Jeszcze w grudniu wiele szkół czekają rady klasyfikacyjne związane z zatwierdzeniem wyników semestralnych uczniów. W czasie pandemii mogą być przeprowadzane w trybie zdalnym, ale z zachowaniem wyjątkowej ostrożności. Jak zadbać o poufność danych? Co w sytuacji, gdy nauczyciel nie ma sprzętu albo kompetencji, by wziąć udział w posiedzeniu? W dzisiejszej publikacji odpowiadamy na te i inne pytania, które zadają pracownicy oświaty.
▶ Jak się przygotować do przeprowadzenia zdalnych obrad rady pedagogicznej?
Zebrania rady pedagogicznej przygotowuje oraz prowadzi przewodniczący rady, czyli dyrektor danej placówki edukacyjnej. Jest on również odpowiedzialny za zawiadomienie wszystkich członków rady (czyli zatrudnionych w szkole nauczycieli, pedagogów czy instruktorów zawodu) o terminie posiedzenia i porządku zebrania, zgodnie z regulaminem rady.
W przypadku posiedzenia w formie zdalnej istotnym aspektem jego zadań jest określenie sposobu wykorzystania środków komunikacji elektronicznej i zasad pracy rady pedagogicznej w formie obiegowego przepływu dokumentów – za pomocą e-mailingu, SMS-ów czy dziennika elektronicznego. Tryb pracy rady ma dać możliwość wypowiedzenia się każdemu jej członkowi w każdej sprawie, dlatego koniecznie trzeba określić zasady postępowania w tym zakresie. W zawiadomieniu o posiedzeniu dyrektor powinien wskazać sposób dołączenia do posiedzenia oraz proponowany porządek obrad. Do zawiadomienia powinien też załączyć projekty uchwał oraz materiały dotyczące spraw będących przedmiotem obrad.
▶ Jakim sprzętem muszą dysponować nauczyciele lub osoby, które będą uczestniczyć w radzie, by zapewnić tym obradom poufność?
Procedury zdalnych form odbywania zebrań muszą uwzględniać realia funkcjonowania konkretnej placówki oraz dostępne dla nauczycieli narzędzia do komunikacji na odległość. Ponieważ regulamin rady pedagogicznej nie musi wcale uwzględniać zdalnej formy działania rady, to w zawiadomieniu o posiedzeniu powinny zostać ustalone sposoby komunikacji, formy prezentowania dokumentów czy innych opracowań oraz zasady zabrania głosu przez uczestników spotkania. Aby zapewnić należyty poziom organizacji zdalnej rady, warto regulamin zmodyfikować.
▶ Co jeśli ktoś z nauczycieli nie chce uczestniczyć w zdalnym posiedzeniu albo nie ma takich możliwości?
Uczestnictwo w zebraniach rady pedagogicznej nie jest dla jej członków fakultatywne, gdyż stanowi realizację obowiązków statutowych placówki oświatowej. Z tego też względu jedynie dyrektor może członka rady pedagogicznej zwolnić z uczestnictwa w konkretnym zebraniu – oczywiście na wniosek samego zainteresowanego, na zasadach analogicznych jak w przypadku zebrań odbywanych stacjonarnie.
▶ Czy można podzielić posiedzenie – na część przeprowadzoną standardowo dla grupy osób, które nie mają możliwości (kompetencji), by wziąć udział w spotkaniu zdalnym, i część online?
Paragraf 11a rozporządzenia ministra edukacji narodowej w sprawie szczególnych rozwiązań w okresie czasowego ograniczenia funkcjonowania jednostek systemu oświaty w związku z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 (dalej: rozporządzenie w sprawie szczególnych rozwiązań) przewiduje możliwość, a nie obligatoryjność, podejmowania uchwał za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, lub za pomocą innych środków łączności, a w przypadku kolegialnych organów jednostek systemu oświaty – także w trybie obiegowym.
Tak więc jak najbardziej dopuszczalne jest zastosowanie mieszanego trybu obradowania rady. Zapewni on możliwość uczestniczenia w fizycznym posiedzeniu tym osobom, które są do tego uprawnione, ale nie mają sposobności udziału w nim w trybie zdalnym. Ale uwaga, zastosowanie tej formy spotkania nie powinno prowadzić do różnicowania uczestnictwa w zebraniu poszczególnych jego członków.
▶ Czy szkoła powinna zapewnić członkowi rady pedagogicznej darmowy komputer?
Szkoła może użyczyć nauczycielom nieodpłatnie sprzęt komputerowy niezbędny do kształcenia na odległość, ale nie musi tego robić. Jest to zależne od jej możliwości. Oprócz tego zgodnie z rozporządzeniem zmieniającym rozporządzenie w sprawie szczególnych rozwiązań w okresie czasowego ograniczenia funkcjonowania jednostek systemu oświaty (…) nauczycielom zatrudnionym w jednostkach systemu oświaty przysługuje jednorazowe dofinansowanie zakupu sprzętu lub oprogramowania, przydatnych w prowadzeniu zajęć realizowanych z wykorzystaniem metod i technik kształcenia na odległość lub innego sposobu realizacji tych zajęć.
▶ Grudniowe lub styczniowe rady pedagogiczne będą dotyczyły kwalifikacji na półrocze, ocen. Jak zadbać o poufność danych uczniów, przecież każdy z uczestników będzie we własnym domu, w którym są domownicy, inne osoby postronne?
Artykuł 73 ust. 3 prawa oświatowego stanowi, że osoby biorące udział w radzie pedagogicznej są obowiązane do nieujawniania spraw poruszanych na zebraniu, które mogą naruszać dobra osobiste uczniów lub ich rodziców, a także nauczycieli i innych pracowników szkoły lub placówki. Poufność danych powinna zostać zapewniona przez świadomość osób biorących udział w zebraniu, a także dzięki ustaleniu jasnych procedur określających, jak konkretnie członkowie rady pedagogicznej mają się zachować, aby ów stan poufności zachować.
▶ Czy jakieś usterki techniczne, np. to, że kontakt z nauczycielem się urwie w trakcie spotkania, mogą powodować uznanie rady za nielegalną? Czy z tego powodu rodzice będą mogli kwestionować decyzje podejmowane przez radę?
Trudności techniczne powodujące w trakcie posiedzenia trwałą nieobecność nauczyciela mogą wpływać na zdolność rady do podejmowania uchwał i kworum. Zgodnie z art. 73 prawa oświatowego uchwały rady pedagogicznej są podejmowane zwykłą większością głosów w obecności co najmniej połowy jej członków. Jeżeli ta regulacja zostanie naruszona, to będzie istniała podstawa do kwestionowania skuteczności podjętych przez radę czynności.
▶ Jak przeprowadzać głosowanie nad jakąś sprawą? Przez podnoszenie ręki? Tak to robiliśmy na radach do tej pory, ale one były bezpośrednie. Czy teraz nie powinniśmy wprowadzić jakiegoś innego systemu?
Zdalny tryb obradowania musi umożliwiać swobodną, dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym oraz wykonywanie prawa głosu. Przy zwoływaniu takiego posiedzenia konieczne jest uprzednie wyjaśnienie sposobu uczestniczenia w zgromadzeniu, zabierania głosu w jego trakcie oraz wykonywania prawa głosu, np. wskazując, że biorący udział w posiedzeniu oddają głosy poprzez odesłanie skanu lub kopii egzemplarza uchwały zawierającego jego podpis lub adnotację, czy w odniesieniu do uchwały oddaje głos „za”, „przeciw” czy „wstrzymuję się”. Dla skuteczności podjęcia uchwały w trybie obiegowym konieczne jest poinformowanie o głosowaniu wszystkich uprawnionych, precyzyjne wskazanie sposobu głosowania, a także terminu, w jakim można oddawać głosy.
▶ Czy przeprowadzenie zdanej rady pedagogicznej będzie możliwe także poza okresem czasowego ograniczenia funkcjonowania jednostek systemu oświaty?
Przeprowadzanie zdalnych zebrań rad pedagogicznych i innych organów szkoły nie jest rozwiązaniem wprowadzonym na stałe, ale ma związek z pandemią koronawirusa. Paragraf 11a rozporządzenia w sprawie szczególnych rozwiązań przewiduje, że w okresie czasowego ograniczenia funkcjonowania jednostek systemu oświaty czynności, które ustanawiają ich organy, mogą być podejmowane za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną lub za pomocą innych środków łączności, oraz w trybie obiegowym. Treść podjętej w ten sposób czynności powinna być utrwalona w formie protokołu, notatki, adnotacji lub w inny przyjęty przez radę sposób.
▶ Czy wykonywanie zdalnych czynności ograniczone jest do organów jednostek oświatowych?
Nie. Paragraf 11a rozporządzenia w sprawie szczególnych rozwiązań stosuje się także do czynności wykonywanych przez rodziców, uczniów, absolwentów i innych osób realizujących swoje prawa i obowiązki wynikające z przepisów oświatowych, w szczególności w zakresie składania wniosków i innych dokumentów.
▶ Jakie zmiany w zakresie organizacji szkoły lub placówki należy wprowadzić do statutu, aby organy jednostek oświatowych mogły obradować zdalnie?
Na podstawie par. 11a rozporządzenia w sprawie szczególnych rozwiązań w okresie czasowego ograniczenia funkcjonowania jednostek systemu oświaty możliwość wykonywania w tym trybie czynności jest zasadą obowiązującą z mocy prawa. Dlatego dla ważności wykonywanych czynności nie jest konieczna zmiana statutu.
▶ Chcemy zapisać w regulaminie naszej rady pedagogicznej, że spotkania online mogą się odbywać jedynie za pośrednictwem platformy Teams, bo takie narzędzie dostaliśmy od organu prowadzącego. Czy to właściwe rozwiązanie, skoro są nauczyciele, którzy z tej platformy nie korzystają?
To ryzykowne o tyle, że utrudnia zmianę dostawcy tego rodzaju usług informatycznych. Bezpieczniejszym rozwiązaniem byłoby niewskazywanie nazwy konkretnej platformy do wideokonferencji. Ponadto, jeśli część członków rady pedagogicznej nie obsługuje danej platformy, to wskazane postanowienie eliminuje ich w sposób nieuprawniony z udziału w zebraniach.
▶ Kto decyduje o wyborze odpowiedniej metody i formy zebrania zdalnej rady pedagogicznej? Czym powinien się kierować, podejmując taką decyzję?
Zgodnie z art. 69 ust. 4 prawa oświatowego przewodniczącym rady pedagogicznej jest dyrektor szkoły lub placówki, więc to do niego należy wybór odpowiedniej metody i formy zebrania zdalnej rady pedagogicznej. Powinien się przy tym kierować rzeczywistymi potrzebami członków rady pedagogicznej, dostępnymi już w szkole rozwiązaniami, liczebnością rady (niektóre platformy wideokonferencyjne nie zapewniają obsługi bardzo licznych gremiów, ponieważ mają ograniczenia co do liczby uczestników), standardami technicznymi pozwalającymi zapewnić bezpieczeństwo.
▶ Co to są środki komunikacji elektronicznej i inne środki łączności?
Definicja środków komunikacji elektronicznej zawarta jest art. 2 pkt 5 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Zgodnie z nim środkami komunikacji elektronicznej są rozwiązania techniczne – w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe – umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności pocztę elektroniczną. Innymi środkami łączności są narzędzia umożliwiające np. odbycie posiedzenia wyłącznie z dostępem audio, choćby korzystając z tradycyjnego telefonu.
Możliwe jest także wykorzystanie środków, które, co prawda, zapewniają bezpośredniość porozumiewania się na odległość, lecz już niekoniecznie w sposób jednoczesny, np. wykorzystują zamiast głosu pismo (komunikatory internetowe).
▶ Czy ustawodawca wprowadził ograniczenia co do zakresu spraw, których procedowanie nie jest możliwe w trybie zdalnym?
Nie, ustawodawca nie zdecydował się na wprowadzenie ograniczenia co do zakresu spraw, których procedowanie w trybie zdalnym jest możliwe. Oznacza to, że wszystkie przypisane radzie pedagogicznej kompetencje mogą być realizowane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. W tym trybie rada pedagogiczna może wykonywać także swoją działalność opiniodawczą.
▶ Czy ograniczenia w procedowaniu spraw online może w swoim zarządzeniu wprowadzić dyrektor?
Przewodniczący rady, tj. dyrektor, prowadzi i przygotowuje zebrania rady pedagogicznej, ale nie uprawnień do czasowego, w okresie COVID-19, ograniczenia kompetencji stanowiących i opiniodawczych rady pedagogicznej, w sposób eliminujący merytoryczną pracę rady.
▶ Czy dyrektor może zarządzić, że nauczyciele, którzy nie wezmą udziału w zdalnej radzie, zostaną w jakiś sposób ukarani?
Uczestnictwo w posiedzeniu rady pedagogicznej dla jej członków jest obligatoryjne. To jest obowiązek wynikający z prawa, więc jego niedopełnienie może zostać zakwalifikowane jako przesłanka odpowiedzialności pracownika. Oznacza to, że dyrektor może wyciągnąć wobec takiego pracownika konsekwencje. ©℗
Współpraca BŁ
Podstawa prawna
• par. 11a rozporządzenia ministra edukacji narodowej z 20 marca 2020 r. w sprawie szczególnych rozwiązań w okresie czasowego ograniczenia funkcjonowania jednostek systemu oświaty w związku z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 (Dz.U. poz. 493)
• par. 10c rozporządzenia ministra edukacji i nauki z 19 listopada 2020 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczególnych rozwiązań w okresie czasowego ograniczenia funkcjonowania jednostek systemu oświaty w związku z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 (Dz.U. poz. 2047)
• art. 2 pkt 5 ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 344)
• art. 69 ust. 4, art. 73 ust. 3 ustawy z 14 grudnia 2016 r. ‒ Prawo oświatowe (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 910; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1378)
