Mamy problem z ustaleniem terminu płatności czynszu za najem lokali użytkowych należących do gminy. Według umów najmu jest on płatny do 14. dnia następnego miesiąca na określone konto urzędu. Jednocześnie wystawiamy faktury w systemie księgowym. Ten zaś narzuca terminy płatności inne niż w umowach. Tyle że w umowach nie ma warunku, że zapłata zależy od otrzymania faktury przez najemcę. Co w tej sytuacji zrobić, aby RIO nie zakwestionowała rozliczeń?
Zacznijmy od rozdzielenia dwóch kwestii: cywilno-prawnej (jest nią stosunek najmu) i podatkowej (związanej z dokumentowaniem należności z tytułu zobowiązań).

Liczą się zapisy umowy

Sam stosunek najmu został zdefiniowany w kodeksie cywilnym. W art. 659 par. 1 k.c. m.in. postanowiono, że przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz. Zatem głównym wyznacznikiem relacji prawnych zachodzących pomiędzy najemcą a wynajmującym są warunki określone w danej umowie. Niewątpliwie ustalenie terminu płatności czynszu jest jednym z nich. Ma to potwierdzenie w treści art. 669 k.c., z którego wynika, że najemca obowiązany jest uiszczać czynsz w terminie umówionym. Jeżeli zaś termin jego płatności nie jest w umowie określony, to powinien być on płacony z góry, a mianowicie: gdy najem ma trwać nie dłużej niż miesiąc – za cały czas najmu, a gdy ma trwać dłużej niż miesiąc albo gdy umowa była zawarta na czas nieoznaczony – miesięcznie, do 10. dnia miesiąca.

Tylko potwierdzenie zobowiązania

Natomiast odmienną kwestią, wtórną wobec wskazanych umownych terminów płatności, jest wystawienie faktury (dokumentującej wysokość ww. czynszu). Faktura (jako dokument) to przede wszystkim instytucja prawa podatkowego, a nie prawa cywilnego. Warto przytoczyć art. 106b ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, w którym postanowiono, że podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2) sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.
Zatem z porównania przepisów wynika, że umowa – jako źródło zobowiązania, i faktura – jako dokument potwierdzający istnienie tego zobowiązania, służą co do zasady zgoła odmiennym celom wyznaczonym przez ustawodawcę. Znajduje to potwierdzenie w orzecznictwie sądowym. W wyroku Sądu Apelacyjnego w Krakowie z 19 września 2015 r. (sygn. akt I ACa 735/15) podkreślono, że: „Stosownie do treści art. 669 k.c. najemca obowiązany jest uiszczać czynsz w terminie umówionym. Obowiązek ten, wynikający wprost z ustawy, nie jest uzależniony od wystawienia faktury przez wynajmującego. Najemca nie jest od niego zwolniony w przypadku jej niewystawienia. Faktura jest jedynie rodzajem rachunku zawierającego dane dokonanej transakcji”.

Wyznacznik daty początkowej

Cennych wskazówek dostarcza także wyrok Sądu Okręgowego w Krakowie z 18 lutego 2014 r. (sygn. akt I C 1498/13). Sąd zwrócił m.in. uwagę na to, że skoro w umowie (dzierżawy) wprost określono termin zapłaty (14 dni), to samo wystawienie faktury VAT nie ma znaczenia dla określenia terminu płatności. Nadto zauważył, że nawet gdyby roszczenie o czynsz miało być wymagalne dopiero po wystawieniu faktury, to wprowadzenie do umowy konkretnego terminu płatności nie miałoby sensu. Jednocześnie zaznaczono, że wystawienie faktury ma znaczenie w sferze prawa podatkowego, a nie cywilnego.
Zatem w opisanej sytuacji jedynym racjonalnym i legalnym rozwiązaniem będzie stosowanie na fakturze terminów płatności określonych w umowie najmu lokali użytkowych. Należy więc zadbać o skorygowanie narzucanych przez program terminów płatności. Tym bardziej że będą one wtórnie wyznacznikami choćby dla ustalenia daty początkowej naliczania odsetek – w razie ewentualnych opóźnień w płatnościach czynszu przez najemcę. Taka koncepcja jest również bezpieczna z punktu widzenia zasad dotyczących gospodarki finansowej jednostek sektora finansów publicznych, które wynikają z ustawy o finansach publicznych. W szczególności chodzi o tu o art. 42 ust. 5, z którego wynika, że jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania. Właśnie owa terminowość podejmowania czynności może mieć istotne znaczenie, mając na uwadze m.in. początkowe daty naliczania odsetek.
Podsumowując: gmina powinna stosować przede wszystkim umowne zapisy dotyczące najmu. Skoro zaś regulują one m.in. terminy płatności czynszu z ww. tytułu, to nie ma powodu, aby przyjmować inne terminy płatności czynszu.
Podstawa prawna
•art. 659 par. 1, art. 669 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1145, ost. zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 875)
•art. 106b ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 106, ost. zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1106)
•art. 42 ust. 5 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 869; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1175)