Czy zastępca wójta może dodatkowo objąć stanowisko sekretarza gminy?

Z art. 5 ustawy o pracownikach samorządowych (dalej: u.p.s.) wynika m.in., że w urzędzie gminy tworzy się stanowisko sekretarza gminy. Nabór kandydatów na wolne stanowisko przeprowadza się nie później niż w ciągu trzech miesięcy od zwolnienia się stanowiska. W myśl art. 5 ust. 1b u.p.s. obsadzenie stanowiska sekretarza nie może nastąpić w drodze powierzenia pełnienia obowiązków. Z dalszych jej przepisów wynika zaś, że na omawianym stanowisku może być zatrudniona osoba posiadająca:

• co najmniej czteroletni staż pracy na stanowisku urzędniczym w jednostkach, o których mowa w art. 2 (czyli m.in. w jednostkach samorządu terytorialnego), w tym co najmniej dwuletni staż pracy na kierowniczym stanowisku urzędniczym w tych jednostkach lub
• co najmniej czteroletni staż pracy na stanowisku urzędniczym w jednostkach, o których mowa w art. 2 (czyli m.in. w jednostkach samorządowych).

Uwaga! Dodatkowo sekretarz gminy musi mieć co najmniej dwuletni staż pracy na kierowniczym stanowisku urzędniczym w innych jednostkach sektora finansów publicznych.
Sekretarz podlega bezpośrednio kierownikowi urzędu. Z kolei w myśl art. 7 pkt 1 u.p.s. czynności w sprawach z zakresu prawa pracy wobec sekretarza gminy wykonują wójt (burmistrz, prezydent miasta).

Jakie są ograniczenia w wykonywaniu funkcji zastępcy wójta?

Ustawa o samorządzie gminnym wprowadza pewne ograniczenia w wykonywaniu dodatkowych zadań przez zastępcę wójta. W myśl art. 27 u.s.g. funkcji wójta oraz jego zastępcy nie można łączyć z:

1) funkcją wójta lub jego zastępcy w innej gminie;
2) członkostwem w organach jednostek samorządu terytorialnego, w tym w gminie, w której jest wójtem lub zastępcą wójta;
3) zatrudnieniem w administracji rządowej;
4) mandatem posła lub senatora.

Czy łączenie stanowisk zastępcy wójta i sekretarza jest dozwolone?

Powyższe przepisy nie przesądzają o możliwości łączenia stanowiska sekretarza z innym stanowiskiem w ramach struktury pracodawcy samorządowego (w tym z zastępcą wójta) ani nie określają, czy konieczne jest przy tym przeprowadzenie konkursu lub awansu wewnętrznego. Istotnych wskazówek dostarcza najnowsze stanowisko Regionalnej Izby Obrachunkowej w Gdańsku (pismo z 16 października 2025 r., znak RP.63.54.20250).

RIO oceniła, że przepisy ustaw są mało precyzyjne, dlatego trzeba się odwołać do orzecznictwa, w tym przede wszystkim do stanowiska Sądu Najwyższego wyrażonego w wyroku z 1 lutego 2017 r. (sygn. akt I PK 41/16). SN również ocenił, że ani przepisy u.s.g. ani u.p.s. nie rozstrzygają wprost kwestii dopuszczalności łączenia omawianych stanowisk.

Sąd wskazał, że w judykaturze i doktrynie dopuszcza się możliwość łączenia stanowiska zastępcy wójta (burmistrza) ze stanowiskiem sekretarza gminy. Zdaniem SN przepisy określające zakres działania wójta i sekretarza nie pozwalają na uznanie, że interesy osób wykonujących obie te funkcje są sprzeczne. Jeżeli więc rozmiary zadań wykonywanych na obu stanowiskach na to pozwalają, nie ma przeszkód prawnych do łączenia ich przez jedną osobę, a nawet w małych gminach praktyka ta może być uzasadniona względami finansowymi. Dodatkowo SN powołał się na wyrok NSA w Poznaniu z 27 czerwca 1991 r. (sygn. akt SA/Po 1479/90), w którym sąd wskazał, że przepisy nie zawierają zakazu łączenia stanowiska zastępcy burmistrza ze stanowiskiem sekretarza gminy.

W podsumowaniu RIO wskazała, że co do zasady możliwe byłoby zajmowanie przez tę samą osobę stanowiska zastępcy wójta i sekretarza, przy czym po:

• spełnieniu określonych przesłanek, w tym nawiązaniu odrębnego stosunku pracy (sekretarz zatrudniony jest na podstawie umowy o pracę, a zastępca wójta na podstawie powołania),
• spełnieniu wymogów formalnych przewidzianych dla stanowiska sekretarza oraz
• odpowiednim ukształtowaniu zależności organizacyjnych w ramach struktury jednostki pomiędzy wymienionymi stanowiskami, aby uniknąć naruszenia art. 30 ust. 1 u.s.g. (zgodnie z którym wójt wykonuje uchwały rady gminy i zadania gminy określone przepisami prawa) oraz potencjalnego konfliktu interesów.

Czy dopuszczalny jest awans wewnętrzny zastępcy wójta na stanowisko skarbnika

RIO odniosła się też do aspektu tzw. awansu wewnętrznego. Jak wynika z art. 20 u.p.s., pracownik samorządowy, który wykazuje inicjatywę w pracy i sumiennie wykonuje swoje obowiązki, może zostać przeniesiony na wyższe stanowisko (awans wewnętrzny).

Izba powołała się na stanowisko doktryny [J. Stelina [w:] A. Rycak, M. Rycak, J. Stępień, J. Stelina, „Ustawa o pracownikach samorządowych. Komentarz”, wyd. II, Warszawa 2016, art. 20], w którym zwraca się uwagę m.in., że: „Wyższym stanowiskiem w rozumieniu komentowanego przepisu jest stanowisko umiejscowione wyżej w hierarchii stanowisk określonej w rozporządzeniu w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych”. Izba wskazała, że art. 5 u.p.s. wyklucza stosowanie do obsady stanowiska sekretarza jedynie mechanizmu prawnego z art. 21 (czasowe powierzenie wykonywania innej pracy). Z omawianej ustawy wynika zatem, że zasadniczym ograniczeniem w obsadzaniu stanowiska sekretarza jest zakaz powierzania obowiązków i czasowego delegowania innego pracownika na to stanowisko.

Zarazem art. 5 u.p.s. w żadnym miejscu nie wyklucza odpowiedniego stosowania art. 20 tej ustawy, w tym zezwala na awanse na stanowiska kierownicze urzędnicze. RIO uznała, że stanowisko sekretarza gminy jest stanowiskiem kierowniczym urzędniczym i jako takie może podlegać procedurze awansowej, gdyż przepis art. 5 u.p.s. tej możliwości nie wyklucza.

RIO wskazała, że zatrudnienie na stanowisku sekretarza co do zasady powinno nastąpić w następstwie przeprowadzenia otwartego i konkurencyjnego naboru (art. 11 ust. 1 u.p.s.), jednak nie jest wykluczone zatrudnienie na tym stanowisku w drodze awansu wewnętrznego pracownika (art. 20 u.p.s.), o ile zostaną spełnione ustawowe przesłanki. Według RIO nie ma jednak przekonywujących argumentów, aby w tym trybie zatrudnić pracownika zajmującego stanowisko zastępcy wójta na stanowisku sekretarza gminy, z uwagi na wyższą hierarchię stanowiska zastępcy wójta w strukturze organizacyjnej gminy niż stanowisko sekretarza gminy. W ocenie RIO w powyższym przypadku nie mamy bowiem do czynienia z awansem wewnętrznym. ©℗