Wyższe minimalne wynagrodzenie, ważność orzeczeń o niepełnosprawności przedłużona. Najważniejsze zmiany dla pracodawców i pracowników

Nowe obowiązki dla pracodawców i nowe autorytarne uprawnienia dla PIP. To jednak nie wszystkie nowości. Co jeszcze się zmieniło? Poniżej przedstawiamy omówienie najważniejszych zmian w prawie w lipcu 2024 r.

Pracodawcy mają czas na wdrożenie standardów ochrony małoletnich tylko do 15 sierpnia

Do 15 sierpnia każdy pracodawca prowadzący działalność z zakresu hotelarstwa, wychowania, edukacji, wypoczynku, medycyny, porad psychologicznych czy opieki nad małoletnimi, muszą wdrożyć standardy ochrony małoletnich, zawierające m. in. zasady identyfikacji małoletnich i ich relacji z opiekunem, zachowania personelu niedozwolone wobec małoletnich, a także procedury szybkiego reagowania czy interwencji. Instrukcje te mają być dostosowane do rodzaju placówki, a dodatkowo napisane w taki sposób, aby zrozumiały je osoby małoletnie. Dodatkowo, pracodawcy z tych branż każdorazowo muszą przeprowadzać weryfikację czy nowo zatrudniana osoba nie była karana za przestępstwa na tle seksualnym. Nowe zasady w zakresie zatrudniania dotyczą osób, które rozpoczęły zatrudnienie od 15 lutego 2024 r. Weryfikacja zatrudnionych już osób jest konieczna tylko w przypadku zmiany przez nie podstawy zatrudnienia lub rodzaju wykonywanej działalności.

Okres zatrudnienia – co się zmieni?

Znamy już projekt nowelizacji Kodeksu pracy, polegającej na dodaniu w Kodeksie pracy nowego art. 302[1]. Planowana regulacja zakłada, że do okresu zatrudnienia – poza wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy i stosunków służbowych – wliczane będą okresu zatrudnienia również na innych podstawach, jeżeli tylko stanowiły tytuł do ubezpieczeń społecznych. Obejmie to więc nie tylko umowy cywilnoprawne (np. umowy zlecenia, B2B albo inne umowy o świadczenie usług), umowy agencyjne, prowadzenie działalności gospodarczej, ale nawet wykonywanie odpłatnie pracy w czasie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania. Co więcej, do stażu pracy będą zaliczane także niektóre okresy zatrudnienia, które nie powodują podlegania ubezpieczeniom społecznym. Długość stażu pracy przekłada się w szczególności na wymiar urlopu. Pracodawcy muszą więc liczyć się z dodatkowymi kosztami, nawet jeżeli same przepisy nie wprowadzają wprost dodatkowego kosztu finansowego. Jeżeli ustawa zostanie przyjęta, wejdzie w życie już 1 stycznia 2026 r.

PIP z marszu przekształci umowę cywilnoprawną (umowa zlecenie, umowa o dzieło, B2B) w umowę o pracę

Nowy szef PIP wraz z MRPiPS przygotował również inny projekt ustawy, mający na celu walkę z zatrudnianiem naumowy cywilnoprawne. Zgodnie z nim PIP decyzją administracyjną będzie mogła przekształcić istniejącą umowę cywilnoprawną (np. B2B, umowę zlecenie oraz umowę o dzieło) w umowę o pracę. Do tej pory PIP nie miał takich narzędzi. Obecnie PIP może jedynie zainicjować postępowanie o ustalenie stosunku pracy przed sądem. Dziś w sprawach o ustalenie stosunku pracy decydujące znaczenie ma wola stron, przez co skuteczność wnioskowania przez inspektora pracy o ustalenie stosunku pracy wbrew woli osoby zainteresowanej, była relatywnie ograniczona. Na skutek planowanych zmian decydować o tym będzie mógł samodzielnie inspektor pracy, bez uwzględniania woli stron, co rodzi ryzyko po stronie pracodawców praktykujących inne formy zatrudnienia cywilnoprawnego, na przykład współpracę w ramach B2B.

Stosowanie sztucznej inteligencji w miejscach pracy ostatecznie uregulowane

12 lipca 2024 r. w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej opublikowano tzw. AI Act, czyli pierwszą na świecie kompleksową regulację dotyczącą sztucznej inteligencji. Rozporządzenie weszło w życie 1 sierpnia 2024 r. Zgodnie z nim, obszar zatrudnienia i prawa pracy będzie szczególnym przedmiotem zainteresowania regulacji, a co więcej – zakwalifikowany został on jako obszar wysokiego ryzyka. Kategorią tą zostały objęte m. in. narzędzia wykorzystywane w celu rekrutacji pracowników, w tym umieszczania ogłoszeń o pracę, analizowania oraz oceny kandydatów, podejmowania decyzji o awansie, rozwiązaniu lub zmiany warunków stosunku pracy; przydzielania zadań, monitorowania i oceny wyników oraz zachowań pracowników oraz zarządzania pracownikami i dostępu do samozatrudnienia. Zakwalifikowanie do tej kategorii nakłada na podmioty je stosujące realizację dodatkowych obowiązków. Obejmują one między innymi informowanie przedstawicieli pracowników i pracowników, których to dotyczy, że będzie w stosunku do nich wykorzystywany system AI, jeszcze przed oddaniem do użytku lub wykorzystaniem tego systemu AI wysokiego ryzyka. Ponadto konieczne będzie nieustanne sprawowanie nadzoru ze strony osób, które mają niezbędną wiedzę, kompetencje, przeszkolenie i uprawnienia, a także niezbędne wsparcie. Kary za niewdrożenie lub działanie niezgodne z nowymi przepisami będą niezwykle wysokie i będą mogły wynieść nawet 35 mln euro lub 7% rocznego obrotu spółki – w zależności od tego, która z kwot będzie wyższa. A przypomnieć należy, że systemy sztucznej inteligencji to nie tylko systemy wysokiego ryzyka, ale też ogólnego przeznaczenia – na przykład stosowane powszechnie tłumacze czy chatboty.

Minimalne wynagrodzenie podwyższone

1 lipca 2024 r. wzrosło minimalne wynagrodzenie za pracę. Obecnie minimalne miesięczne wynagrodzenie wynosi 4300 zł. Jest to już druga podwyżka minimalnego wynagrodzenia w tym roku i oznacza wzrost miesięcznego minimalnego wynagrodzenia o 58 zł brutto w stosunku do dotychczasowej wysokości. Wzrosła również minimalna stawka godzinowa, która od 1 lipca określana jest na poziomie 28,10 zł brutto (dotychczas wynosiła ona 27,70 zł brutto). Wzrost minimalnego wynagrodzenia ma również wpływ na inne świadczenia dla pracowników. Przykładowo, maksymalna wysokość odprawy podczas zwolnień grupowych będzie od lipca wynosiła 64 500 zł brutto, a więc o 870 zł brutto więcej niż do tej pory. Wpływa ona też na wysokość dodatku za pracę w porze nocnej. Również wynagrodzenie za czas przestoju w firmie nie może być niższe od płacy minimalnej.

Zmiany także dla osób z niepełnosprawnościami

2 sierpnia w Dzienniku Ustaw opublikowana ustawa przedłużająca do dnia 30 września 2024 r., lub do dnia, w którym nowe orzeczenie o niepełnosprawności albo o stopniu niepełnosprawności stanie się ostateczne (w zależności od tego, które z nich nastąpi pierwsze), ważność orzeczeń o niepełnosprawności i orzeczenia o stopniu tej niepełnosprawności. Warunkiem jest jednak, by osoba z niepełnosprawnością złożyła wniosek o wydanie nowego orzeczenia, a orzeczenie zostało wydane na czas określony i było już wcześniej przedłużone ustawą z dnia 9 marca 2023 r. o zmianie ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów oraz niektórych innych ustaw lub aby jego okres ważności upłynął po dniu 5 sierpnia 2023 r. i jednocześnie przed dniem 30 września 2024 r. Takie osoby utrzymają status osoby z niepełnosprawnościami aż do 31 marca 2025 r. Celem tej ustawy jest umożliwienie zachowania statusu osoby niepełnosprawnej przez okres oczekiwania na wydanie nowego orzeczenia, a tym samym zabezpieczają te osoby przed utratą otrzymywanych świadczeń i uprawnień przysługujących na podstawie dotychczasowego orzeczenia. Również ważność kart parkingowych dla osób z niepełnosprawnościami została z urzędu przedłużona do 31 marca 2025 r. Zmiana jest więc bardzo korzystna dla osób uprawnionych. Ustawa weszła w życie już 3 sierpnia.

Pracodawco, sprawdź, czy związki zawodowe przekazały Ci informację o swojej liczebności

W środę 10 lipca 2024 r. minął termin na przekazanie pracodawcom przez związki zawodowe informacji o ich liczebności. Powinny były dokonać tego według stanu na 30 czerwca 2024 r. Jeżeli organizacja związkowa nie wypełni tego obowiązku lub uczyni to niepoprawnie – traci status zakładowej organizacji związkowej oraz związane z nim uprawnienia. Taka konsekwencja spotyka organizacje związkowe nawet za każde najdrobniejsze niedopatrzenie w sporządzaniu i przekazywaniu tej informacji. Pracodawcy powinni więc pilnie zweryfikować, czy działające u nich związki zawodowe wywiązały się z tego obowiązku w terminie i czy uczyniły to w pełni poprawnie.

Wdrażanie procedur zgłoszeń wewnętrznych

W zakładach pracy trwa pilne wdrażanie procedur zgłoszeń wewnętrznych. 24 czerwca w Dzienniku Ustaw opublikowana została ustawa o ochronie sygnalistów. Kluczowym obowiązkiem wynikającym z przepisów jest właśnie ustalenie wspomnianej procedury dokonywania zgłoszeń wewnętrznych. Powinna ona określać m.in. jednostki odpowiedzialne za przyjmowanie zgłoszeń i podejmowanie działań następczych oraz tryb postępowania z informacjami o naruszeniach zgłoszonymi anonimowo – oczywiście jeżeli pracodawca wyrazi na nie zgodę. Niezbędne jest też stworzenie struktur działania i obsługi systemu zgłaszania naruszeń. Pracodawcy będą również musieli zapewnić zgłaszającym poufność i ochronę tożsamości w trakcie całego procesu zgłaszania nieprawidłowości. Będą musieli też utworzyć i prowadzić rejestr zgłoszeń. Oprócz tego nie mogą zapomnieć o obowiązkach wynikających z RODO. Niezbędne są więc dobór, a następnie przeszkolenie pracowników odpowiedzialnych za odbieranie i rozpatrywanie zgłoszeń. Na to wszystko pracodawcy mają czas jedynie do 24 września.

ZUS: dopłata na zakup biletu komunikacji miejskiej podlega oskładkowaniu

Przedmiotem analizy ZUS było, czy wartość dofinansowania biletów komunikacji miejskiej przez pracodawcę podlega oskładkowaniu. W niniejszej sprawie pracownicy otrzymywali zwrot 60% ceny biletu, stanowiący dofinansowanie do ceny zakupionych biletów miesięcznych, wypłacane po zawnioskowaniu przez pracownika o zwrot i załączeniu faktury za zakupiony bilet miesięczny lub kwartalny oraz skanu biletu. Ostatecznie ZUS uznał, że taki przychód stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników oraz nakłada na pracodawcę obowiązek opłacenia przez Przedsiębiorcę składek na ww. ubezpieczenia.

MRPiPS radzi, jak poradzić sobie z upałami w zakładzie pracy

MRPiPS opublikowało specjalny poradnik związany z panującymi obecnie wysokimi temperaturami „Dobry klimat w pracy”. Przypomina w nim, że niezależnie od temperatury pracodawca ma obowiązek „organizowania pracy w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki pracy”. Kodeks pracy nie wskazuje, w jaki sposób dokładnie obowiązek ten powinien zostać zrealizowany. MRPiPS wskazuje jednak przykładowe jego sposoby realizacji, określając je jako „zapewnienie wody zdatnej do picia lub innych napojów, klimatyzowanych miejsc do odpoczynku, dodatkowych przerw w pracy czy osłony przed promieniami słonecznymi, a także zwolnienie pracowników z obowiązku świadczenia pracy. Przypomina też o prawach pracownika, między innymi możliwości powstrzymania się od wykonywanej pracy, jeżeli wykonywanie pracy zagraża jego zdrowiu lub życiu. Dodatkowo, jak podkreśla MRPiPS, planowane są także szerokie prace legislacyjne nad przepisami dot. pracy przy wysokich temperaturach i wskazanie konkretnych działań, takich jak zwolnienie ze świadczenia pracy lub skrócenie godziny pracy w określonych sytuacjach. Pracodawcy powinni więc się przygotować, że już wkrótce konieczne będzie zastosowanie specjalnych środków ochrony pracowników przed upałami.