie pozostaje z nim w stosunku pracy lub jeżeli w ramach takiej umowy nie wykonuje pracy na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy. W sferze budżetowej pojawiły się wątpliwości, na którym podmiocie ciąży obowiązek zgłaszania umów o dzieło (na gminie, jednostce organizacyjnej gminy czy urzędzie gminy)?

W związku z tym zadaliśmy pytanie Ministerstwu Rodziny i Polityki Społecznej. Przesłało ono 11 lutego br. następującą odpowiedź w sprawie obowiązku zgłaszania umów o dzieło: „co do zasady art. 36 ust. 17 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (obowiązujący od 1 stycznia 2021 r.) nakłada obowiązek zgłaszania umów o dzieło na każdego płatnika składek lub osobę fizyczną, którzy mają obowiązek zawiadomić ZUS o zawarciu umowy o dzieło, jeżeli umowa taka zawarta zostanie z osobą, z którą nie pozostaje w stosunku pracy lub jeżeli w ramach takiej umowy nie wykonuje pracy na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy”. Ta lakoniczna odpowiedź nie wyjaśniła jednak najważniejszych kwestii. Zapytaliśmy więc ponownie Zakład Ubezpieczeń Społecznych. [ramka] Tym razem otrzymaliśmy wprawdzie znacznie bardziej wartościowe wskazówki dotyczące właściwego sposobu postępowania, ale w konkretnych sytuacjach nadal mogły się pojawiać trudności z zastosowaniem zasady, zgodnie z którą „jeżeli gmina, jednostka organizacyjna gminy czy urząd gminy są płatnikami i zawierają umowy o dzieło, ale nie z własnym pracownikiem i umowa ta nie jest wykonywana na rzecz gminy, jednostki organizacyjnej gminy czy urzędu gminy przez ich pracowników, ale jest zawarta z innym podmiotem, to gmina, jednostka organizacyjna gminy, czy urząd gminy informacje o pozostałych umowach o dzieło musi przekazać do ZUS jako płatnik składek”. Wątpliwości są spowodowane tym, że to jednostki samorządu terytorialnego (gmina, powiat, województwo) mają osobowość prawną i mogą zawierać umowy cywilnoprawne (czyli zarówno umowy zlecenia, jak i o dzieło), będąc stroną zawartej w ten sposób umowy. Dopiero w odpowiedzi na nasze kolejne pytanie uzyskaliśmy od ZUS 4 marca br. potwierdzenie, że:
1. W przypadku umów zlecenia i o dzieło zawieranych przez gminę z pracownikami jednostki organizacyjnej gminy, jeżeli w ramach tych umów pracownicy wykonują pracę na rzecz tej jednostki (tj. ich pracodawcy), to płatnikiem będzie ta jednostka organizacyjna, a umów o dzieło nie musi zgłaszać na formularzu RUD ani ta jednostka organizacyjna, ani gmina.
2. W przypadku umów zlecenia zawieranych przez gminę z pracownikami jednostki organizacyjnej gminy, jeżeli w ramach tych umów pracownicy nie wykonują pracy na rzecz tej jednostki (tj. ich pracodawcy), lecz na rzecz innego podmiotu (np. bezpośrednio na rzecz gminy lub jej innej jednostki organizacyjnej niż ich pracodawca), to płatnikiem będzie ta gmina.
3. W przypadku umów o dzieło zawieranych przez gminę z pracownikami jednostki organizacyjnej gminy, jeżeli w ramach tych umów pracownicy nie wykonują pracy na rzecz tej jednostki (tj. ich pracodawcy), lecz na rzecz innego podmiotu (np. bezpośrednio na rzecz gminy lub jej innej jednostki organizacyjnej niż ich pracodawca), to gmina zgłasza takie umowy o dzieło na formularzu RUD, jeżeli ma status płatnika (w związku z zawieranymi przez gminę umowami zlecenia, gdyż dla pracowników samorządowych pracodawcą są jednostki organizacyjne gminy a nie gmina).
4. W przypadku umów o dzieło zawieranych przez gminę z osobami niebędącymi pracownikami jednostki organizacyjnej gminy, jeżeli gmina ma status płatnika, to zgłasza takie umowy o dzieło na formularzu RUD,
5. W przypadku umów o dzieło zawieranych przez gminę – obojętnie czy z pracownikami jednostki organizacyjnej gminy, czy z osobami niebędącymi pracownikami jednostki organizacyjnej gminy – jeżeli gmina nie ma status płatnika, to nie zgłasza takich umów o dzieło na formularzu RUD.
Odpowiedź Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z 12 lutego 2021 r. na pytanie DGP
Pytanie DGP: W opinii organów podatkowych (np. interpretacje indywidualne dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 25 maja 2020 r., nr 0113-KDIPT2-3.4011.309.2020.MS i z 13 maja 2020 r., nr 0112-KDIL2-1.4011.205.2020.1.TR):
1) płatnikiem podatku dochodowego od należności z tytułu umów o pracę otrzymywanych przez pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach wymienionych w art. 2 ustawy o pracownikach samorządowych są te jednostki;
2) przepisy prawa nie przyznają samorządowej jednostce organizacyjnej zdolności prawnej (poza stosunkiem pracy), a jedynie nadają uprawnienie do występowania w imieniu jednostki samorządu terytorialnego w granicach udzielonego pełnomocnictwa (w tym zawierania umów zlecenia lub o dzieło z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej oraz niebędącymi pracownikami tej jednostki), stroną takiej umowy jest JST a nie samorządowa jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej; w przypadku zawarcia umów cywilnoprawnych przez JST płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych od należności uzyskiwanych z tytułu wykonywania tych umów jest również JST.
Czy podobne zasady dotyczą statusu płatnika składek, tj. jednostki organizacyjne gminy (jednostki budżetowe, zakłady budżetowe), i urzędy gminy (miasta) są płatnikami w przypadku umów o pracę, a gmina (miasto) w przypadku umów zlecenia?
Czy w tym przypadku ma znaczenia to, czy umowy zlecenia są zawierane z pracownikami jednostki organizacyjnej gminy lub urzędu gminy (miasta)?
Na którym podmiocie ciąży obowiązek zgłaszania umów o dzieło (gmina, jednostka organizacyjna gminy czy urząd gminy)?
Czy w tym przypadku znaczenie ma to, czy w umowie jako strona umowy została wskazana, np. jako gmina X, a czasami jako gmina X-MOPS, a czasami tylko jako MOPS? Czy mimo to gmina powinna zawsze zgłaszać do ZUS takie umowy z jednostek jej podlegających?
Czy na gminie będzie ciążyć obowiązek zgłaszania umów o dzieło, jeśli nie jest płatnikiem składek (nie jest pracodawcą ani nie zawiera umów zlecenia)?
ZUS: Zgodnie z przepisami prawa1 płatnikiem składek jest pracodawca w stosunku do pracowników i osób odbywających służbę zastępczą oraz jednostka organizacyjna lub osoba fizyczna pozostająca z inną osobą fizyczną w stosunku prawnym uzasadniającym objęcie tej osoby ubezpieczeniami społecznymi.
Należy stwierdzić, że zawarcie umowy cywilnoprawnej (umowy zlecenia) jest podstawą do objęcia ubezpieczeniami, a płatnikiem składek staje się jednostka organizacyjna lub osoba fizyczna pozostająca z daną osobą fizyczną w stosunku prawnym, czyli będąca stroną takiej umowy. Z punktu widzenia konstrukcji tego przepisu bez znaczenia pozostaje techniczna strona realizacji umowy, czyli dysponowanie dokumentacją lub faktyczna wypłata wynagrodzenia przez inny podmiot.
W świetle art. 8 ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych pracodawca, którego pracownik wykonuje na jego rzecz pracę w ramach umowy o dzieło lub umowy zlecenia zawartej z osobą trzecią, jest płatnikiem składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe z tytułu tej umowy. Art. 8 ust. 2a powołanej ustawy rozszerza pojęcie pracownika dla celów ubezpieczeń społecznych poza sferę stosunku pracy. Rozszerzenie to dotyczy dwóch sytuacji.
Pierwszą jest wykonywanie pracy na podstawie jednej z wymienionych w nim umów cywilnoprawnych przez osobę, która umowę taką zawarła z pracodawcą, z którym pozostaje w stosunku pracy.
Drugą jest wykonywanie pracy na podstawie jednej z tych umów przez osobę, która wymienioną umowę zawarła z osobą trzecią, jednakże w jej ramach wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy. Przesłanką decydującą o uznaniu takiej osoby za pracownika w rozumieniu ustawy systemowej jest to, że będąc pracownikiem związanym stosunkiem pracy z danym pracodawcą, jednocześnie świadczy na jego rzecz pracę w ramach umowy cywilnoprawnej zawartej z inną osobą.
Sąd Najwyższy przyjmuje, że użyty w art. 4 pkt 2 lit. a ustawy systemowej termin „pracodawca” należy pojmować w znaczeniu, jakie nadaje mu art. 3 Kodeksu pracy uznający za pracodawcę osobę fizyczną lub jednostkę organizacyjną, nawet nieposiadającą osobowości prawnej, jeśli zatrudnia ona pracowników. Tak zdefiniowany pracodawca jest z mocy art. 4 pkt 2 lit. a ustawy systemowej płatnikiem składek dla wszystkich pracowników w rozumieniu tego aktu, a zatem także tych, o których stanowi art. 8 ust. 2a tej ustawy, w tym dla pracowników pozostających z nim w stosunku pracy i jednocześnie wykonujących na jego rzecz pracę w ramach umów cywilnoprawnych. Umowy cywilnoprawne wymienione w art. 8 ust. 2a ustawy systemowej nie stanowią bowiem samodzielnych tytułów obowiązkowego podlegania ubezpieczeniom społecznym pracownika ani nie powoduje powstania zbiegu tytułów ubezpieczenia społecznego w rozumieniu art. 9 tej ustawy.
Powyższe zasady dotyczą więc statusu płatnika składek, w stosunku do jednostki organizacyjnej gminy (jednostki budżetowe, zakłady budżetowe) i urzędu gminy (miasta), jeżeli są płatnikami w przypadku umów o pracę, a gmina (miasto) w przypadku umów zlecenia.
Należy bowiem zaznaczyć, że jednostki samorządu terytorialnego (gmina, powiat, województwo) posiadają osobowość prawną i mogą zawierać umowy cywilnoprawne, będąc stroną zawartej w ten sposób umowy. W sferze ubezpieczeń społecznych wywołuje to ten skutek, że jednostki samorządu terytorialnego stają się płatnikami składek za osoby, z którymi zawarte zostały umowy. Jednostka samorządu terytorialnego będzie też płatnikiem składek w przypadku zawarcia umowy cywilnoprawnej przez nieposiadającą osobowości prawnej samorządową jednostkę organizacyjną, działającą w imieniu i na rachunek gminy, powiatu czy województwa. Ma więc znaczenie to, czy umowy zlecenia są zawierane z pracownikami jednostki organizacyjnej gminy lub urzędu gminy (miasta).
Obowiązek informowania o zawarciu umowy o dzieło ma płatnik składek lub osoba fizyczna zlecająca dzieło. Tej informacji do ZUS się nie przekazuje jeżeli:
‒ umowa ta jest zawarta z własnym pracownikiem,
‒ umowa ta jest wykonywana na rzecz własnego pracodawcy, ale zawarta z innym podmiotem.
Jeżeli gmina, jednostka organizacyjna gminy czy urząd gminy są płatnikami i zawierają umowy o dzieło, ale nie z własnym pracownikiem, i umowa ta nie jest wykonywana na rzecz gminy, jednostki organizacyjnej gminy czy urzędu gminy przez ich pracowników, ale jest zawarta z innym podmiotem, to gmina, jednostka organizacyjna gminy czy urząd gminy informacje o pozostałych umowach o dzieło musi przekazać do ZUS jako płatnik składek.
Na gminie nie będzie więc ciążył obowiązek zgłaszania umów o dzieło, jeśli nie jest płatnikiem składek (nie jest pracodawcą ani nie zawiera umów zlecenia).
1 Art. 4 pkt 2 lit. a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 423).