Administracja – co można zrobić, żeby wartości nie zostały tylko na papierze

Zasady rzetelności, bezstronności i neutralności to kryteria zarządcze osadzone w prawie. Ramę prawną wyznaczają: ustawa o służbie cywilnej czy wytyczne PRM nr 70/2011, dość powszechnie przyjmowane jako wyznaczniki etyki w administracji.

Giving voice to values (GVV) w administracji

GVV to praktyka mówienia i działania zgodnie z wartościami, pod presją. Odpowiada na pytanie, jak w danych warunkach postąpić zgodnie z zasadami, to znaczy daje język sprzeciwu wobec nieefektywnych lub ryzykownych rozwiązań, uczy stawiania granic i proponowania alternatyw.

Filary GVV to:

wartości – opieraj decyzje na hipernormach: uczciwość, odpowiedzialność, sprawiedliwość, szacunek, współczucie;

▪ wybór – zawsze masz opcje, przygotuj alternatywy i „plan B”;

▪ normalizacja – traktuj dylematy jako normalne, są częścią rutyny, nie mogą być traktowane jako wpadki ad hoc;

▪ cel – zakotwicz decyzje w misji instytucji i osobistym sensie pracy (etos);

▪ samoświadomość i spójność – znając mocne strony i wyzwalacze, ustaw role i zasady tak, by wspierały standardy etyczne;

▪ głos – ćwicz „skrypty” i moment zabrania głosu, szukaj sojuszników, wsparcia;

▪ powody i racjonalizacje – uprzedzaj typowe wymówki i miej gotowe kontrargumenty oraz bezpieczne warianty.

Human-centered governance (HCG) w administracji

HCG z kolei przenosi uwagę z samych procedur na doświadczenie ludzi w systemie, przede wszystkim naszych zespołów i partnerów instytucjonalnych, tak, by procesy w największym stopniu i realnie wspierały jakość decyzji. Opiera się na czterech osiach: wizja, wartości i prawa; solidne fundamenty (dane, kompetencje, proporcjonalna regulacja); usługi dostępne w wielu kanałach; pomiar, zaangażowanie i ciągłe doskonalenie. Cel takiego podejścia to decyzje i usługi proste, przewidywalne i godne zaufania.

Po co łączyć GVV z HCG? GVV daje język i odwagę mówienia: co i dlaczego, a HCG porządkuje „jak”, to znaczy tworzy struktury, metryki i rytmy pracy, które ułatwiają robienie właściwych rzeczy, konsekwentnie, w odpowiedniej skali. Wszystko to, w duecie, przynosi konkretne efekty dla organizacji. GVV dostarcza języka i nawyków, które HCG zamienia w wykonalne procesy, razem podejścia te przekładają wartości na codzienne decyzje.

Połączenie GVV i HCG tworzy praktyczny standard zarządzania, bo wartości są słyszalne na spotkaniach i widoczne w dokumentach, a struktury pracy nie blokują ich wdrażania. Skutek? Szybsze i przewidywalne decyzje, większa odpowiedzialność za wynik oraz kultura, w której wyrażenie na głos wątpliwości jest normą, a nie aktem odwagi raz na kwartał. Właśnie tym jest GVV: mówimy o wartościach językiem działania, a nie deklaracji. HCG pozwala to utrzymać, bo eliminuje tarcia, które na co dzień rozmywają standard.

Nie za dużo formalności

Czego unikać? Administracja ma naturalną skłonność do nadbudowy regulaminów. To ryzyko „teatru zgodności” lub „idealizmu administracyjnego”: na papierze wszystko gra, w praktyce są zaś te same wąskie gardła. Drugi błąd to nadmierna centralizacja akceptacji. Im więcej pięter, tym mniej odpowiedzialności i odwagi. Trzeci to z kolei metryki „na sztukę”, które nagradzają objętość, a nie trafność.

Wdrażanie opisanego modelu można oprzeć na prostych zasadach. Należy ustalić tzw. kompas decyzyjny zespołu, czyli od trzech do pięciu niepodlegających negocjacji zasad przekładalnych na konkret, tj. kto i kiedy ma prawo powiedzieć „stop”, jakie kryteria ważą w decyzjach (np. rzetelność przed szybkością przy wysokim ryzyku błędu). Warto też wprowadzić pewien rytm rozmów o decyzjach. Tygodniowe, a może w tygodniach parzystych, krótkie przeglądy; raz w miesiącu 20-minutowy „komitet kalibracyjny”, podczas którego mierzymy się z rzeczywistymi dylematami i zapisem kontrargumentów.

Ważne są efekty, nie procedury

Przede wszystkim zaś trzeba projektować pracę pod ludzi. Należy zatem uprościć wszystkie „artefakty procesu” (notatki, checklisty, briefy) i usunąć elementy, które nie wnoszą żadnych wartości. Mierzymy to, co napędza zachowania i urealnia wymianę argumentów oraz podejmowanie decyzji.

Dobra administracja nie potrzebuje więcej paragrafów na slajdach. Potrzebuje konsekwencji menedżerskiej. Wartości przełożonych na rytm i narzędzia oraz organizacji zaprojektowanej wokół realnej pracy ludzi. GVV daje odwagę i technikę mówienia „jak jest” i „jak powinno być”. HCG sprawia, że to „powinno” staje się wykonalne. Razem tworzą praktykę, dzięki której państwo działa lepiej, ciszej na poziomie procedur, głośniej na poziomie efektów. ©℗