Subskrybuj nas na Youtube
Częstym błędem jest korzystanie z szablonowych wzorców kontraktów, w efekcie przedsiębiorcy nie precyzują istotnych warunków świadczenia usług. Pomijane są też w kontraktach kwestie powierzania danych osobowych.
W czasach wszechobecnej optymalizacji i dążenia do redukcji kosztów pracy coraz częściej przedsiębiorcy decydują się na skorzystanie z pomocy wyspecjalizowanych podmiotów świadczących usługi outsourcingu. Rozwiązanie to, w oczywisty sposób sprzyjające rozwojowi własnego biznesu, niesie jednak ze sobą istotne problemy, z których istnienia w chwili zawierania umowy podmioty nie zawsze zdają sobie sprawę.
Decydując się na outsourcing, trzeba mieć świadomość, że nie jest on lekiem na wszystkie choroby trapiące przedsiębiorcę i może być wdrożony dopiero po dokładnym rozważeniu jego opłacalności w działalności danego przedsiębiorcy, a także po rzetelnym zbadaniu rynku i występujących tam podmiotów świadczących tego typu usługi. Oprócz zbadania jego opłacalności na gruncie biznesowym należy również sprawdzić, czy taka współpraca nie naruszy przepisów prawa i nie spowoduje niekorzystnych konsekwencji dla przedsiębiorcy.
Poniżej przedstawiamy najczęstsze – jak wynika z naszych obserwacji – błędy popełniane przez przedsiębiorców w związku z zawieraniem umów o outsourcing. Warto dodać, że outsourcing nie jest pojęciem prawnym i w związku z tym umowy tego typu zaliczane są do umów nienazwanych. W zależności od charakteru świadczenia umowy outsourcingu mogą przybierać przykładowo formę umów o dzieło, zlecenia bądź leasingu. Oczywiście mogą być również ich kombinacją. Obowiązujący reżim prawny będzie zależał od zakwalifikowania danej umowy outsourcingu do konkretnego typu umowy.
1. Stosowanie szablonowych wzorców umów
Niejednokrotnie przedsiębiorca otrzymuje od swojego potencjalnego partnera szablonową umowę o outsourcing wykorzystywaną w takich sytuacjach. Tymczasem bardzo ważnym czynnikiem sukcesu konkretnego projektu outsourcingu jest dokładne sprecyzowanie warunków współpracy. Brak ścisłego określenia w danym kontrakcie zarówno sposobu jego wykonania, jak i również innych ważnych z punktu widzenia przedsiębiorcy czynników rodzi późniejsze nieporozumienia i stanowi źródło poważnych problemów związanych z egzekwowaniem zawartych ustnie ustaleń. Nieprecyzyjne sformułowania mogą też utrudniać rozwiązanie umowy z niesolidnym kontrahentem. Częstą praktyką przy zawieraniu umów opartych na pewnym wzorcu jest zastrzeganie kar umownych na korzyść jednej strony bądź też jednostronne kreowanie umownego prawa odstąpienia. Zdarzają się również przypadki określania bardzo długich okresów wypowiedzenia umowy, bądź też odwrotnie, zbyt krótkich.
2. Złamanie przepisów bezwzględnie obowiązujących
Dodatkowo szablonowe umowy często zawierają różne niezgodne z prawem postanowienia. Przykładowo przedsiębiorca podpisał umowę o outsourcing o treści zbliżonej do umowy agencyjnej, w której skrócił terminy wypowiedzenia określonego w art. 7641 par. 1 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 121 ze zm.; dalej: k.c.).
Może się okazać, że rozwiązanie umowy zgodnie z określonymi w niej warunkami będzie niezgodne z prawem, ponieważ terminy rozwiązania umowy agencyjnej określone w art. 7641 par. 1 k.c. nie mogą zostać skrócone przez czynność prawną.
3. Niedokładne sprawdzenie partnera
Ważnym i często pomijanym aspektem związanym z umowami o outsourcing jest również odpowiednie sprawdzenie kontrahenta pod względem posiadania przez niego odpowiednich uprawnień bądź spełnienia obowiązków związanych z prowadzeniem konkretnej działalności. Problem ten jest bardzo istotny, ponieważ konsekwencja niedochowania powyższego obowiązku może dotknąć przedsiębiorcę zlecającego usługę. Tytułem przykładu można wskazać obowiązek zawarcia ubezpieczenia OC przez podmiot prowadzący biuro rachunkowe, określony w rozporządzeniu ministra finansów z 6 listopada 2014 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (Dz.U. z 2014 r. poz. 1616 ze zm.). W pewnych sytuacjach może się okazać, że z powodu błędu biura księgowego przedsiębiorca poniósł pewną stratę, ale nie może zostać zaspokojony z powodu braku odpowiedniego ubezpieczenia OC i niewypłacalności biura rachunkowego.
4. Naruszenia ustawy o ochronie danych osobowych
Umowy o outsourcing z samej swej istoty polegają na zleceniu świadczenia pewnych usług podmiotom zewnętrznym. Często jednak z powodu charakteru świadczenia nie sposób się ustrzec przed przekazaniem tym podmiotom również danych osobowych swoich pracowników lub też kontrahentów. W takiej sytuacji przedsiębiorcy często zapominają o art. 31 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1182 ze zm.) dotyczącym obowiązku zawarcia przez administratora danych osobowych umowy na piśmie w sytuacji powierzenia danych innemu podmiotowi. Równie ważnym, a niestety często bagatelizowanym, przepisem jest art. 47 ww. ustawy. Zgodnie z jego dyspozycją przekazanie danych osobowych do państwa trzeciego może nastąpić, jeżeli państwo docelowe zapewnia na swoim terytorium odpowiedni poziom ochrony danych osobowych.
Ocena, czy poziom ochrony danych osobowych jest odpowiedni, powinna odbyć się z uwzględnieniem wszystkich okoliczności dotyczących operacji przekazania danych, w szczególności charakteru danych, celu i czasu trwania proponowanych operacji przetwarzania danych, kraju pochodzenia i kraju ostatecznego przeznaczenia danych oraz przepisów prawa obowiązujących w danym państwie trzecim oraz stosowanych w tym państwie środków bezpieczeństwa i zasady postępowania. W niektórych sytuacjach potrzebna może być nawet zgoda generalnego inspektora danych osobowych. Dlatego przedsiębiorca zlecający usługi zewnętrznym podmiotom powinien dołożyć należytej staranności w sprawdzeniu partnera, któremu zamierza zlecić świadczenie usług związanych z danymi osobowymi.
5. Naruszenie tajemnicy zawodowej
Zawierając umowę outsourcingu, należy również sprawdzić, czy przez jej zawarcie i realizację nie dojdzie do naruszenia tajemnicy zawodowej. Niestety firmy nie zawsze o tym pamiętają. W polskim prawodawstwie wiele ustaw reguluje tajemnicę zawodową poszczególnych podmiotów. Tytułem przykładu można tutaj wymienić ustawę z 29 sierpnia 1997 r. – Prawo bankowe (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 128 ze zm.), ustawę z 22 maja 2003 r. o pośrednictwie ubezpieczeniowym (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1450 ze zm.) czy też ustawę z 5 grudnia 1996 r. o zawodach lekarza i lekarza dentysty (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 464). Przed zleceniem świadczenia pewnych usług podmiotom trzecim przedsiębiorca powinien zatem sprawdzić, czy w jego przypadku outsourcing jest w ogóle możliwy i czy działanie to nie naruszy tajemnicy zawodowej. Niektóre ustawy zawierają szczegółowe przepisy dotyczące zawierania tego typu umów. Przykładowo art. 6a prawa bankowego stwierdza, że bank może – z pewnymi wyjątkami – powierzyć przedsiębiorcy lub przedsiębiorcy zagranicznemu w drodze umowy zawartej na piśmie wykonywanie pewnych usług bankowych, w tym m.in. zawieranie i zmianę umów rachunków bankowych czy też przyjmowanie wpłat na rachunki bankowe prowadzone przez inne banki.
6. Błędy spowodowane kryterium wyboru najniższej ceny
Wybierając odpowiedniego kontrahenta, nie należy kierować się wyłącznie ceną świadczonych usług bądź też kuszącą i przekonującą reklamą. Brak odpowiedniego rozeznania w rynku i rzetelnego sprawdzenia ofert jest jednym z najczęstszych błędów popełnianych przez przedsiębiorców. Nie jest to oczywiście aksjomat i zdarza się, że nawet niska cena nie wyklucza wysokiego poziomu świadczonych usług, jednak częściej występuje efekt odwrotny. Na cenę usługi wpływa wiele czynników. Przeważnie podmioty mające dłuższą historię swojej działalności i odpowiednią pozycję na rynku, świadczące zarazem usługi na wysokim poziomie, uwzględniają to w cenie swoich usług. Dlatego przed decyzją o wyborze odpowiedniego partnera należy dokładnie przeanalizować powyższe czynniki, ale również inne, dotyczące w szczególności liczby i czasu trwania dotychczasowych umów z innymi kontrahentami czy też sposobu traktowania pracowników. Wszystkie te elementy wiele mówią o potencjalnym partnerze biznesowym, określając zarazem jego solidność i fachowość. Powierzchowna ocena spowodowana kuszącą ceną bądź chwytliwą reklamą może przedsiębiorcę wiele kosztować. Zdarza się, że niska cena niesie ze sobą złe warunki pracy, co z kolei powoduje ciągłą rotację pracowników lub ich małą motywację do pracy. A to właśnie pracownicy stanowią trzon każdego przedsiębiorstwa, ponieważ to oni odpowiedzialni są za jakość świadczonych usług. Przedsiębiorcom decydującym się na usługi outsourcingu powinno zależeć na stałości zatrudnienia u partnera biznesowego, ponieważ znajomość charakteru jego przedsiębiorstwa przez pracowników stanowi klucz do sukcesu.