Pracownik w sierpniu 2016 r. był nieobecny z powodu choroby i za pierwszą część tej nieobecności ma prawo do wynagrodzenia, a za drugą do zasiłku. Ponadto korzystał w tym miesiącu z urlopu wypoczynkowego, okolicznościowego oraz bezpłatnego. Pracownik jest wynagradzany stałą stawką miesięczną. Jak obliczyć jego wynagrodzenie za sierpień 2016 r.?
ikona lupy />
Marta Nowakowicz-Jankowiak ekspert od wynagrodzeń / Dziennik Gazeta Prawna
ODPOWIEDŹ
Aby obliczyć wynagrodzenie pracownika, który w jednym miesiącu ma kilka różnych powodów nieobecności płatnych i niepłatnych, trzeba skorzystać z przepisów kilku ustaw i rozporządzeń. Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy reguluje rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (dalej: rozporządzenie urlopowe). Wynagrodzenie za urlop okolicznościowy jest uregulowane w rozporządzeniu w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (dalej: rozporządzenie dot. niewykonywania pracy). W tym samym akcie prawnym znajdują się zasady ustalania pomniejszenia wynagrodzenia zasadniczego za czas urlopu bezpłatnego oraz czas nieobecności w związku ze zwolnieniem lekarskim. Sposób obliczania świadczeń z tytułu niezdolności do pracy jest uregulowany w ustawie o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej: ustawa zasiłkowa). Nadrzędnym aktem jest zaś kodeks pracy (dalej: k.p.), który reguluje ogólnikowo kwestię wynagrodzenia za pracę, w tym za urlop oraz nieobecność z powodu choroby, a także kwestię potrąceń z wynagrodzenia za pracę.
Dodatek za wypoczynek
Zgodnie z art. 80 k.p. wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną. Jeśli pracownik jej nie wykonuje, wynagrodzenie może być mu wypłacone wyłącznie w przypadku, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią. Tak jest m.in. w przypadku urlopu wypoczynkowego. Ustawodawca przewidział, że jest to płatne zwolnienie od pracy (art. 152 k.p.), a pracownik ma otrzymać takie wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował – z doliczeniem składników zmiennych (np. nadgodzin wypłaconych w poprzednich miesiącach). Zatem przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy pracownika wynagradzanego stałą stawką miesięczną nie ma potrzeby rozdzielania jego płacy zasadniczej na wynagrodzenie za pracę i wynagrodzenie za urlop. Obowiązkiem pracodawcy jest natomiast weryfikacja, czy w miesiącach poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu wypłacono dodatkowe, zmienne składniki wynagrodzenia. Jeśli tak, należy sprawdzić, czy składniki te nie są wyłączone z obliczeń (par. 6 rozporządzenia urlopowego), a następnie zsumować składniki wypłacone w ostatnich trzech miesiącach poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu i sumę tę podzielić przez liczbę godzin przepracowanych przez pracownika w tym okresie. Tak ustaloną kwotę należy pomnożyć przez liczbę godzin pracy, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu wypoczynkowego w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu. [przykład 1] W razie znacznego wahania składników można dokonać obliczeń na podstawie sumy składników z 12 miesięcy.
Okolicznościowy to nie urlop
Nieco inaczej oblicza się wynagrodzenie za urlop okolicznościowy, gdyż jego wysokość regulują przepisy rozporządzenia dotyczące niewykonywania pracy (natomiast prawo do zwolnienia z tytułu różnych okoliczności, takich jak ślub, urodzenie się dziecka itp., zwane potocznie urlopem, choć nim nie jest, reguluje rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy). Za urlop okolicznościowy będący zwolnieniem od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia należy wypłacić pracownikowi wynagrodzenie jak za urlop wypoczynkowy, z tą różnicą, że zmienne składniki wynagrodzenia ustala się z miesiąca, w którym pracownik korzysta ze zwolnienia od pracy. [przykład 2]
Skomplikowane chorobowe
Zasiłek i wynagrodzenie chorobowe ustala się według tej samej podstawy prawnej, czyli zgodnie z ustawą zasiłkową. Co do zasady podstawę wymiaru zasiłku ustala się z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc zachorowania i stosuje się ją do obliczeń w kolejnych miesiącach choroby bez jej przeliczania, aż do czasu wystąpienia trzymiesięcznej przerwy między zwolnieniami lekarskimi. Jeśli pracownik nie przepracował 12 miesięcy – podstawę ustala się proporcjonalnie do liczby przepracowanych miesięcy. W ustawie zasiłkowej oraz w komentarzu do ustawy zapisano wiele wyłączeń oraz innych zasad służących prawidłowemu ustaleniu podstawy wymiaru zasiłku i samego zasiłku. Ich obszerność nie pozwala na szczegółowe omówienie w niniejszym opracowaniu. Warto jednak zaznaczyć, że wynagrodzenie chorobowe i zasiłek płaci się za każdy dzień niezdolności do pracy, włączając w to dni wolne od pracy. Jest to istotne do obliczenia potrącenia z wynagrodzenia za niewykonywanie pracy.
Ponieważ w przepisach przewidziano wynagrodzenie za chorobę, to za ten sam okres pracownikowi nie można wypłacić wynagrodzenia za pracę, bo jej nie wykonywał. Również urlop bezpłatny pozostanie bez zapłaty, co wynika z jego charakteru. Natomiast w zasadzie nie ma konieczności pomniejszania płacy zasadniczej o wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz okolicznościowy (obliczane odrębnie), gdyż i tak nieobecności te mają być wynagradzane jak za pracę.
Pomniejszenie za niezdolność do pracy w związku z chorobą oblicza się, dzieląc płacę zasadniczą przez 30 bez względu na faktyczną liczbę dni miesiąca, którego pomniejszenie dotyczy, a następnie mnożąc wynik przez liczbę dni kalendarzowych zwolnienia lekarskiego. Otrzymany wynik odejmuje się od płacy zasadniczej określonej w umowie o pracę. [przykład 3] Natomiast aby obliczyć pomniejszenie w związku z urlopem bezpłatnym, należy płacę zasadniczą podzielić przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu i otrzymaną kwotę pomnożyć przez liczbę godzin nieobecności pracownika w związku z urlopem bezpłatnym. Otrzymany wynik odejmuje się od miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego. [przykład 4]
Wszystko naraz
Pracownik może w jednym miesiącu być nieobecny z wielu powodów. Wszystkie nieobecności muszą zostać prawidłowo rozliczone i wypłacone, zatem lista płac może być długa. [przykład 5] Wówczas trzeba pamiętać o wszystkich składnikach, które są należne pracownikowi, oraz o sposobie ich dalszego rozliczenia, albowiem nie każdy składnik jest podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, a ponadto są także składniki nieopodatkowane. Choć specjalistów od wynagrodzeń wyręczają programy płacowe, to fachowiec powinien wiedzieć, jak zdefiniować każdy składnik oraz jak go wyliczyć. Taka osoba odpowiada bowiem za prawidłowe naliczanie płac, które jest obowiązkiem pracodawcy, a za jego niedopełnienie ustawodawca przewidział karę grzywny od jednego do 30 tys. zł.ⒸⓅ
!Prawidłowe naliczanie płac jest obowiązkiem pracodawcy, a za jego niedopełnienie ustawodawca przewidział karę grzywny od tysiąca do 30 tys. zł.
PRZYKŁAD 1
Urlop wypoczynkowy
Pracownik w sierpniu 2016 r. korzystał z urlopu wypoczynkowego w wymiarze 2 dni, czyli 16 godzin. Tabela poniżej zawiera informację o wysokości składników wynagrodzenia zmiennego wypłaconych w miesiącach poprzedzających. Wynagrodzenie jest wypłacane do 10. następnego miesiąca. Jak obliczyć średnią do wynagrodzenia ze zmiennych składników?
Wynagrodzenie za miesiąc Liczba godzin przepracowanych Data wypłaty Suma zmiennych składników
czerwiec 2016 176 + 8 nadgodzin 07.07.2016 225 zł
maj 2016 120 godzin (pozostałe – urlop) 09.06.2016 0 zł
kwiecień 2016 168 + 12 nadgodzin 09.05.2016 353,57 zł
Razem 484 godziny 578,57 zł
W trzech poprzedzających miesiącach wypłacono łącznie 578,57 zł. Średnio za jedną godzinę jest to 1,20 zł. Ustalając wynagrodzenie za 2 dni urlopu wypoczynkowego w sierpniu należy doliczyć 1,20 zł x 16 godzin, czyli 19,20 zł.
PRZYKŁAD 2
Zwolnienie okolicznościowe
Pracownik w sierpniu 2016 r. korzystał ze zwolnienia w związku ze ślubem syna. Jak obliczyć wynagrodzenie za dzień nieobecności, jeśli w sierpniu 2016 r. miał 16 godzin nadliczbowych, za które otrzyma 450 zł?
Z uwagi na różne nieobecności przepracował w sierpniu tylko 80 godzin.
Zmienne składniki w miesiącu wystąpienia urlopu okolicznościowego to 450 zł, które należy podzielić przez liczbę godzin przepracowanych w sierpniu, czyli 80. Otrzymaną kwotę należy pomnożyć przez liczbę godzin nieobecności w związku z urlopem okolicznościowym, czyli 8. Dodatkowe wynagrodzenie z tytułu tej nieobecności wyniesie 45 zł (450 zł : 80 godz. x 8 godz.).
PRZYKŁAD 3
Dni choroby
Pracownik był nieobecny od 1 do 12 sierpnia w związku z chorobą. Jego stałe wynagrodzenie wynosi 3300 zł brutto. Ile powinno się odliczyć za dni choroby?
Płacę zasadniczą należy podzielić przez 30, a następnie pomnożyć przez dni nieobecności. Otrzymany wynik będzie pomniejszeniem za niewykonywanie pracy w związku ze zwolnieniem lekarskim.
3300 zł : 30 dni x 12 dni zwolnienia = 1320 zł.
PRZYKŁAD 4
Bezpłatny czas wolny
Pracownikowi udzielono na jego wniosek jednego dnia urlopu bezpłatnego w sierpniu 2016 r. O ile należy zmniejszyć jego płacę zasadniczą (3300 zł brutto) w związku z tą nieobecnością?
Płacę zasadniczą należy podzielić przez liczbę godzin przypadających w danym miesiącu do przepracowania, a następnie pomnożyć przez liczbę godzin nieobecności. Wynik to pomniejszenie za urlop bezpłatny.
3300 zł : 176 godz. x 8 godz. urlopu okolicznościowego = 150 zł.
PRZYKŁAD 5
Obliczenie wynagrodzenia
Pracownik od 1 do 12 sierpnia 2016 r. był na zwolnieniu lekarskim, z czego za pierwsze 3 dni należy mu się wynagrodzenie chorobowe w wysokości 285,90 zł, a za pozostałe 9 dni zasiłek chorobowy w wysokości 854,20 zł. 26 sierpnia skorzystał z urlopu okolicznościowego, za który ustalono dodatek w wysokości 45 zł (jak w przykładzie 2). W dniach 29–30 sierpnia korzystał z urlopu wypoczynkowego, za który ustalono dodatek w wysokości 19,20 zł (jak w przykładzie 1). 31 sierpnia był na urlopie bezpłatnym. Dodatkowo przepracował 16 godzin ponad dobową normę, za które powinien otrzymać 450 zł brutto wynagrodzenia wraz z dodatkiem. Płaca zasadnicza pracownika to 3300 zł. Jak ustalić jego wynagrodzenie brutto?
KROK 1. Od płacy zasadniczej należy odjąć pomniejszenia za niewykonywanie pracy w związku z chorobą (jak w przykładzie 3) oraz za niewykonywanie pracy w związku z urlopem bezpłatnym (przykład 4).
Wobec powyższego płaca zasadnicza za sierpień 2016 r. wyniesie: 3300 zł – 1320 zł – 150 zł = 1830 zł brutto.
KROK2. Pozostałe składniki wynagrodzenia, jakie należy doliczyć do płacy zasadniczej brutto to:
– dodatek z tytułu urlopu okolicznościowego – 45 zł,
– dodatek z tytułu urlopu wypoczynkowego – 19,20 zł.
– wynagrodzenie z dodatkiem za nadgodziny – 450 zł.
Wynagrodzenie razem brutto – 2344,20 zł.
Uwaga! Dodatkowo za okres przebywania na zwolnieniu lekarskim należy wypłacić także:
– wynagrodzenie chorobowe brutto – 285,90 zł,
– zasiłek chorobowy brutto – 854,20 zł. ⒸⓅ
Podstawa prawna
Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.).
Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (Dz.U. nr 62, poz. 289 ze zm.).
Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1632).
Ustawa z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 372 ze zm.).
Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.).