Pracownikowi, który ma zaległe dni wypoczynku z poprzedniego roku, należy ich udzielić do końca września. Nie dotyczy to jednak wolnego na życzenie. Na jego wybranie jest czas do końca roku.
W każdym roku pracownikowi przysługuje prawo domagania się udzielenia mu we wskazanym przez niego terminie czterech dni urlopu z rocznej puli, czyli z 20 lub 26 dni w zależności od tego, czy pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat, czy też co najmniej taki czas – wraz z zaliczanymi do niego okresami nauki. Z jednej strony urlopu tego udziela się tak jak zwykłego urlopu, czyli na dni pracy i w wymiarze godzinowym odpowiadającym wymiarowi pracy w tych dniach. Z drugiej jednak strony przepisy mówią o maksymalnie czterech dniach. [przykład 1]
Urlop na żądanie nie podlega kumulacji w kolejnych latach. Jeśli pracownik nie skorzysta z możliwości domagania się wolnego na żądanie, niewykorzystane dni tego urlopu z końcem roku utracą swój szczególny charakter i staną się dniami zaległego urlopu. Tym samym ich udzielenie nie odbywa się już w terminie wskazanym jednostronnie przez zatrudnionego. W kolejnym roku pracownik nabywa natomiast nowe cztery dni urlopu na żądanie.
Polecany produkt: Kodeks pracy 2016>>
Zaległy wypoczynek
Urlop, który nie został w danym roku wykorzystany, powinien być udzielony do końca września kolejnego roku. Zasada ta nie dotyczy jednak niewykorzystanego urlopu na żądanie. Ten może być wykorzystany do końca grudnia kolejnego roku. [przykład 2]
Różnice w terminie wykorzystania zaległego urlopu na żądanie i zwykłego powinny znaleźć odzwierciedlenie w karcie ewidencji czasu pracy (karcie urlopowej). Należy zawsze wyraźnie rozróżnić w niej te dwa rodzaje zaległych urlopów. [przykład 3]
Co w planach urlopowych
Co do zasady urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Jeżeli z tworzenia planów zrezygnowano, termin urlopu pracodawca ustala po porozumieniu z pracownikiem.
Plan urlopów powinien obejmować zarówno urlop należny dla danego roku, jak i urlopy zaległe. Nie należy w nim jednak uwzględniać urlopu udzielanego na żądanie pracownika – plan obejmuje wymiar urlopu przysługujący pracownikowi z racji stażu pracy, pomniejszony o cztery dni, które pracownik może wykorzystać bez konieczności składania wcześniejszego wniosku. To wyłączenie dotyczy jednak jedynie urlopu na żądanie dla aktualnego roku. Ten pozostały z roku poprzedniego podlega uwzględnieniu w planie tak jak zwykły urlop zaległy. [przykład 4]
Przedawnienie
Bieg 3-letniego terminu przedawnienia roszczenia pracownika o urlop wypoczynkowy rozpoczyna się ostatniego dnia okresu, do którego powinien być on udzielony, czyli 30 września roku kalendarzowego następującego po roku, za który urlop był należny. Tak wynika chociażby z wyroku Sądu Najwyższego z 11 kwietnia 2001 r., sygn. akt I PKN 367/00, OSNP 2003/2/38.
Zasady tej nie można jednak odnosić do pozostałego z poprzedniego roku urlopu na żądanie. W związku z tym, że zaległego urlopu na żądanie udzielamy do końca kolejnego roku kalendarzowego, należy przyjąć, iż okres przedawnienia prawa do tej części urlopu rozpoczyna się z końcem tego kolejnego roku. [przykład 5] ©?
PRZYKŁAD 1
Dwa dni, czyli 24 godziny
Pracownik ma zaplanowane na wtorek i środę po 12 godzin pracy. W tych dwóch dniach korzysta z urlopu na żądanie. Z rocznej puli godzinowej urlopu schodzą mu zatem 24 godziny, z czterech dni urlopu na żądanie wykorzystuje jednak dwa dni.
PRZYKŁAD 2
Udzielanie zaległości
Pracownik jest zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy. Był uprawniony w 2015 r. do 26 dni urlopu, ale wykorzystał łącznie 20 dni wypoczynku. W tej liczbie był zaledwie jeden dzień urlopu na żądanie.
Pozostałe sześć dni urlopu z 2015 r. powinno być udzielone w 2016 r.:
● trzy dni – do końca września,
● trzy dni (dni urlopu na żądanie pozostałe z 2015 r.) – do końca grudnia. ©?
PRZYKŁAD 3
Zamiana dni na godziny
Pracownik zatrudniony w systemie równoważnym pracuje najczęściej na 12-godzinnych zmianach. Ma prawo do 20 dni urlopu rocznie (czyli 160 godzin). W 2015 r. korzystał z wolnego podczas swoich 12 dni pracy. Nie składał wniosków o urlopy na żądanie.
Pracownik wykorzystał 144 godziny urlopu, a więc pozostało mu do spożytkowania jeszcze 16 godzin. W związku z tym, że nie korzystał z urlopu na żądanie, teoretycznie pozostały mu cztery dni tego urlopu, w praktyce jednak nie tyle cztery dni, co właśnie 16 godzin. Mogą one zostać wykorzystane do końca grudnia, według zasad dotyczących udzielania urlopu, czyli co do zasady należy ich udzielać w wymiarze równym wymiarowi pracy w danym dniu. Natomiast udzielenie urlopu na część dnia pracy możliwe jest jedynie wówczas, gdy pracownikowi pozostało do wykorzystania mniej godzin urlopu, niż wynosi wymiar pracy w danym dniu.
PRZYKŁAD 4
Planowanie w firmie
Pracownik ma prawo do 26 dni urlopu rocznie. Z 2015 r. pozostały mu niewykorzystane cztery dni urlopu, w tym dwa dni urlopu na żądanie. W planie na 2016 r. powinny być określone terminy wykorzystania:
● 22 z należnych mu 26 dni urlopu rocznie (pomija się cztery dni urlopu na żądanie dla 2016 r.),
● 2 dni urlopu z 2015 r. (z wykorzystaniem do końca września 2016 r.),
● 2 dni urlopu na żądanie z 2015 r. (z wykorzystaniem do końca 2016 r.).
PRZYKŁAD 5
Do kiedy można zgłaszać roszczenia
Pracownikowi pozostało z 2015 r. 10 dni urlopu, w tym cztery dni urlopu na żądanie. W przypadku gdyby w obecnym roku i latach kolejnych nie wykorzystał tego wypoczynku, przedawnienie roszczeń nastąpiłoby:
● w odniesieniu do sześciu dni – z końcem września 2019 r.,
● w odniesieniu do czterech dni – z końcem grudnia 2019 r.
Podstawa prawna
Art. 152, art. 154–155, art. 1672 i art. 168 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.).