21 października odbyły się wybory samorządowe. W niektórych miastach jest jeszcze II tura, ale już dziś trzeba rozpocząć prace związane z finansowym rozliczeniem kampanii.
Nie wszyscy zdają sobie sprawę, iż komitety wyborcze prowadzą rachunkowość na zasadach określonych w ustawie o rachunkowości dla jednostek nieprowadzących działalności gospodarczej (art. 128 kodeksu wyborczego). Pełnomocnik finansowy komitetu powinien na bieżąco i systematycznie prowadzić ewidencję księgową oraz zorganizować funkcjonowanie komitetu i jego pomocniczych struktur terenowych w sposób, który zapewni zgromadzenie dokumentów niezbędnych do sporządzenia sprawozdania finansowego. Wszystkie operacje gospodarcze powinny być bowiem właściwie udokumentowane. Podkreślić trzeba, iż dokumenty finansowo-księgowe wystawione na nazwisko osoby fizycznej (np. na nazwisko kandydata) nie są dowodami kosztów komitetu wyborczego.
Najważniejszym dokumentem, także składanym wraz ze sprawozdaniem finansowym, jest historia rachunku bankowego komitetu wyborczego. Jest ona niezbędna do weryfikacji podanych w sprawozdaniu danych. Zbiorcze zestawienie sporządzane przez bank powinno obejmować wszystkie operacje dokonane na rachunku od jego otwarcia do dnia sporządzenia sprawozdania. Do sprawozdania należy załączyć także m.in. protokoły komisyjnej wyceny usług świadczonych nieodpłatnie na rzecz komitetu wyborczego, w tym dokumenty potwierdzające przyjęcie świadczeń niepieniężnych, o których mowa w art. 132 par. 5 i art. 133 kodeksu wyborczego (w przypadku przyjęcia nieodpłatnego świadczenia usługi), np. wykazy zawierające opis świadczenia i dane świadczącego i/lub umowy ze świadczącymi (np. umowy użyczenia) oraz ich oświadczenia (np. potwierdzające zgodę na eksponowanie materiałów wyborczych).
Kto będzie przechowywać dokumentację z jesiennych wyborów?
Kto będzie przechowywać dokumentację z jesiennych wyborów?

Zobacz również

Kto odpowiada

Zgodnie z art. 130 par. 1 kodeksu wyborczego odpowiedzialność za zobowiązania majątkowe komitetu wyborczego ponosi pełnomocnik finansowy tego komitetu. Odpowiedzialność ta ma charakter nieograniczony i dotyczy całego majątku osobistego pełnomocnika finansowego, a także majątku posiadanego w ramach wspólności majątkowej ze współmałżonkiem. Odpowiedzialność za zobowiązania majątkowe komitetu obejmuje także te, które są związane z rozliczeniem korzyści majątkowych przyjętych przez komitet wyborczy z naruszeniem przepisów kodeksu wyborczego. Ale nie dotyczy to korzyści majątkowych przekazanych dobrowolnie przez komitet wyborczy na rzecz Skarbu Państwa.

Kiedy składać

Z racji, iż finansowanie kampanii wyborczej jest jawne, pełnomocnik finansowy komitetu wyborczego ma obowiązek sporządzenia i przedłożenia organowi wyborczemu, który przyjął zawiadomienie o jego utworzeniu, sprawozdania o przychodach, wydatkach i zobowiązaniach finansowych komitetu, w tym o uzyskanych kredytach bankowych i warunkach ich uzyskania – w terminie trzech miesięcy od dnia wyborów (art. 142 par. 1 kodeksu wyborczego). Pełnomocnik finansowy odpowiada za prawdziwość danych zawartych w sprawozdaniu finansowym. Uwaga! Obowiązek sprawozdawczy dotyczy wszystkich komitetów wyborczych – bez względu na to, czy komitet pozyskiwał środki finansowe, zaciągał zobowiązania oraz dokonywał wydatków. Okresem rozliczeniowym jest okres od dnia wydania przez właściwy organ wyborczy postanowienia o przyjęciu zawiadomienia o utworzeniu komitetu wyborczego, do dnia przedłożenia sprawozdania wyborczego.
Termin przedłożenia sprawozdania finansowego upływa:
  • dla komitetów, których kandydaci nie biorą udziału w ponownym głosowaniu – 21 stycznia 2019 r.;
  • dla komitetów, których kandydaci uczestniczą w ponownym głosowaniu – 4 lutego 2019 r.
Obowiązek sprawozdawczy dotyczy także komitetów, które uległy rozwiązaniu przed dniem wyborów. Sprawozdanie finansowe przedkładają one w tym samym terminie, co pozostałe tego typu podmioty.

Inaczej niż dla firm

Sprawozdanie finansowe komitetu nie jest sporządzane według załączników do ustawy o rachunkowości. Jest uproszczonym dokumentem zbiorczym, sumującym pozyskane środki i poniesione wydatki komitetu wyborczego oraz ewentualne zobowiązania, które nie zostały uregulowane do dnia złożenia sprawozdania. Sprawozdanie finansowe sporządza się według wzoru określonego w rozporządzeniu ministra finansów z 19 września 2011 r. w sprawie sprawozdania finansowego komitetu wyborczego (Dz.U. poz. 1173 oraz z 2018 r. poz. 1342) – w przypadku komitetów, które zarejestrowały wyłącznie kandydatów na radnych, albo w rozporządzeniu ministra finansów z 19 lutego 2014 r. w sprawie łącznego sprawozdania finansowego komitetu wyborczego, który zarejestrował kandydata na wójta, burmistrza albo prezydenta miasta (Dz.U. poz. 280 oraz z 2018 r. poz. 1343) – w przypadku komitetów, które zarejestrowały co najmniej jednego kandydata na wójta, burmistrza albo prezydenta miasta. Te rozporządzenia określają także wykaz rodzajów dokumentów, jakie należy załączyć do sprawozdania finansowego.

Niezbędne dokumenty

Oprócz danych w sprawozdaniu muszą być do niego dołączone dokumenty. Są to dokumenty umożliwiające weryfikację informacji podanych w sprawozdaniu – ułożone w porządku chronologicznym, począwszy od najwcześniejszego zdarzenia gospodarczego:
  • dokumenty bankowe każdego wydatku i wpływu na rachunek komitetu wyborczego;
  • protokoły komisyjnej wyceny usług świadczonych nieodpłatnie na rzecz komitetu wyborczego, w tym dokumenty potwierdzające przyjęcie świadczeń niepieniężnych, o których mowa w art. 132 par. 5 i art. 133 kodeksu wyborczego (w przypadku przyjęcia nieodpłatnego świadczenia usługi) – np. wykazy zawierające opis świadczenia i dane świadczącego i/lub umowy ze świadczącymi (np. umowy użyczenia) oraz ich oświadczenia (np. potwierdzające zgodę na eksponowanie materiałów wyborczych);
  • umowy, faktury, rachunki i inne dokumenty dotyczące kosztów i wydatków;
  • pokwitowania odbioru materiałów wyborczych (np. plakatów, ulotek) przez komitet wyborczy;
  • umowa rachunku bankowego;
  • umowy kredytu (w przypadku uzyskania kredytu);
  • umowy poręczenia (w przypadku zawarcia umowy poręczenia);
  • wykazy zawierające informacje określone we wzorze sprawozdania finansowego, część II – Informacje szczegółowe, pkt II–VII (w przypadku wystąpienia więcej niż dwóch pozycji w danym punkcie);
  • inne dokumenty umożliwiające weryfikację podanych w sprawozdaniu informacji.
Ze względu na charakter dowodowy do sprawozdania powinny być załączone oryginalne dokumenty źródłowe. W szczególności dotyczy to faktur, rachunków i innych dokumentów dotyczących kosztów i wydatków, chyba że nie zostały zapłacone do dnia złożenia sprawozdania. W tym wypadku powinna być załączona uwierzytelniona kserokopia tych dokumentów.
Podczas wyborów dane przetwarza niejeden administrator
Podczas wyborów dane przetwarza niejeden administrator

Zobacz również
W ramach drugiej części sprawozdania finansowego komitetu prezentowane są dane szczegółowe obejmujące m.in.:
  • numer rachunku bankowego, obroty na rachunku bankowym, stan rachunku w dniu złożenia sprawozdania finansowego;
  • imiona, nazwiska i miejscowość zamieszkania osób fizycznych, których wpłaty zostały przyjęte i nie zostały zwrócone, wraz z wysokością wpłaty (suma wpłat od danej osoby);
  • imiona, nazwiska i miejscowość zamieszkania osób fizycznych, których wpłaty dokonane w inny sposób niż czekiem rozrachunkowym, przelewem lub kartą płatniczą zostały przyjęte i nie zostały zwrócone, wraz z wysokością wpłaty (suma wpłat od danej osoby dokonanych w inny sposób niż czekiem rozrachunkowym, przelewem lub kartą płatniczą);
  • otrzymane kredyty bankowe, spłacone oraz pozostałe do spłacenia, w tym nazwy i siedziby kredytodawców oraz warunki uzyskania kredytu;
  • zobowiązania niespłacone na ostatni dzień okresu sprawozdawczego inne niż z tytułu kredytu – z podaniem imion, nazwisk i miejscowości zamieszkania lub nazw i siedzib wierzycieli oraz kwoty zobowiązania pozostałego do spłaty;
  • fundusze wyborcze, z których pochodzą środki finansowe, wraz z określeniem ich wysokości.
Jakie informacje
W sprawozdaniu umieszczone muszą być w formie tabelarycznej informacje o:
a) przychodach lub wpływach, na które składają się:
  • środki pieniężne gromadzone na rachunku bankowym komitetu wyborczego, w tym pochodzące z wpłat od osób fizycznych, z odsetek od środków na rachunku bankowym, z kredytów oraz z funduszy wyborczych partii politycznych;
  • wartość innych przychodów lub wpływów;
b) wydatkach lub kosztach, na które składają się:
  • koszty administracyjne, w tym koszty wynajmu powierzchni biurowej wraz z kosztami energii elektrycznej, koszty telekomunikacyjne, koszt utworzenia i utrzymania strony internetowej komitetu wyborczego;
  • wydatki poniesione na usługi obce w związku z korzystaniem ze środków masowego przekazu i nośników plakatów – z podziałem na usługi wykonywane przez dzienniki i czasopisma, radio, telewizję, nośniki plakatów, reklamę w internecie;
  • wydatki poniesione na usługi obce w związku z wykonaniem materiałów wyborczych, w tym prace koncepcyjne, prace projektowe i wytworzenie – z podziałem na plakaty wyborcze, filmy reklamowe i spoty, ulotki i inne wydawnictwa, reklamę w internecie, inne materiały wyborcze;
  • wydatki poniesione na usługi obce w związku z kosztami spotkań wyborczych;
  • wydatki poniesione na usługi obce w związku z kosztami podróży i noclegów,
  • pozostałe koszty poniesione na usługi obce;
  • wynagrodzenia i składki na ubezpieczenia społeczne, w tym z tytułu umów o dzieło i umów-zleceń, nieujęte wyżej;
  • pozostałe wydatki;
c) wysokości nadwyżki, o której mowa w art. 138 par. 1–3 kodeksu wyborczego. W wyniku rozliczenia kampanii wyborczej komitet wyborczy ustala wstępnie, czy uzyskał nadwyżkę pozyskanych środków na cele kampanii wyborczej nad poniesionymi wydatkami. Ostateczna wysokość nadwyżki, zgodnie z art. 138 par. 4 kodeksu wyborczego, zostanie ustalona po wydaniu przez właściwy organ wyborczy postanowienia o przyjęciu bądź odrzuceniu sprawozdania finansowego, z uwzględnieniem zobowiązań majątkowych, o których mowa w art. 130 par. 2 kodeksu wyborczego.

Co dalej

Sprawozdania finansowe komitetów Państwowa Komisja Wyborcza podaje do publicznej wiadomości w Biuletynie Informacji Publicznej. Z kolei sprawozdania przedłożone komisarzom wyborczym są przez nich udostępniane na wniosek zainteresowanych podmiotów. Wykazy obejmujące dane osobowe nie są publikowane, dlatego też powinny być sporządzone w formie odrębnego załącznika z oznaczeniem, do którego punktu sprawozdania się odnoszą.
Sposób objęcia mandatu radnego bez wpływu na jego wygaśnięcie

Zobacz również

Czasem konieczny biegły

Komitety, które składają sprawozdanie Państwowej Komisji Wyborczej, dołączają do niego sprawozdanie biegłego rewidenta, którego wybiera Państwowa Komisja Wyborcza spośród kandydatów zgłoszonych przez Krajową Radę Biegłych Rewidentów. Biegły rewident podejmie czynności nie później niż na 30 dni przed upływem ustawowego terminu złożenia sprawozdania.
Sprawozdania biegłego rewidenta i raportu nie sporządza się, jeżeli pełnomocnik finansowy, w terminie 30 dni od dnia wyborów zawiadomi Państwową Komisję Wyborczą, że komitet nie miał przychodów, nie poniósł wydatków ani nie ma zobowiązań finansowych (art. 142 par. 3 kodeksu wyborczego).
Podstawa prawna
Ustawa z 5 stycznia 2011 r. – Kodeks wyborczy (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 754 ze zm.).
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 395).