Do naszego urzędu wpłynęło żądanie udostępnienia w celach sądowych danych adresowych z rejestru mieszkańców. Wnioskodawca podał imię i nazwisko oraz numer identyfikacji podatkowej osoby, o którą pyta. PESEL-u nie znał. Te informacje nie pozwoliły jednak ustalić, o kogo dokładnie chodzi, ponieważ w rejestrze mieszkańców figurują dwie osoby o tym samym imieniu i nazwisku, a ponadto w tym rejestrze nie gromadzi się NIP-u. Czy możemy sięgnąć do innej bazy danych, aby po NIP-ie jednoznacznie zidentyfikować osobę, której dotyczy wniosek – pyta pracownik magistratu.
Nie. Takie działanie urzędu naruszałoby przepisy. Ale po kolei. Zgodnie z art. 46 ust. 2 pkt 1 ustawy z 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 657) dane z rejestru mieszkańców mogą być udostępnione osobom fizycznym, jeżeli te wykażą w tym interes prawny. Może to być chociażby dochodzenie roszczeń przed sądem. Powód musi wówczas wskazać adres pozwanego do doręczeń. Rejestr mieszkańców jest wówczas rzeczywiście źródłem takiej informacji.
O prócz konieczności wykazania interesu prawnego wnioskodawca, chcąc uzyskać dane z rejestru mieszkańców, musi podać taki zestaw informacji, który pozwoli jednoznacznie zidentyfikować osobę, której dotyczy pytanie. Jak pokazuje przywołany przez czytelnika przykład, imię i nazwisko nie zawsze wystarczą. Wówczas pojawia się pytanie, czy wójt (burmistrz, prezydent miasta), a więc podmiot prowadzący rejestr, powinien samodzielnie prowadzić postępowanie wyjaśniające w celu jednoznacznego ustalenia przedmiotu wyszukiwania, czy też w drodze decyzji administracyjnej odmówić udostępnienia danych z rejestru.
Ostatnio jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie udzielił Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gorzowie Wielkopolskim. W wyroku z 9 marca 2017 r. (sygn. akt II SA/Go 1009/16) skład orzekający w podobnej sprawie stwierdził, że przepisy ustawy o ewidencji ludności nie zawierają umocowania dla organu do podjęcia dodatkowych czynności zmierzających do poszukiwania danych z innych źródeł niż rejestr mieszkańców. Tymczasem każde działanie urzędników powinno być poparte odpowiednią podstawą prawną. Ciężar wskazania danych osobowych dostatecznie identyfikujących osobę, do której odnosi się pytanie, jednostronnie obarcza więc wnioskodawcę.
W praktyce oznacza to, że jeżeli wniosek o udostępnienie danych nie zawiera informacji pozwalających jednoznacznie stwierdzić, jakiej osoby dotyczy, to urzędnicy w drodze decyzji administracyjnej powinni odmówić udzielenia nań odpowiedzi. Nie mogą bowiem sięgać do innych baz danych, aby np. na podstawie NIP-u zidentyfikować konkretną osobę. ⒸⓅ
Podstawa prawna
Art. 46 ust. 2 pkt 1 ustawy z 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 657).
