Mamy problem z ustaleniem terminu płatności czynszu za najem lokali użytkowych należących do gminy. Według umów najmu jest on płatny do 14. dnia następnego miesiąca na określone konto urzędu. Jednocześnie wystawiamy faktury w systemie księgowym. Ten zaś narzuca terminy płatności inne niż w umowach. Tyle że w umowach nie ma warunku, że zapłata zależy od otrzymania faktury przez najemcę. Co w tej sytuacji zrobić, aby RIO nie zakwestionowała rozliczeń?
Zacznijmy od rozdzielenia dwóch kwestii: cywilno-prawnej (jest nią stosunek najmu) i podatkowej (związanej z dokumentowaniem należności z tytułu zobowiązań).

Liczą się zapisy umowy

Reklama
Sam stosunek najmu został zdefiniowany w kodeksie cywilnym. W art. 659 par. 1 k.c. m.in. postanowiono, że przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz. Zatem głównym wyznacznikiem relacji prawnych zachodzących pomiędzy najemcą a wynajmującym są warunki określone w danej umowie. Niewątpliwie ustalenie terminu płatności czynszu jest jednym z nich. Ma to potwierdzenie w treści art. 669 k.c., z którego wynika, że najemca obowiązany jest uiszczać czynsz w terminie umówionym. Jeżeli zaś termin jego płatności nie jest w umowie określony, to powinien być on płacony z góry, a mianowicie: gdy najem ma trwać nie dłużej niż miesiąc – za cały czas najmu, a gdy ma trwać dłużej niż miesiąc albo gdy umowa była zawarta na czas nieoznaczony – miesięcznie, do 10. dnia miesiąca.

Tylko potwierdzenie zobowiązania

Reklama
Natomiast odmienną kwestią, wtórną wobec wskazanych umownych terminów płatności, jest wystawienie faktury (dokumentującej wysokość ww. czynszu). Faktura (jako dokument) to przede wszystkim instytucja prawa podatkowego, a nie prawa cywilnego. Warto przytoczyć art. 106b ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, w którym postanowiono, że podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2) sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.
Zatem z porównania przepisów wynika, że umowa – jako źródło zobowiązania, i faktura – jako dokument potwierdzający istnienie tego zobowiązania, służą co do zasady zgoła odmiennym celom wyznaczonym przez ustawodawcę. Znajduje to potwierdzenie w orzecznictwie sądowym. W wyroku Sądu Apelacyjnego w Krakowie z 19 września 2015 r. (sygn. akt I ACa 735/15) podkreślono, że: „Stosownie do treści art. 669 k.c. najemca obowiązany jest uiszczać czynsz w terminie umówionym. Obowiązek ten, wynikający wprost z ustawy, nie jest uzależniony od wystawienia faktury przez wynajmującego. Najemca nie jest od niego zwolniony w przypadku jej niewystawienia. Faktura jest jedynie rodzajem rachunku zawierającego dane dokonanej transakcji”.

Wyznacznik daty początkowej

Cennych wskazówek dostarcza także wyrok Sądu Okręgowego w Krakowie z 18 lutego 2014 r. (sygn. akt I C 1498/13). Sąd zwrócił m.in. uwagę na to, że skoro w umowie (dzierżawy) wprost określono termin zapłaty (14 dni), to samo wystawienie faktury VAT nie ma znaczenia dla określenia terminu płatności. Nadto zauważył, że nawet gdyby roszczenie o czynsz miało być wymagalne dopiero po wystawieniu faktury, to wprowadzenie do umowy konkretnego terminu płatności nie miałoby sensu. Jednocześnie zaznaczono, że wystawienie faktury ma znaczenie w sferze prawa podatkowego, a nie cywilnego.
Zatem w opisanej sytuacji jedynym racjonalnym i legalnym rozwiązaniem będzie stosowanie na fakturze terminów płatności określonych w umowie najmu lokali użytkowych. Należy więc zadbać o skorygowanie narzucanych przez program terminów płatności. Tym bardziej że będą one wtórnie wyznacznikami choćby dla ustalenia daty początkowej naliczania odsetek – w razie ewentualnych opóźnień w płatnościach czynszu przez najemcę. Taka koncepcja jest również bezpieczna z punktu widzenia zasad dotyczących gospodarki finansowej jednostek sektora finansów publicznych, które wynikają z ustawy o finansach publicznych. W szczególności chodzi o tu o art. 42 ust. 5, z którego wynika, że jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania. Właśnie owa terminowość podejmowania czynności może mieć istotne znaczenie, mając na uwadze m.in. początkowe daty naliczania odsetek.
Podsumowując: gmina powinna stosować przede wszystkim umowne zapisy dotyczące najmu. Skoro zaś regulują one m.in. terminy płatności czynszu z ww. tytułu, to nie ma powodu, aby przyjmować inne terminy płatności czynszu.
Podstawa prawna
• art. 659 par. 1, art. 669 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1145, ost. zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 875)
• art. 106b ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 106, ost. zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1106)
• art. 42 ust. 5 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 869; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1175)