Dotychczas ukazały się:
• „PPK dla pracodawców z sektora publicznego” – DGP nr 186 z 23 września 2020 r.
• „PPK w sektorze publicznym: uprawnienia i ułatwienia dla samorządów” – DGP nr 211 z 21 października 2020 r.
• „Obliczanie i przekazywanie składek na indywidualne konto PPK pracownika administracji publicznej” – DGP nr 230 z 25 listopada 2020 r.
Linki do wymienionych tekstów znajdują się w tym artykule.
  • Czy przy wyborze instytucji finansowej konieczne jest osiągnięcie porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi
  • Kiedy z wynagrodzenia pracownika pobrać zaliczkę na podatek dochodowy z tytułu wpłaty do PPK sfinansowanej przez pracodawcę
  • Czy pracodawca może wybrać dwie instytucje finansowe obsługujące PPK
  • Co jeśli pracownik, w imieniu i na rzecz którego ma być zawarta umowa o prowadzenie planu, nie poda pracodawcy swojego prywatnego numeru telefonu czy adresu e-mail
W gminnej instytucji kultury rozpoczęły się prace nad wyborem instytucji finansowej, która będzie zarządzać PPK. U tego pracodawcy działają dwie zakładowe organizacje związkowe. Jedna z nich już na wstępie zawiadomiła dyrektora, że nie jest zainteresowana udziałem w wyborze instytucji finansowej i że zaakceptuje wybór dokonany w porozumieniu z drugą organizacją związkową. Czy pracodawca po porozumieniu z tą organizacją związkową będzie mógł podpisać w styczniu z tak wybraną instytucją finansową umowę o zarządzanie PPK?
Tak, będzie to dopuszczalne, jeśli stanowisko zakładowej organizacji związkowej niezainteresowanej udziałem w wyborze instytucji finansowej nie ulegnie zmianie. Stanowisko to powinno być też należycie udokumentowane.
Wymagania związane z wyborem instytucji finansowej, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK, określa art. 7 ust. 3–5 ustawy o PPK. Wyboru instytucji finansowej należy dokonać w porozumieniu z zakładową organizacją związkową. Dopiero wówczas, gdy w danym podmiocie zatrudniającym nie działa zakładowa organizacja związkowa, wyboru dokonuje się w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych – wyłonioną w trybie przyjętym w tym podmiocie. Jeżeli na miesiąc przed upływem terminu, w którym podmiot zatrudniający jest zobowiązany do zawarcia umowy o zarządzanie PPK (w przypadku jednostek z sektora finansów publicznych – do 26 lutego 2021 r.), nie zostanie osiągnięte wskazane wyżej porozumienie, podmiot zatrudniający sam wybierze instytucję finansową.
Zgodnie z art. 251 ust. 1 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 263) uprawnienia zakładowej organizacji związkowej przysługują organizacji zrzeszającej co najmniej 10 członków będących:
  • pracownikami u pracodawcy objętego działaniem tej organizacji, lub
  • innymi niż pracownicy osobami wykonującymi pracę zarobkową, które świadczą pracę przez co najmniej 6 miesięcy na rzecz pracodawcy objętego działaniem tej organizacji.
Należy także pamiętać, że art. 251 ustawy o związkach zawodowych stosuje się – zgodnie z art. 34 tej ustawy – do międzyzakładowej organizacji związkowej obejmującej swoim działaniem danego pracodawcę. W przypadku międzyzakładowej organizacji obejmującej swoim działaniem danego pracodawcę przy ustalaniu wymaganej minimalnej liczby członków uwzględnia się liczbę członków tej międzyzakładowej organizacji zatrudnionych u wszystkich pracodawców objętych jej działaniem. Oznacza to, że mniej liczna (niż 10 członków wykonujących pracę u danego pracodawcy) struktura organizacji międzyzakładowej może korzystać z uprawnień zakładowej organizacji związkowej.
Jeśli u pracodawcy działają dwie zakładowe organizacje związkowe, porozumienie w sprawie wyboru instytucji finansowej, która będzie zarządzać PPK, trzeba osiągnąć z każdą z nich. Porozumienie to może jednak polegać także na tym, że jedna z dwóch zakładowych organizacji zaakceptuje wybór instytucji finansowej uzgodniony przez pracodawcę z drugim związkiem. Stanowisko każdej z organizacji związkowych nie może jednak budzić wątpliwości i powinno zostać udokumentowane. W razie trudności z porozumieniem ze związkami zawodowymi pracodawca z sektora publicznego będzie mógł sam wybrać instytucję finansową dopiero wtedy, gdy nie osiągnie tego porozumienia do 26 lutego 2021 r.
U pracodawcy samorządowego nie działają zakładowe organizacje związkowe, w związku z czym porozumienie ws. wyboru instytucji finansowej zostanie zawarte z reprezentacją osób zatrudnionych. Zdania dotyczące wyboru instytucji finansowej są jednak podzielone. Część osób twierdzi, że jeśli zostanie wybrana instytucja finansowa, której nie akceptują, będą składać deklaracje rezygnacji. Czy można wybrać dwie instytucje finansowe, które będą zarządzać PPK, aby zapewnić jak najwyższy poziom partycypacji osób zatrudnionych w tym programie?
Nie, trzeba wybrać jedną instytucję finansową, z którą pracodawca zawrze umowę o zarządzanie PPK.
Uczestnictwo w PPK jest dla pracowników dobrowolne. Jeśli nie będą chcieli uczestniczyć w tym programie, będą mogli złożyć deklarację o rezygnacji jeszcze przed zapisaniem ich do PPK, czyli przed zawarciem w ich imieniu i na ich rzecz umowy o prowadzenie PPK. W takim przypadku nie staną się uczestnikami programu PPK, przy czym później będą mogli zmienić zdanie, co spowoduje, że pracodawca zapisze ich do tego programu. Także w trakcie oszczędzania uczestnik PPK może zrezygnować z dokonywania wpłat do PPK na podstawie deklaracji złożonej podmiotowi zatrudniającemu, a później wrócić do oszczędzania w tym programie.
Zgodnie z art. 23 ust. 4 ustawy o PPK podmiot zatrudniający nie dokonuje wpłat za uczestnika PPK, który złożył deklarację o rezygnacji, począwszy od miesiąca, w którym to zrobił. W razie złożenia rezygnacji np. 22 lutego, wpłaty dokonane (czyli przekazane do instytucji finansowej) w lutym – przed złożeniem rezygnacji – nie będą podlegać zwrotowi. Zwrotowi będą podlegać wpłaty pobrane z wynagrodzenia uczestnika PPK w lutym i jeszcze nie przekazane na jego rachunek PPK.
Pracodawca samorządowy przygotowuje się do zawarcia umowy o prowadzenie PPK dla zatrudnionych u siebie osób. Robiąc listę osób, które zostaną objęte tą umową, zauważył, że wielu pracowników nie podało mu prywatnych adresów e-mailowych ani telefonów komórkowych. Czy dane te są konieczne do zawarcia umowy o prowadzenie PPK?
Nie. Dla zawarcia umowy o prowadzenie PPK nie jest konieczne przekazanie instytucji finansowej przez podmiot zatrudniający wymienionych w pytaniu danych.
Katalog danych identyfikujących uczestnika PPK został określony w art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy o PPK. Zgodnie z tym przepisem są to: imię (imiona), nazwisko, adres zamieszkania, adres do korespondencji, numer telefonu, adres poczty elektronicznej, numer PESEL lub data urodzenia w przypadku osób nieposiadających numeru PESEL, seria i numer dowodu osobistego lub numer paszportu albo innego dokumentu potwierdzającego tożsamość w przypadku osób, które nie posiadają obywatelstwa polskiego. Jednak nie wszystkie te dane są niezbędne do zawarcia umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz pracownika, co oznacza, że jeśli podmiot zatrudniający takich danych nie posiada, to nie przekaże ich do instytucji finansowej i – co istotne – nie będzie to stanowiło przeszkody do zawarcia umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz danego pracownika. Chodzi tu m.in. o adres poczty elektronicznej i numer telefonu pracownika, które – zgodnie ze stanowiskiem UODO – nie stanowią obligatoryjnych danych uczestnika PPK. W polskim systemie prawnym nie istnieje bowiem żaden przepis, który zobowiązywałby osobę fizyczną do posiadania takich środków komunikacji. Ale uwaga, jeśli pracodawca takie dane pracodawca posiada, bo pracownik mu je udostępnił, to ma obowiązek przekazać je instytucji finansowej.
Pracodawca samorządowy wypłaca wynagrodzenie w dwóch terminach. Jednym pracownikom 28. dnia danego miesiąca, pozostałym 10. dnia następnego miesiąca. Kiedy powinien rozpocząć dokonywanie wpłat do PPK, jeśli umowa o prowadzenie PPK zostanie zawarta na początku lutego przyszłego roku? Jak opodatkować wpłaty sfinansowane przez pracodawcę i kiedy pobrać zaliczkę na podatek dochodowy?
Wpłat do PPK dokonuje się, począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK. A zatem, jeśli umowa o prowadzenie PPK zostanie zawarta np. 12 lutego 2021 r., pierwszych wpłat do PPK pracodawca powinien dokonać (przekazać do instytucji finansowej) w marcu. To, kiedy konkretnie powinien tego dokonać, zależy od terminu, w jakim wypłacił pracownikowi pierwsze wynagrodzenie po zawarciu umowy o prowadzenie planu. Należy bowiem pamiętać, że wpłaty finansowane przez podmiot zatrudniający są obliczane, a wpłaty finansowane przez uczestnika PPK są obliczane i pobierane od uczestnika PPK w terminie wypłaty wynagrodzenia. Wpłaty te dokonywane są do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane.
I tak, jeżeli pierwsze wynagrodzenie po zawarciu umowy o prowadzenie PPK zostanie wypłacone:
  • jeszcze w tym samym miesiącu – wpłat należy dokonać w okresie 1–15 kolejnego miesiąca (dotyczyć to będzie pracowników, którzy otrzymali wynagrodzenie 28 lutego);
  • w kolejnym miesiącu (wynagrodzenie z przesunięciem) – wpłat należy dokonać w okresie od dnia ich obliczenia i pobrania do 15. dnia miesiąca następującego po ich obliczeniu i pobraniu (dotyczy to pracowników, którzy otrzymali pierwsze wynagrodzenie po zawarciu umowy o prowadzenie PPK – 10 marca).
Obowiązuje zasada, że od każdego wynagrodzenia w rozumieniu ustawy o PPK wypłaconego pracownikowi po zawarciu w jego imieniu i na jego rzecz umowy o prowadzenie PPK należy naliczyć wpłaty do PPK.
Wpłat finansowanych przez pracodawcę nie wlicza się do wynagrodzenia stanowiącego podstawę ustalenia wysokości składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Wpłaty te – zarówno podstawowe, jak i dodatkowe – stanowią jednak przychód uczestnika PPK. W przypadku pracownika jest to przychód z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT. Oznacza to, że należy naliczyć i pobrać od tych wpłat zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych zgodnie z obowiązującą danego pracownika skalą podatkową (17 albo 32 proc.).
Należy podkreślić, że przychód z tytułu tych wpłat powstaje w chwili przekazania ich do instytucji finansowej. Zaliczkę na podatek dochodowy z tego tytułu należy zatem pobrać z najbliższego wynagrodzenia – wypłaconego pracownikowi jeszcze w tym samym miesiącu, lecz już po przekazaniu wpłat do PPK do instytucji finansowej.
Pokażemy to na przykładzie. Załóżmy, że pracownik otrzymuje wynagrodzenie z miesięcznym przesunięciem, tj. 10. dnia następnego miesiąca (wynagrodzenie za styczeń zostało wypłacone 10 lutego, a wynagrodzenie za luty zostało wypłacone 10 marca). Po dniu wypłaty wynagrodzenia w marcu pracodawca nie dokonał już – w tym miesiącu – żadnej wypłaty pieniężnej na rzecz tego pracownika. A wpłaty do PPK naliczone i pobrane od wynagrodzenia przysługującego za styczeń, a wypłaconego w lutym, zostały dokonane 15 marca.
Dokonanie wpłaty do PPK 15 marca oznacza, że w tym dniu pracownik uzyskał przychód z tytułu wpłaty sfinansowanej przez pracodawcę, a zatem zaliczka na podatek dochodowy naliczona od tej wpłaty powinna zostać pobrana przez pracodawcę w marcu. Jednak w związku z tym, że wypłata wynagrodzenia miesięcznego (10 marca) poprzedziła wpłatę do PPK (15 marca) i pracodawca nie ma z czego pobrać zaliczki na podatek w marcu (po tym dniu do końca marca płatnik nie dokonał już żadnej wypłaty pieniężnej na rzecz pracownika), przychód pracownika z tego tytułu pracodawca doliczy do przychodu ze stosunku pracy wykazywanego w informacji PIT-11.
Jeśli pracodawca zdecyduje się przekazać wpłaty do PPK wcześniej niż 15 marca (np. 5 marca), czyli przed marcową wypłatą wynagrodzenia za luty, to pobrana zaliczka na podatek dochodowy od tego wynagrodzenia powinna obejmować łączny przychód ze stosunku pracy z uwzględnieniem wpłat do PPK dokonanych ze środków pracodawcy naliczonych od wynagrodzenia za styczeń wypłaconego pracownikowi w lutym, a przekazanych do instytucji finansowej 5 marca.
Podstawa prawna:
• ustawa z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1342)
• art. 251 ust. 1, art. 34 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 263)