ODPOWIEDŹ: Nie. Nie jest dopuszczalne obsadzenie stanowiska sekretarza miasta lub gminy poprzez przeniesienie pracownika samorządowego z innej jednostki organizacyjnej. Nowego sekretarza trzeba wyłonić w drodze otwartego i konkurencyjnego naboru kandydatów. Taką interpretację potwierdzają orzeczenia sądów i stanowiska regionalnych izb obrachunkowych.
W jaki sposób trzeba obsadzać stanowisko sekretarza gminy?
Kwestie dotyczące tego, kto może być zatrudniony na stanowisku sekretarza i w jaki sposób następuje jego wybór, określają przepisy ustawy o pracownikach samorządowych (dalej: u.p.s.). Z jej art. 5 wynika, że w urzędzie gminy, starostwie powiatowym i urzędzie marszałkowskim tworzy się odpowiednio stanowisko sekretarza gminy, powiatu i województwa (ust. 1). Nabór kandydatów na wolne stanowisko sekretarza przeprowadza się nie później niż w ciągu trzech miesięcy od zwolnienia tego stanowiska (ust. 1a).
Jednocześnie w myśl art. 5 ust. 1b u.p.s. „obsadzenie stanowiska sekretarza nie może nastąpić w drodze powierzenia pełnienia obowiązków”. Nie stosuje się art. 21 u.p.s.” , który stanowi o czasowym powierzeniu pracownikowi na okres do 3 miesięcy w roku kalendarzowym wykonywania innej pracy niż określona w umowie o pracę, zgodnej z jego kwalifikacjami.
Z art. 5 ust. 3 u.p.s. wynika natomiast, że sekretarz podlega bezpośrednio kierownikowi urzędu. Ten zaś może upoważnić sekretarza do wykonywania w jego imieniu zadań, w szczególności z zakresu zapewnienia właściwej organizacji pracy urzędu oraz realizowania polityki zarządzania zasobami ludzkimi.
Znaczenie ma także art. 11 ust. 1 u.p.s., w myśl którego „nabór kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze, w tym na kierownicze stanowiska urzędnicze, jest otwarty i konkurencyjny”.
Kto może być zatrudniony na stanowisku sekretarza?
Na stanowisku sekretarza może być zatrudniona osoba:
- posiadająca co najmniej czteroletni staż pracy na stanowisku urzędniczym w jednostkach, o których mowa w art. 2, w tym co najmniej dwuletni staż pracy na kierowniczym stanowisku urzędniczym w tych jednostkach lub
- posiadająca co najmniej czteroletni staż pracy na stanowisku urzędniczym w jednostkach, o których mowa w art. 2, oraz co najmniej dwuletni staż pracy na kierowniczym stanowisku urzędniczym w innych jednostkach sektora finansów publicznych.
Jednostki, o których mowa w art. 2 ustawy, to:
- urzędy marszałkowskie oraz wojewódzkie samorządowe jednostki organizacyjne;
- starostwa powiatowe oraz powiatowe jednostki organizacyjne;
- urzędy gmin, jednostki pomocnicze gmin, gminne jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe;
- biura (ich odpowiedniki) związków jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowych zakładów budżetowych utworzonych przez te związki;
- biura (ich odpowiedniki) jednostek administracyjnych jednostek samorządu terytorialnego.
Czy możliwe jest obsadzenie stanowiska w drodze powierzenia obowiązków?
W doktrynie (A. Rycak [w:] M. Rycak, J. Stelina, J. Stępień, A. Rycak, „Ustawa o pracownikach samorządowych. Komentarz”, wyd. II, Warszawa 2016, art. 5) akcentuje się, że „zasada otwartego i konkurencyjnego naboru jest regułą zatrudniania pracowników na wszystkich stanowiskach urzędniczych, co oznacza, że zakaz zatrudniania na tych stanowiskach w drodze powierzenia pełnienia obowiązków dotyczy wszystkich stanowisk urzędniczych, a nie jedynie stanowisk sekretarzy”.
Uwaga! Orzecznictwo sądowe podkreśla z kolei, że zasada otwartości naboru na wolne stanowisko urzędnicze wymaga, aby publicznie ogłoszone reguły naboru były w pełni zachowane w toku postępowania konkursowego.
Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu w wyroku z 27 lipca 2021 r. (sygn. akt IV SA/Wr 317/21) wskazał, że „ogłoszenie o naborze ma służyć upowszechnieniu informacji o możliwości zatrudnienia, zasadach i warunkach naboru. Po upublicznieniu zasad naboru, w tym sposobu weryfikacji wiedzy merytorycznej kandydatów, nie jest możliwa modyfikacja tych reguł, w tym wprowadzenie nieprzewidzianych w regulaminie naboru dodatkowych form kontroli przygotowania merytorycznego kandydatów”. WSA dodał, że odstąpienie przez organ od ogłoszonych reguł konkursu zaprzecza idei otwartości, która obliguje wszystkich uczestników konkursu do przestrzegania upublicznionych zasad dostępu do zatrudnienia w urzędzie. Wprowadzenie w toku postępowania konkursowego zmian w tym zakresie nie tylko kłóci się z zasadą otwartości, lecz nasuwa wątpliwości co do zachowania konkurencyjności postępowania. Nie można zatem pozwolić na odstąpienie od publicznie ogłoszonych reguł naboru – podkreślił wrocławski WSA.
Czy można przenieść pracownika?
Na temat braku możliwości przeniesienia pracownika z innej jednostki organizacyjnej wypowiedziała się jednoznacznie Regionalna Izba Obrachunkowa w Szczecinie w wystąpieniu pokontrolnym z 10 kwietnia 2025 r. (znak WK.6001.27.2024). Stwierdziła następującą nieprawidłowość w kontrolowanym urzędzie: „zwolnione z dniem 15 czerwca 2024 r. stanowisko sekretarza, obsadzono od 17 czerwca 2024 r. na podstawie porozumienia w sprawie przeniesienia pracownika pomiędzy jednostkami, bez przeprowadzenia otwartego i konkurencyjnego naboru kandydatów na to stanowisko w ciągu trzech miesięcy od jego zwolnienia”. Jak wskazała izba, było to niezgodne z art. 11 ust. 1 w zw. z art. 5 ust. 1a u.p.s. RIO uznała, że odpowiedzialność za stwierdzoną nieprawidłowość ponosi burmistrz. W ramach wniosku pokontrolnego izba zobowiązała jednostkę do obsadzania stanowiska sekretarza w trybie otwartego i konkurencyjnego naboru.
Z cytowanego stanowiska wynika więc, że RIO zakwestionowała możliwość stosowania mechanizmu przeniesienia pracownika samorządowego, o którym mowa w art. 22 u.p.s.. Na marginesie przypomnijmy, że w myśl tego przepisu pracownika samorządowego zatrudnionego na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym, można na jego wniosek lub za jego zgodą przenieść do pracy w innej jednostce, o której mowa w art. 2, w tej samej lub innej miejscowości, w każdym czasie, jeżeli nie narusza to ważnego interesu jednostki, która dotychczas zatrudniała pracownika samorządowego, oraz przemawiają za tym ważne potrzeby po stronie jednostki przejmującej. Przeniesienia dokonuje się w drodze porozumienia pracodawców. W przypadku przeniesienia pracownika samorządowego zatrudnionego na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym, do innej jednostki jego akta osobowe wraz z pozostałą dokumentacją w sprawach związanych ze stosunkiem pracy przekazuje się do jednostki, w której pracownik ma być zatrudniony. Jak wynika z wystąpienia pokontrolnego RIO, przeniesienie nie jest akceptowanym przez izbę sposobem obsadzania stanowiska sekretarza, ©℗
Podstawa prawna
art. 5, art. 11 ust. 1 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1135)