Przygotowanie raportów wynika z art. 11 ustawy z 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (tj. Dz.U. z 2020 r. poz. 1062). Zgodnie z nim dokument należy przedłożyć właściwemu wojewodzie, a w przypadku resortów czy centralnych urzędów administracji rządowej i urzędów państwowych – ministrowi ds. rozwoju regionalnego. Treść raportu musi też zostać umieszczona w biuletynie informacji publicznej danej jednostki lub – jeśli nie ma BIP – na jej stronie internetowej.
Aby ujednolić oraz usprawnić proces zbierania danych dotyczących dostępności, Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej opracowało wzór formularza, który jest dostępny dla podmiotów publicznych za pośrednictwem portalu statystycznego GUS (PS GUS). Dzięki temu mogą one w łatwy, całkowicie elektroniczny sposób wypełnić raport. Formularz będzie aktywny tylko do 31 marca br. Do tego czasu dokument może być edytowany oraz uzupełniany o kolejne informacje. Można go też wygenerować w formie pliku PDF.
Raport o stanie dostępności ma pokazać, w jakim stopniu instytucja publiczna jest dostosowana do minimalnych wymogów, które są określone w art. 6 ustawy. Te zaś dotyczą dostępności architektonicznej, informacyjno-komunikacyjnej oraz cyfrowej, przy czym w przypadku tej ostatniej obowiązują standardy, które są określone w ustawie z 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych oraz aplikacji mobilnych podmiotów publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 848).
W części dotyczącej dostępności architektonicznej podmiot publiczny powinien odpowiedzieć na pięć pytań, uwzględniając wszystkie budynki, w których prowadzi działalność i obsługę interesantów – również w tych obiektach, w których wynajmuje powierzchnie. Musi wskazać, czy budynki są wolne od barier komunikacyjnych, czy zastosował w nich rozwiązania architektoniczne, środki techniczne lub zainstalował urządzenia, które umożliwiają dostęp do wszystkich pomieszczeń (z wyłączeniem tych technicznych), a także czy umieścił w nich informację na temat rozkładu pomieszczeń w sposób wizualny i dotykowy albo głosowy. Ostatnie dwa pytania mają dać odpowiedź, czy osoba niepełnosprawna może wejść do budynków z psem przewodnikiem oraz czy zapewniona jest możliwość ewakuacji w przypadku jakiegoś zagrożenia.
Część druga formularza zawiera dwa pytania o dostępność cyfrową prowadzonych stron internetowych i aplikacji mobilnych, dla których podmiot publiczny posiada deklarację dostępności oraz tych, dla których jej nie ma. Z kolei trzecia odnosi się do dostępności informacyjno-komunikacyjnej. W tym miejscu należy podać, jaki rodzaj kontaktu urząd zapewnia osobom niepełnosprawnym (np. telefoniczny, wykorzystujący komunikatory internetowe, wiadomości SMS lub pomoc tłumacza języka migowego), a także jakie ma urządzenia lub środki techniczne do obsługi osób słabosłyszących oraz czy na swojej stronie internetowej zamieszcza informacje o zakresie swojej podstawowej działalności, np. w postaci nagrania wideo.
Formularz zawiera jeszcze czwartą część, w której instytucja powinna wskazać, czy i ile razy w pierwszym okresie sprawozdawczym zapewniała osobom niepełnosprawnym alternatywny dostęp do urzędu. Ustawa zakłada bowiem, że gdy z powodów technicznych lub prawnych podmiot nie jest w stanie zagwarantować dostępności architektonicznej i komunikacyjno-informacyjnej na poziomie określonym w art. 6, musi zapewnić dostęp alternatywny, czyli np. pomoc innej osoby, wsparcie technologiczne. Czasami konieczna może się okazać zmiana organizacji funkcjonowania instytucji (np. urzędnik spotyka się z osobą niepełnosprawną, która chce załatwić jakąś sprawę poza swoim miejscem pracy). Każdy przypadek zapewnienia dostępu alternatywnego między 21 września 2019 r. a 1 stycznia br. trzeba podać wraz z krótkim uzasadnieniem.
UWAGA! Przepisy nie określają, kto powinien być odpowiedzialny za wypełnienie formularza. Może to być wyznaczony przez organy administracji koordynator ds. dostępności, choć w przepisach nie jest wprost wskazane, że należy to do jego zadań. Powinna to być osoba, która ma wiedzę na temat dostępności danego podmiot.
Harmonogram działań
31 marca – ostatni dzień, w którym podmioty publiczne mogą wysłać raport o stanie dostępności.
30 czerwca – termin, do którego wojewodowie powinni sporządzać zbiorczy raport o zapewnianiu dostępności na terenie województwa i wysłać do MFiPR.
30 listopada – do tego dnia MFiPR ma czas na opracowanie ogólnokrajowego raportu i przekazanie go do zaopiniowania przez działającą przy tym resorcie Radę Dostępności.
wAŻNE Raport powinien obejmować okres od 20 września 2019 r., bo tego dnia ustawa o dostępności weszła w życie, do 1 stycznia 2021 r.
Stanowisko Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej z 5 marca 2021 r. dla DGP
Ustawa z 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom z szczególnymi potrzebami wprowadza wiele przepisów w jednym czasie i nakłada wiele obowiązków na podmioty publiczne. Stąd karanie za brak wypełnienia raportu byłoby podejściem zbyt restrykcyjnym na samym początku wdrożenia tych przepisów. MFiPR chce, aby dostępność była ideą i cechą, do której podmioty publiczne są przekonane i się z nią zgadzają. Nie chcemy od razu karać ich za brak jakiegoś elementu z tym związanego. Raport dla podmiotu publicznego powinien być raczej pomocny w sytuacji, gdy brakuje jakichś rozwiązań. Ma pomóc w informowaniu o planowanych zmianach w tym zakresie i pokazać świadomość faktu, że dostępność jest ważnym aspektem funkcjonowania podmiotu.
Jednakże podmiot publiczny może być skontrolowany przez organy do tego powołane, np. NIK, i wtedy są możliwe konsekwencje związane z brakiem realizacji obowiązków ustawowych. Inspektorzy NIK oceniają w konkretnych kontrolach, jak funkcjonują określone mechanizmy, a dalsza droga postępowania w takich sytuacjach zależy od rodzaju stwierdzonych uchybień. Inspektorzy wskazują, jakie ulepszenia są konieczne w badanym obszarze. NIK może zastosować rekomendacje i wnioski naprawcze, zawiadomić o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych, ale także złożyć zawiadomienia do prokuratury i innych organów ścigania. Kontrolowani są zobowiązani do informowania izby o stanie realizacji wniosków […]. Kwestia dostępności podmiotów publicznych była już kontrolowana w 2018 i 2019 r. i w każdym przypadku NIK kierował wnioski pokontrolne do odpowiednich organów.