Skontrolowana może zostać zarówno osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność, jak i spółka kapitałowa. Zazwyczaj wizyty urzędników są zaplanowane, ale zdarzają się też kontrole interwencyjne.

Kontrola PIP

Niespodziewane kontrole, na przykład po donosie pracownika, przeprowadza zwłaszcza Państwowa Inspekcja Pracy, jeśli podejrzewa, że w firmie łamane jest prawo pracy. Co do zasady inspektor może przeprowadzić kontrolę w dowolnie wybranym przez siebie terminie po okazaniu legitymacji służbowej oraz imiennego upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.

Wystarczy jednak tylko legitymacja jeśli kontrolę trzeba przeprowadzić niezwłocznie - na przykład istnieje zagrożenie życia lub zdrowia pracowników, którzy pracują na wysokości bez zabezpieczeń przed upadkiem, w niezabezpieczonych wykopach itp. Upoważnienie może zostać przedstawione już po rozpoczęciu kontroli, nie później niż 7 dni od dnia jej podjęcia. Kontrola może odbywać się zarówno w zakładzie (włączając w to wszystkie pomieszczenia związane z firmą), jak i w samej PIP.

Pracodawca musi podczas kontroli między innymi zapewnić inspektorowi dostęp do wszystkich pomieszczeń pracy, wgląd w dokumenty oraz zagwarantować mu terminowe udzielanie niezbędnych informacji od pracowników i innych pracujących na terenie zakładu osób. Firma powinna też zapewnić kontrolerowi oddzielne pomieszczenie, w którym będzie mógł zapoznawać się z otrzymanymi dokumentami i informacjami. Jeśli odzież inspektora mogłaby ulec zniszczeniu lub zabrudzeniu, należy mu przydzielić odzież roboczą lub środki ochrony indywidualnej.

Ponadto inspektor ma prawo przesłuchiwać pracowników, byłych pracowników, osoby zatrudnione na innej podstawie niż stosunek pracy, a także byłych współpracowników. Może od nich żądać wyjaśnień ustnych i pisemnych.

Po zakończeniu kontroli inspektor sporządza protokół. W przypadku stwierdzenia naruszenia przepisów prawa pracy lub przepisów dotyczących legalności zatrudnienia PIP może między innymi zażądać usunięcia uchybień, nakazać wstrzymanie prac, działalności maszyn lub nawet całej firmy, czy też zarządzić wypłatę przez pracodawcę należnego wynagrodzenia za pracę, a także innego świadczenia przysługującego pracownikowi.

Za nieprzestrzeganie przepisów lub zasad bhp firma może zostać ukarana karą grzywny w wysokości od 1 tys. do 30 tys. zł. Jeżeli naruszenie przepisów nosi znamiona przestępstwa, zawiadamiany jest prokurator. Jakie dokładnie kary może nałożyć na firmę inspektor pracy, przeczytasz tutaj>>

Wreszcie inspektor może także poinformować inne organy o stwierdzonych podczas kontroli nieprawidłowościach, które znajdują się w zakresie ich kompetencji.

Kontrola ZUS

Takim organem uprawnionym może być Zakład Ubezpieczeń Społecznych, który ma prawo kontrolować wszystkie jednostki, pełniące w stosunku do ubezpieczonych rolę płatnika składek, a więc także firmy. Jednak u osób, które prowadzą działalność jednoosobowo i odprowadzają składki wyłącznie na własne ubezpieczenia, Zakład kontroli co do zasady nie przeprowadza, bowiem płatnicy ci weryfikowani są na bieżąco.

Zgodnie z ustawą, ZUS kontroluje płatników zobowiązanych do opłacania składek na ubezpieczenia społeczne z częstotliwością, która umożliwia dochodzenie należności z tytułu składek i wypłaconych świadczeń. W praktyce, o ile brak jest skarg na płatnika i nie ma problemów w firmie, przedsiębiorca może spodziewać się okresowej kontroli z ZUS mniej więcej raz na 5 lat. W uzasadnionych przypadkach, na przykład gdy firma regularnie łamie przepisy czy gdy skargi zgłaszają sami ubezpieczeni lub właśnie PIP, kontrola ZUS jest przeprowadzana częściej.

Kiedy i w jaki sposób pracodawca może skontrolować pracownika>>

Do przeprowadzania kontroli upoważnieni są wyłącznie inspektorzy kontroli ZUS (za okazaniem legitymacji służbowej i na podstawie imiennego upoważnienia). Mają oni prawo do wstępu i poruszania się po terenie siedziby płatnika oraz innych miejsc, w których ten prowadzi działalność. Na teren firmy mogą więc wchodzić bez przepustki, nie podlegają też rewizji osobistej (o ile przewiduje ją regulamin zakładu).

ZUS ma prawo skontrolować wszystkie obowiązki płatników związane z ubezpieczeniami społecznymi. Kontrola może dotyczyć między innymi:

  • prawidłowości zgłaszania do ubezpieczeń społecznych,
  • prawidłowości obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest ZUS,
  • ustalania prawa do świadczeń z ubezpieczeń społecznych, ich wysokości, prawidłowości wypłat oraz rozliczeń z tego tytułu,
  • prawidłowości i terminowości opracowywania wniosków emerytalnych i rentowych,
  • prawidłowości wystawiania zaświadczeń oraz zgłaszania danych dla celów ubezpieczeń społecznych.

Zakład, aby uzyskać te informacje, będzie sprawdzał głównie zapisy księgowe na kontach analitycznych i syntetycznych lub w księgach przychodów i rozchodów (o ile dany płatnik nie prowadzi pełnej księgowości), listy płac, umowy cywilnoprawne, dokumentację zasiłkową oraz komplet dokumentów przekazywanych do ZUS, w tym deklaracje rozliczeniowe i raporty imienne wraz z dokumentami potwierdzającymi zapłatę składek.

Płatnik składek musi więc udostępnić inspektorowi ZUS wszystkie niezbędne dokumenty - jakie dokładnie, dowiesz się tutaj>>. Kontrolujący jest również uprawniony do przesłuchania świadków, płatnika składek i ubezpieczonych. Odmowa udzielania wyjaśnień przez płatnika jest traktowana jako utrudnianie kontroli i podlega karze grzywny do 5 tys. zł.

Firma musi również zapewnić inspektorowi zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych - chodzi o miejsce miejsce pracy, środki łączności (z wyjątkiem środków transportowych) oraz inne środki techniczne, którymi dysponuje płatnik, niezbędne do wykonania czynności kontrolnych. Jeżeli płatnik nie jest w stan tego zagwarantować, kontrola może odbyć się w siedzibie ZUS.

W upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli musi zostać podany dokładny czas jej trwania - ZUS nie może więc przedłużać postępowania kontrolnego bez ograniczeń. Maksymalny czas trwania kontroli przedsiębiorcy wynosi w danym roku kalendarzowym:

  • w odniesieniu do mikroprzedsiębiorców – 12 dni roboczych;
  •  w odniesieniu do małych przedsiębiorców – 18 dni roboczych;
  • w odniesieniu do średnich przedsiębiorców – 24 dni roboczych;
  • w odniesieniu do pozostałych przedsiębiorców – 48 dni roboczych.

Ograniczeń w czasie trwania kontroli nie stosuje się, gdy kontrola ma przeciwdziałać popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia.

Kontrola fiskusa

Przedsiębiorca może także spodziewać się kontroli z urzędu skarbowego, która zazwyczaj jest wcześniej planowana. Fiskus nie musi jednak zawiadamiać o kontroli między innymi wtedy, gdy podatnik jest podejrzany o przestępstwo, gdy sprawa dotyczy opodatkowania przychodów nieznajdujących pokrycia w ujawnionych źródłach lub pochodzących ze źródeł nieujawnionych albo niezgłoszonej działalności gospodarczej.

W jaki sposób urzędnicy fiskusa mogą sprawdzać podatników>>

Celem kontroli skarbowej jest sprawdzenie, czy podatnik, płatnik, inkasent czy następcy prawni terminowo składają deklaracje i wpłacają zadeklarowane podatki. Weryfikowana jest również formalna poprawność tych dokumentów. 

Dlatego, gdy fiskus informuje podatnika o kontroli 7 dni wcześniej, ten może wtedy poprawić błędy wykryte w rozliczeniach, czyli skorygować posiadane faktury (kosztowe za pomocą not korygujących, a przychodowe za pomocą faktur korygujących), poprawić błędne zapisy w KPiR, skorygować deklaracje VAT, czy zeznanie roczne PIT, a zwłaszcza zapłacić zalegające podatki wraz z odsetkami. Tego typu korekt nie można przeprowadzać, gdy trwa kontrola, o ile ich zakres dotyczy kwestii, którą podatnik chce skorygować.

Jakie uprawnienia mają organy kontroli podatkowej>>

Urzędnicy mają prawo zażądać od kontrolowanego udostępniania akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz do sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowanego pobierania danych w formie elektronicznej.

Podatnik powinien więc przygotować przede wszystkim księgi podatkowe, zapisy których stanowią podstawę do ustalenia wymiaru należnych od firmy podatków. Jeśli przedsiębiorca rozlicza się z fiskusem w formie księgi przychodów i rozchodów, kontrolerzy mogą sprawdzić wszystkie dowody księgowe, w tym faktury, rachunki, urzędowe potwierdzenia zapłaty, raporty dobowe i miesięczne z kasy fiskalnej. Kontroli mogą podlegać również archiwalne deklaracje PIT i VAT oraz kasa fiskalna - urzędnicy sprawdzają w ten sposób, czy nie zostały naruszone plomby.

Co urząd skarbowy może badać podczas czynności sprawdzających>>

Oprócz dostępu do różnego rodzaju dokumentów kontroler skarbowy ma prawo także między innym prawo wstępu do budynków podmiotu kontrolowanego, żądania okazania majątku podlegającego kontroli czy legitymowania osób w celu ustalenia ich tożsamości oraz przesłuchiwania świadków, kontrolowanego oraz innych osób. Ponadto kontroler może poprosić o pomoc policję, ABW, Straż Graniczną lub straż miejską. W wyjątkowych przypadkach urzędnicy fiskusa mogą stosować także przymus bezpośredni i używać broni palnej oraz dokonywać zatrzymań i przeszukań.

O miejscu kontroli decyduje skarbówka>>

Zgodnie z ustawą o swobodzie działalności gospodarczej, czas trwania wszystkich kontroli przeprowadzanych przez dany organ w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać w przypadku:

  • mikroprzedsiębiorców – 12 dni roboczych,
  • małych firm – 18 dni roboczych,
  • średnich firm – 24 dni roboczych,
  • pozostałych przedsiębiorców – 48 dni roboczych.

Natomiast ordynacja mówi, że standardowo kontrola nie powinna przekroczyć miesiąca, a w sprawach szczególnie skomplikowanych – 2 miesięcy. Jednocześnie ordynacja pozwala przedłużyć postępowanie, jeżeli sprawa nie została załatwiona. W przepisach nie ma ograniczenia ani co do terminu, na jaki przedłuża się postępowanie, ani co do liczby takich przesunięć.

Za co urzędy skarbowe mogą nałożyć na podatnika karę porządkową>>

Jeżeli w toku postępowania skarbowegokontrolerzy wykażą, że przedsiębiorca ukrywa dochody, mogą nałożyć na niego karę. Wysokość nieujawnionych dochodów ustala się na podstawie poniesionych w roku podatkowym wydatków w porównaniu z zadeklarowanym dochodem. Natomiast podatnik, który nie zgłosił fiskusowi wszystkich swoich dochodów, może więc zostać ukarany tzw. podatkiem od nieujawnionych źródeł przychodów w wysokości nawet 75 proc. tych ukrytych dochodów.