Rada gminy nie może wymagać od szkół cyklicznego raportowania o frekwencji uczniów

W myśl art. 38 ust. 1 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych (dalej: u.f.z.o.) organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego, w drodze uchwały, ustala tryb udzielania i rozliczania dotacji oraz tryb przeprowadzania kontroli prawidłowości ich pobrania i wykorzystania. Chodzi tu o dotacje wskazane w: art. 15–21, art. 25, art. 26, art. 28–31a, art. 32 u.f.z.o. (dla publicznych i niepublicznych szkół, przedszkoli i innych placówek).

Z art. 38 ust. 1 u.f.z.o. wynika ponadto, że określając w uchwale tryb przeprowadzania kontroli prawidłowości ich pobrania i wykorzystania, gmina musi wskazać m.in.:

• zakres danych, które powinny być zawarte we wniosku o udzielenie dotacji i w rozliczeniu jej wykorzystania,
• termin przekazania informacji o liczbie odpowiednio dzieci objętych wczesnym wspomaganiem rozwoju, uczniów, wychowanków, uczestników zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, uczniów objętych branżowym szkoleniem zawodowym lub słuchaczy kwalifikacyjnych kursów zawodowych, oraz
• termin i sposób rozliczenia wykorzystania dotacji.

Kompetencje rady: czy może w uchwale wprowadzić obowiązek raportowania o frekwencji

Czy jednak można wprowadzić wymóg przygotowania comiesięcznego raportu na temat frekwencji? Na ten temat wypowiedział się Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi w wyroku z 2 grudnia 2025 r. (sygn. akt I SA/Łd 601/25). WSA analizował legalność uchwały rady powiatu „w sprawie udzielania i rozliczania dotacji dla publicznych i niepublicznych szkół i placówek oświatowych funkcjonujących na terenie powiatu, prowadzonych przez osoby fizyczne i prawne inne niż jednostka samorządu terytorialnego, oraz trybu przeprowadzania kontroli pobrania i wykorzystania udzielonej dotacji”. W uchwale rada wprowadziła zapisy, które m.in. zobowiązały organy prowadzące placówki do „składania w Kancelarii w terminie do 5-go każdego miesiąca (...) listy uczniów, którzy w miesiącu grudniu uczestniczyli w co najmniej 50 proc. obowiązkowych zajęć edukacyjnych”. Załącznikiem do uchwały był wzór informacji miesięcznej.

Dodatkowo rada wymagała, by w zamkniętej kopercie przekazywać listę uczniów, która zawierać miała: imię i nazwisko, PESEL, numer w księdze uczniów oraz numer w dzienniku lekcyjnym (dotyczyć miało to szkół, w których jest realizowany obowiązek szkolny lub obowiązek nauki).

WSA uznał powyższe regulacje w uchwale za nieprawidłowe, między innymi ze względu na brak podstawy prawnej do wprowadzania takich rozwiązań przez radę. Jak podkreślił WSA, w orzecznictwie sądowo-administracyjnym prezentowany jest pogląd, że przy kontroli wydatkowania (trybu udzielania oraz rozliczania) dotacji pochodzących z budżetu jednostki samorządu terytorialnego, uprawnienia kontrolowanych oraz obowiązki kontrolujących powinny być w sposób wyczerpujący uregulowane w aktach prawnych rangi ustawowej. Zdaniem WSA, przyjęcie, że w tym przypadku możliwe jest regulowanie uprawnień kontrolującego oraz obowiązków kontrolowanego w aktach podstawowych – aktach prawa miejscowego, doprowadziłoby do sytuacji, w której sytuacja prawna kontrolowanych i kontrolujących byłaby uregulowana w różny sposób, w zależności od jednostki samorządu terytorialnego przeprowadzającej kontrolę prawidłowości pobrania dotacji oraz jej wykorzystania.

Jak inaczej zapobiegać nadużyciom w szkołach, którym miasto lub gmina przekazuje dotację

Zdaniem WSA możliwość kontrolowania prawidłowości pobrania i wykorzystania określonych dotacji wynika z art. 36 u.f.z.o. W jego myśl osoby upoważnione do przeprowadzenia kontroli mają prawo do:

• wstępu do przedszkoli, innych form wychowania przedszkolnego, szkół i placówek oraz
• wglądu do prowadzonej przez nie dokumentacji organizacyjnej, finansowej i dokumentacji przebiegu nauczania w związku z przekazaną dotacją.

Dodatkowo w przypadku szkół, o których mowa w art. 26 ust. 2 u.f.z.o. (niepubliczne szkoły, w których nie jest realizowany obowiązek szkolny lub obowiązek nauki) – kontrolujący mają także prawo do wglądu do list obecności oraz ich weryfikacji.

Uwaga! WSA wskazał, że organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego został upoważniony do ustalenia trybu przeprowadzania kontroli prawidłowości pobrania i wykorzystania dotacji. Z przepisu tego nie wynika natomiast, żeby organ ten został upoważniony do stanowienia prawa w zakresie wyposażenia organu kontrolującego w inne uprawnienia kontrolne niż przewidziane w art. 38 u.f.z.o. oraz do nałożenia na podmioty kontrolowane innych obowiązków niż wynikające z tego przepisu. Jak zaznaczył WSA, uprawnienie do żądania od kontrolowanego dokumentów wymienionych w art. 36 ust. 2 u.f.z.o. (w tym listy obecności) aktualizować się może jedynie podczas kontroli.

Sąd dodał w uzasadnieniu, że beneficjent dotacji ma obowiązek prowadzić listy obecności. Przepisy nie wprowadzają jednak wymogu przygotowywania przetworzonych materiałów na podstawie danych z tych list. Nie ma więc podstaw prawnych, aby zobowiązywać beneficjenta do sporządzania zestawień dotyczących poszczególnych uczniów, na których przyznano dotację. ©℗