W naszej firmie przyznawane są dofinansowania do wypoczynku z funduszu socjalnego. Czy takie świadczenie pracownik powinien otrzymać przed urlopem, czy można je wypłacić po urlopie? Jeśli miałby je dostać przed urlopem, to czy można żądać zwrotu, jeśli wypoczynek zostanie przerwany z powodu choroby?
Obowiązek utworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych mają pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Dofinansowanie do wypoczynku jest jednym z kilku rodzajów pomocy przysługujących z tego funduszu.
Przy czym w ramach działalności socjalnej, która może być objęta finansowaniem z ZFŚS, pracodawcy mogą świadczyć usługi na rzecz różnych form wypoczynku i w rozmaitych formach. Pomoc z funduszu socjalnego najczęściej funkcjonuje jako wypłata określonej kwoty każdej osobie uprawnionej do korzystania ze środków funduszu (pod warunkiem wykorzystania przez nią określonej długości wypoczynku), ewentualnie jako dofinansowanie zorganizowanego wypoczynku dzieci i młodzieży.
500 zł na dziecko może obniżyć wczasy pod gruszą
500 zł na dziecko może obniżyć wczasy pod gruszą

Zobacz również
Takie kwestie jak częstotliwość otrzymywania dofinansowania do wypoczynku czy rodzaje wspieranego wypoczynku powinny wynikać z obowiązującego u pracodawcy regulaminu gospodarowania środkami ZFŚS. Podobnie jest z terminem wypłaty należności. W żaden sposób nie przybliżają go przepisy ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Powinien on zostać ustalony w regulaminie tego funduszu. Przy tworzeniu jego zapisów warto pamiętać, że dopłata do wypoczynku ma pomóc osobie uprawnionej w samym zorganizowaniu wypoczynku. W tym znaczeniu przyznanie jej przed rozpoczęciem urlopu (wypoczynku) jest najbliższe celowi tego wsparcia. Niemniej jednak nie ma takiej konieczności – regulamin może wskazywać również, że środki są przekazywane pracownikowi po potwierdzeniu faktycznego wykorzystania określonej długości wolnego.
Na marginesie warto wspomnieć, że inaczej jest w przypadku świadczeń urlopowych, które wyraźnie wymienia ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Mogą je wypłacać tylko zakłady pracy uprawnione do nietworzenia funduszu socjalnego, tj. takie, w których zatrudnienie jest mniejsze niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. W odniesieniu do tych świadczeń ustawa wprost wskazuje, że mają być one wypłacane nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu.
Powracając do pytania czytelnika – istotne jest także wskazanie długości wypoczynku uprawniającego do ubiegania się o wypłatę z ZFŚS. Zwykle – sięgając do zasady, zgodnie z którą należy wykorzystać raz w roku co najmniej 14 dni kalendarzowych wypoczynku – wprowadza się wymóg właśnie takiej jego długości. Nie jest to jednak wymóg ustawowy.
W przypadku wcześniejszej wypłaty istnieje oczywiście ryzyko faktycznego niewykorzystania urlopu, np. ze względu na chorobę powstałą w jego trakcie. Jednak dopłata stawałaby się świadczeniem nienależnym tylko wtedy, gdy regulamin wskazuje, że prawo do jej otrzymania związane jest m.in. z wykorzystaniem określonej minimalnej długości urlopu jednorazowo i warunek ten nie zostałby spełniony. Nie można tu jednak mówić o złej wierze pracownika, działaniu zamierzonym. Domaganie się zwrotu dopłaty byłoby możliwe tylko wówczas, gdyby pracownik jeszcze nie zdążył jej wydatkować (art. 409 i 410 k.c.). Środki te są zaś przeznaczone na umożliwienie zorganizowania i opłacenia wypoczynku, co w dużej mierze dotyczy wydatków poczynionych przed jego rozpoczęciem lub w początkowym okresie jego trwania.
Podstawa prawna
Art. 3 i 8 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 111 ze zm.).
Art. 409 i 410 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 380 ze zm.).