Kiedy i jak rozliczyć nadgodziny z końca roku. Zasady, terminy, możliwości

Pracownicy wypracowują u nas zwykle sporo nadgodzin pod koniec roku. Złożyli wnioski o udzielenie im za pracę nadliczbową czasu wolnego w styczniu, na co przystaliśmy. Teraz zastanawiamy się, czy nie naruszyliśmy przepisów. Czy można udzielić za godziny nadliczbowe czasu wolnego w kolejnym miesiącu (w tym przypadku następnego roku), czy też bezwzględnie trzeba było rozliczyć je finansowo w grudniu?

Pracodawca może udzielić czasu wolnego na wniosek pracownika (pracowników) w następnym okresie rozliczeniowym, w tym w następnym roku kalendarzowym. W takich przypadkach pamiętać należy, że wnioski trzeba złożyć do końca okresu rozliczeniowego.

Kodeks pracy (dalej: k.p.) ustala dwie formy rekompensaty w godzinach nadliczbowych, tj. jako dodatek do wynagrodzenia i udzielenie czasu wolnego. Czas wolny jest udzielany albo na pisemny wniosek pracownika (w przypadku pracownika pracującego zdalnie wniosek może być złożony w postaci papierowej lub elektronicznej), albo przez polecenie pracodawcy. W drugim przypadku rekompensata przysługuje w wymiarze 1,5 godz. wolnej za 1 godz. nadliczbową, zaś w pierwszym przypadku jest to 1:1.

Nadgodziny- termin na udzielenie czasu wolnego

Jeżeli rekompensatę czasem wolnym narzuca pracodawca, to czas wolny może zostać udzielony nie później niż do końca okresu rozliczeniowego, w którym nadgodziny wystąpiły. Przekładając to na sytuację z pytania – nie byłoby możliwe udzielenie poprzez jednostronne działanie pracodawcy (tzn. bez wniosku pracownika) czasu wolnego w styczniu za nadgodziny grudniowe, jeżeli w styczniu rozpocząłby się już kolejny okres rozliczeniowy (okresy rozliczeniowe nie muszą zamykać się w roku kalendarzowym, chociaż tak jest najczęściej).

Zastrzeżenia dotyczącego terminu udzielenia czasu wolnego nie ma jednak przy rekompensowaniu w tej formie na wniosek pracownika (zob. poradnik PIP „Nadgodziny w praktyce” zamieszczony na stronie internetowej PIP). Wniosek pracownika musiałby zostać jednak złożony przed końcem okresu rozliczeniowego z jasnym określeniem w nim terminu odbioru nadgodzin w kolejnym okresie rozliczeniowym.

Kiedy pracownik nabywa prawo do opłacenia nadgodzin

W tym zakresie przywołajmy także opinię GIP (pismo z 21 kwietnia 2009 r., GPP-306-4560-32/09/PE/RP). GIP stwierdził w niej, że „o ile godziny nadliczbowe z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy powstają dopiero z upływem okresu rozliczeniowego, o tyle godziny nadliczbowe z przekroczenia dobowej normy czasu pracy powstają w dniu, w którym wystąpiły. Wtedy też pracownik nabywa prawo do opłacenia tych godzin, oprócz normalnego wynagrodzenia, stosownym dodatkiem. Pracodawca może zostać zwolniony z obowiązku finansowej rekompensaty przekroczeń dobowych (wypłaty dodatku za pracę godzinach nadliczbowych) jedynie wtedy, gdy przed terminem płatności wynagrodzenia za pracę przypadającym bezpośrednio po wystąpieniu godzin nadliczbowych z przekroczenia normy dobowej pracownik wystąpi z wnioskiem o udzielenie czasu wolnego bądź pracodawca skorzysta z możliwości przewidzianej w art. 1512 par. 2 k.p. i oznaczy w grafiku pracownika termin udzielenia czasu wolnego w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych”.

W opinii GIP działania pracownika (złożenie wniosku) lub pracodawcy (wskazanie terminu odbioru czasu wolnego) zmierzające do uniknięcia wypłaty dodatku za przepracowane godziny ponad normę dobową powinny nastąpić przed najbliższym terminem wypłaty wynagrodzenia. W przeciwnym razie pracodawca jest obowiązany wypłacić dodatek, mimo że okres rozliczeniowy się nie zakończył. ©℗